Structure of the informational-analytical system of managing the educational process of the Kuban State University of Physical education, Sport and Tourism

Согласно концепции научной, научно-технической и инновационной политики в системе образования Российской Федерации на 2001-2005 годы, Министерство образования Российской Федерации выпустило ряд нормативных документов, предусматривающих эффективное использование образовательного, научно-технического и инновационного потенциала системы образования для развития экономики и решения социальных задач страны, а также обеспечения подготовки высококвалифицированных специалистов, научных и научно-педагогических кадров [1, 4].

Использование информационных технологий в образовании позволяет повысить эффективность учебного процесса, дает возможность поднять уровень подготовки студентов. В настоящее время существенно возрос интерес к использованию современных информационных технологий в организации учебно-образовательного процесса с целью его оптимизации. Актуальность данной темы в деятельности образовательных учреждений больше не вызывает сомнений [3, 4, 5].

В ходе разработки была создана комплексная система взаимосвязанных баз данных, позволяющая автоматизировать наиболее сложные и ответственные участки работы по управлению учебным процессом в КГУФКСТ и приступить к формированию единого корпоративного информационного пространства вуза, включая территориально удаленные подразделения и филиалы. Она выполняет определенные функции, связанные с совершенствованием механизма управления, контроля, анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности университета и его филиалов [6]. К ее ос- новным особенностям относятся:

– поддержка различных программно-аппаратных платформ (Windows 95, Windows 98, Windows NT 4.0 Workstation, Linux, Unix, OS/2);

– возможность коллективной работы над документами, построение документоориентированной среды корпоративного типа;

– наличие мощного механизма идентификации пользователя и контроля доступа (система исключает утечку информации и несанкционированный доступ к ней лиц, не имеющих права на использование ресурсов системы);

– организация и поддержка разнообразных web-серверов и работы в среде internet;

– обеспечение полноценных функциональных возможностей работы и доступа к информационным ресурсам университета сотрудников территориально удаленных подразделений (филиалов и представительств);

– открытость системы для дальнейшего развития и совершенствования.

Предлагаемая комплексность подхода предполагает ее последовательное развитие путем написания и подключения дополнительных модулей. В настоящее время созданы и успешно функционируют модули: «Центральная база», «Учебное управление», «Деканат», «Приемная комиссия», «Кафедра».

Центральный модуль – объединяет в себе основные настройки и координирует деятельность всей информационно-аналитической системы в целом и ее структурных единиц в частности.

Основные функции модуля:

• –    настройка системы под конкретный вуз (ССУЗ) путем заполнения визитной карточки учебного заведения с указанием наименования, аббревиатуры, юридического адреса и реквизитов головного учебного заведения;

• –    заполнение справочной системы, содержащей список форм обучения и перечень избранных видов спорта;

• –    формирование классификатора направлений, специальностей и специализаций для всех структурных подразделений учебного заведения;

• –    создание документов, хранящих структуру и базовые настройки подразделений всех уровней, подотчетных головному учебному заведению;

• –    настройка элементов приемной комиссии, включающих перечень вступительных испытаний, пополняемый список категорий внеконкурсного зачисления, формы предшествующего образования.

Модуль «Учебное управление» – осуществляет информационно-аналитическую координацию учебной работы подразделений различного уровня. В этой базе аккумулируется и отображается в удобной для анализа форме учебная и рабочая документация, текущая, промежуточная и итоговая аттестационная и статистическая информация.

Основные функции модуля:

• –    хранение структуры и базовых настроек подотчетных подразделений;

• –    формирование базовых учебных планов;

• –    создание графиков выполнения учебного плана, их утверждение и направление в деканаты;

• –    представление сводных отчетных данных по текущему, этапному и итоговому контролю качества знаний студентов в рамках учебного заведения в целом;

• –    накопление статистических данных о движении контингента студентов;

• –    анализ и использование накапливаемой информации для оптимизации учебного процесса;

• –    работа с элементами настройки приемной комиссии.

Надо отметить, что данный модуль, организуя работу подразделений учебного заведения, обладает механизмом обратной связи в форме системы контроля и анализа качества знаний студентов по подразделениям и в целом по данному заведению.

Модуль «Приемная комиссия» – регистрирует анкетные данные абитуриентов, формирует группы, а также создает необходимые документы для проведения вступительных испытаний, конкурса и зачисления в состав студентов.

Во время приема абитуриентов в 2003 г. модуль был дополнен информацией по каждому абитуриенту, участвующему в эксперименте и поступающему в форме и по материалам Единого государственного экзамена.

