Актуализация зон ответственности и полномочий

Известно, что любой рынок требует постоянных изменений и совершенствований. Для его организации используют процедуры инжиниринга и реинжиниринга. При этом происходит изменение модели бизнес-процессов организации, т.е. модели основных процессов системы менеджмента качества (п. 4.1 ИСО 9001). Появление нового бизнес-процесса не всегда сопровождается набором новых специалистов, чаще всего пересматриваются права и обязанности уже существующих [1]. Поэтому возникает проблема грамотного определения зон ответственности. Естественно, что формирование должностной инструкции как документа стандартизирующего деятельность сотрудника по известным моделям работы отдела кадров всегда слишком затягивается и носит формальный характер.

Приведем статистический анализ вновь введенного процесса “Технический осмотр и ремонт” собранный по результатам первых выполненных проектов (табл. 1).

После того как специалисты отдела менеджмента качества провели анализ данной таблицы, то выяснялось, что наиболее значимым несоответствием является “Отсутствие центров ответственности на различных этапах ТОиР” и данное несоответствие можно рассматривать как первопричину появления всех остальных.

Для устранения данного несоответствия-причины “Отсутствие центров ответственности на различных этапах ТОиР” необходимо формировать должностные инструкции в интерактив-

ном режиме через актуализацию или построение модели бизнес-процесса. Для этого воспользуемся программным продуктом Business-Studio.

Так как процесс “Технический осмотр и ремонт” является новым бизнес-процессом, то разрабатывается его модель в одной из существующих методологий в соответствии со следующей последовательностью [1]:

• 1.    Выявить набор объектов управления

• 2.    Выбрать подход к описанию бизнес-про-цессов

• 3.    Выбрать конфигурацию модели (моделей) бизнес-процессов

• 4.    Разработать модель (модели) бизнес-процессов

• 5.    Заполнить параметры процессов

• 6.    Выбрать и назначить процессам показатели эффективности деятельности.

• 7.    Оценить время и стоимость выполнения процессов и провести их оптимизацию (при необходимости).

В зависимости от фазы развития организации и состояния ее системы управления можно использовать два похода к созданию модели биз-нес-процессов.

По результатам моделирования определятся ответственные исполнительные лица и участники процесса. На основании имитации процесса (рис. 1) определяется его средняя стоимость и продолжительность, и самое главное в нашем случае количество необходимого персонала на каждую конкретную должность.

Чтобы рассчитать необходимое количество сотрудников, которые должны занимать определенную должность, требуется:

• 1.    Разработать модель всех бизнес-процес-сов компании или отдельно построить диаграммы тех процессов, при выполнении которых участвуют сотрудники, состоящие в данной должности.

• 4.    Определить те процессы, при выполнении которых участвуют сотрудники, занимающие данную должность. Для этих процессов в список “Ресурсы” внести указанную должность, указать тип ресурса “временной” и значения параметров: “Количество” и “Использование ресурса, %”.

  

  Рис. 1. Результаты имитации

  
  

• 5.    Для выбранных процессов или их родителей в окне свойств в поле “Параметры ФСА” заполнить параметр “Частота в день”.

• 6.    Провести имитацию всей модели бизнес-процессов или отдельно тех процессов, при выполнении которых используется данная должность, для расчета параметров “Время выполнения” процесса и “Частота в рамках вышележащего процесса” или заполнить их вручную.

• 7.    От рассматриваемой должности вызвать отчет “Дневная загрузка ресурса (субъекты)” и получить информацию о дневной загруз-

• ке должности и рекомендуемом количестве сотрудников.

Известия Самарского научного центра Российской академии наук, т. 12, №4(4), 2010

Таблица 1. Технический осмотр и ремонт

Наименование проблемы	Число проявлений проблемы за год	% к общему числу проявлений	Накопленный процент
Планирование работ по ТОиР не cсоответствует требованиям SMART.	n 1 = 29	29 к =      - 100 = 29 • 100 = 37,7 1 N                                       , X "1     77 j = 1	37,7
Отсутствие центров ответственности на различных этапах ТОиР	n 5 = 23	к2 =      • 100 =-- 100 = 29,8 2 N X "j      77 j = 1	67,5
Отсутствие 100% комплектации МТР объектов ТОиР до начала производства работ	n 3 = 16	к2 = -n- • 100 = 16 - 100 = 20,8 2 N 77 X n j j = 1	88,3
Дефицит средств выделяемых на капитальный ремонт со стороны ОАО «Газпром».	n 2 = 9	9 k2 = ,'- 100 =-- 100 = 11,7 2 N             77           , X " j j = 1	100
Итого	77	100	-

Таблица 2. Подходы к созданию моделей бизнес-процессов

№     Подход Использование 1. Выделение и описание набора отдельных бизнес-процессов компании. Целесообразно использовать в организациях, которые недавно приступили к формализации своей системы управления. Позволяет быстро решить задачи формализации отдельного набора бизнес-процессов . Бизнес-процессы, относящиеся к разным объектам управления можно группировать с помощью папок. Для согласования бизнес -процессов между собой их можно связать по входам и выходам с помощью междиаграммных ссылок (нотации Процедура, Процесс) или интерфейсов процессов (нотация EPC). Используемые нотации: Процедура, Процесс, EPC. 2. Создание комплексной модели бизнес-процессов Предназначен для организаций, осуществляющих полный цикл проектирования системы управления. Модель создается в соответствии с методологией структурного анализа и проектирования SADT. Это позволяет создать комплексную непротиворечивую модель бизнес-процессов, получить распределение ответственности за основные результаты деятельности. Используемые нотации: IDEF0 – на верхнем уровне модели, Процедура, Процесс, EPC - на нижних уровнях. субъектов в поле “Параметры стоимости”.