Актуальные вопросы налогообложения расходов по аренде

Организациям, арендующим помещения или оборудование, необходимо убедиться, что у налоговых инспекторов не возникнет претензий к расходам и НДС-вычетам по арендуемому имуществу. В статье рассмотрим отдельные налоговые риски по возникающим арендным отношениям.

Риск 1. В документах есть нестыковки

Инспекторы проверят, как стороны оформили документы на аренду. Если обнаружат, что в них не заполнены обязательные реквизиты или есть нестыковки, заподозрят фикцию. Найдут другие доказательства нереальности – снимут расходы и вычеты.

Меры безопасности. По нашему мнению, стоит проверить, указано ли в договоре, что арендодатель обязан выставлять акты и с какой периодичностью. Минфин уже много лет твердит, что для подтверждения расходов на аренду не требуется оформлять акты об оказании услуг. Но если такую обязанность стороны прописали в договоре, учесть затраты без них не выйдет.

Также стоит убедиться, что в документах указаны все обязательные реквизиты и сведения из них не противоречат друг другу. В счет-фактуре на арендную плату стоит проверить дату. Она должна быть не ранее последнего числа месяца, за который организации его выставили [2].

Исключений всего два:

• 1)    стороны посреди месяца расторгли договор аренды или истек срок его действия;

• 2)    счет-фактуру организации выставили на аванс.

Риск 2. Не используется арендованное имущество в бизнесе

Если компания не использует в своей деятельности арендованное имущество, инспекторы считают, что у затрат нет экономического обоснования, а договор заключили формально - с целью получить необоснованную налоговую выгоду. В таком случае организация рискует лишиться как расходов, так и НДС-вычетов [2].

Меры безопасности. На наш взгляд, организация должна быть готова обосновать, что арендованное имущество задействовано в бизнесе. Если арендована техника, то необходимо пояснить инспекторам, на каких объектах она используется. Стоит также подготовить журналы регистрации транспорта, где отмечается въезд и выезд машин [4]. Организация должна убедиться, что в них верно указаны даты, номера автомобилей и данные водителей.

В случае простоя арендованного по- мещения необходимо привести причины, по которым оно сейчас не используется, но планируется это сделать уже в ближайшее время. К примеру, оно простаивает из-за пандемии, но поиск и аренда новой недвижимости в ближайшем будущем выйдет компании дороже. В этом случае необходимо доказать на цифрах выгоду организации. Можно, например, рассчитать штрафы за досрочное расторжение договора и подтвердить, что отказываться от него сейчас выйдет накладнее, нежели продолжать платить.

Кроме этого, предлагаем сослаться на то, что организация готовится к запуску нового проекта и под него заранее сняла недвижимость. Целесообразно пояснить, что организации необходимо помещение именно в этом районе и стоимость его аренды ниже, чем у конкурентов, или, в принципе, предложения от арендодателей здесь редко встречаются и организация опасается позже не найти подходящий вариант.

Риск 3. Отремонтировано имущество за свой счёт

Когда компания провела ремонт в арендуемом помещении, налоговики обязательно обратят внимание на расходы. Их заинтересует, на каком основании сделали ремонт и была ли в нем необходимость. Если окажется, что это не входит в круг обязанностей организации - доначислений не избежать.

Необоснованными инспекторы могут посчитать и капитальные вложения в аренду. Они обязательно проверят, и в случае отсутствия согласия собственников, расходы будут сняты.

Меры безопасности. Мы советуем проверить в договоре, кто и за какой ремонт отвечает и как происходит согласование работ. Формулировка может быть следующая: «Арендатор обязан производить за свой счет текущий ремонт помещения и содержать его в пригодном для эксплуатации состоянии. Перечень ремонтных работ арендатор согласует с арендодателем».

Когда решили сделать ремонт в арендованном помещении, определяется, будут ли проводиться неотделимые улучшения. Если ответ положительный, то обязательно нужно получить от арендодателя письменное подтверждение, что он не против.

Когда собственник не компенсирует организации даже согласованные улучшения, затраты списывают через амортизацию, но только пока действует договор. Если учесть в затратах недоамортизиро-ванную часть, претензий не избежать.

Риск 4. Не зарегистрирован договор аренды

Компании вправе отнести на расходы арендную плату по долгосрочному договору, только если его зарегистрировали в Росреестре. Об этом Минфин напомнил в письме от 19.04.2021 №03-03-06/1/29066. Объяснение простое: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены [2].

Арендные отношения регулирует Гражданский кодекс [1]. В нем сказано, что если договор аренды заключили на срок более года или хотя бы одной из сторон, является организация, то его надо составить в письменном виде. Когда речь идет об аренде недвижимости, контракт подлежит регистрации. Есть лишь одно исключение – без регистрации можно обойтись, когда срок действия договора меньше одного года.

Меры безопасности. Для начала стоит проверить срок аренды в договоре. Если он более одного года, то следует зарегистрировать контракт в Росреестре. Иначе инспекторы посчитают его незаключенным и снимут расходы.

Когда срок аренды менее 12 месяцев, то ни первоначальный договор, ни дополнительные соглашения по нему регистрировать не надо. Налоговики не будут препятствовать учету затрат [3].

Не понадобится регистрация и в том случае, если в договоре указано, что имущество арендуется на неопределенный срок. В этой ситуации инспекторы также не лишат организацию расходов.

В результате проделанной работы мы пришли к выводу, что в работе арендатора и арендодателя могут возникать риски, которые в дальнейшем могут повлечь за собой потерю части прибыли организации и увеличение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Предложенные мероприятия будут способствовать снижению вероятности возникновения вышеизложенных налоговых рисков.