Основные функции модуля:

• –    хранение анкетных данных абитуриента и представление оперативной информации, отобранной по определенным критериям;

• –    ежедневное представление оперативных сведений о ходе приема документов;

• –    формирование списков групп для сдачи вступительных испытаний;

• –    динамическое отслеживание информации о конкурсе и отсеве абитуриентов в ходе работы приемной комиссии;

• –    создание, заполнение и утверждение документов для проведения вступительных испытаний;

• –    автоматическая подготовка списков на зачисление на основе анализа вышеизложенных принципов;

• –    подготовка актов и протоколов передачи личных дел абитуриентов в канцелярию и отдел кадров;

• –    перенос анкет абитуриентов, включенных в приказ о зачислении, в базу данных «Деканат»;

• –    планирование и резервирование ресурсов общежития в результате анализа потребностей абитуриентов.

Внедрение данного модуля в работу приемной комиссии позволило значительно ускорить прохождение информации, необходимой для принятия решений, на всех этапах работы приемной комиссии и существенно уменьшить трудозатраты за счет сокращения технического персонала, оптимизации временного графика работы, экономии расходных материалов.

Модуль «Деканат» – позволяет контролировать и анализировать успеваемость студентов и движение контингента на всех этапах обучения; формировать и накапливать статистическую информацию, передаваемую в учебное управление, осуществляет обратную связь «кафедра – деканат – учебное управление».

Основные функции модуля:

• –    хранение анкетных данных студента и представление оперативной информации, отобранной по определенным критериям;

• –    накопление и динамическое отображение успеваемости студента и регистрационных данных документов о движении контингента;

• –    автоматическое формирование экзаменационных ведомостей и создание экзаменационных листов для ликвидации задолженностей либо разницы программ;

• –    создание бланков текущей аттестации, отправка их на кафедру, обработка результатов и направление их в учебное управление;

• –    обобщение информации о ходе сессии и сессионной аттестации;

• –    формирование, заполнение отчетов об итогах сессии;

• –    контроль проживания в общежитии;

• –    ввод информации по воинскому учету студентов;

• –    автоматическое заполнение академических справок;

• –    подготовка документов к итоговой государственной аттестации, формирование сводных ведомостей, заполнение приложений к диплому и дипломов на бланках государственного образца;

• –    статистическая обработка и анализ получаемой информации.

Основная задача деканата заключается во взаимодействии с кафедрами по вопросам контроля качества знаний студентов. Разработанная система предоставляет возможность заведующим кафедрами, деканам, проректору по учебной работе получать информацию о ходе входящего, текущего, этапного, оперативного и итогового контроля. На этой основе осуществлять тесную взаимосвязь «студент-преподаватель», оценивать степень участия сторон в учебном процессе. Данная информация является базовой для формирования рейтинга студента и преподавателя.

Модуль «Кафедра» – позволяет контролировать и анализировать успеваемость студентов на уровне кафедры, внедрять новые информационные технологии организации учебного процесса.

Основные функции модуля:

• – формирование и накопление статистической информации, которая позволяет осуществлять обратную связь с учебным управлением и деканатом;

  – организация деятельности кафедр по вопросам обучения студентов;

  – поиск и внедрение новых образовательных программ и использование электронных форм учебно-методической документации;

  – применение электронных форм и методов тестирования.

Благодаря архитектуре клиент-сервер единая интегрированная информационно-аналитическая система университета позволяет строить гибкую, разветвленную инфраструктуру территориально удаленных подразделений с основным координирующим центром в головном учебном заведении. Платформы Domino/Notes имеют мощный механизм идентификации пользователя и контроля доступа, что исключает утечку информации и несанкционированный доступ к ней 2, 6 . Внедрение информационно-аналитической системы управления учебным процессом в КГУФКСТ позволило:

– создать единую структуру баз данных для решения задач управления в вузе и избежать ненужного дублирования;

– использовать стандартные технологические процессы и разработанное программное обеспечение для обмена и обработки данных;

– разработать информационное и программное обеспечение, сформировать определенный стандартный набор приложений, с которыми работают как разработчики системы, так и ее пользователи;

– определить единый интерфейс для взаимодействия всех компонент системы и разработки новых приложений;

– связать новые компоненты системы и уже работающие подсистемы в единое информационное пространство;

– использовать современные средства анализа информации и проводить качественный всесторонний учет деятельности вуза в целом;

– иметь постоянную объективную картину реального состояния процесса усвоения знаний, своевременно вносить коррективы и способствовать дальнейшему повышению качества подготовки специалистов;

– достоверно улучшить качество знаний студентов, внедрить новые инновационные технологии, повысить профессиональный уровень преподавателей.

Во время прохождения вузом Государственной аккредитации в апреле 2008 года данная информационно-аналитическая система получила высокую оценку комиссии Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, признана соответствующей требованиям Министерства образования России и рекомендована для дальнейшего использования и совершенствования.