Актуальные вопросы организации и проведения внутреннего контроля материально-производственных запасов в современных условиях

Актуальность организации и проведения внутреннего контроля материальнопроизводственных запасов (МПЗ) в современных условиях трудно переоценить. МПЗ являются основной затратной составляющей для большинства предприятий, что заставляет в современных экономических условиях постоянно контролировать их стоимость, регулировать минимальный уровень запасов на складах и своевременно реагировать на изменения условий рынка.

Кроме этого, необходимо перестраиваться в работе бухгалтерским службам и руководству, при организации ведения учета и контроля МПЗ, с учетом положений РСБУ 5/2019 «Запасы», введенных в действие с 2021 г. Так, до 2021 г., до начала действия РСБУ 5/2019 «Запасы», в составе МПЗ учитывались: сырье и материалы, товары, инструменты, инвентарь и др. После начала действия РСБУ 5/2019, с учетом добавленных позиций, которые теперь будут учитываться в их составе, необходимо контролировать и:

• -    незавершенное производство;

• -    объекты недвижимости, которые приобретены или создаются для перепродажи;

• -    объекты интеллектуальной собственности, созданные или приобретенные для перепродажи.

Т.е. необходимо пересмотреть план проведения внутреннего контроля, объекты контроля, а также уточнить обязанности работников, ответственных за проведение новых мероприятий [1]. Изменение структуры и порядка учета МПЗ в свете норм РСБУ 5/2019 влечет за собой и пересмотр подходов к оценке рисков организации с учетом новых объектов учета и контроля, а также уточнения процедур внутреннего контроля, аналитической и информационной составляющей контрольных мероприятий, коммуникаций, последующей, более развернутой оценке проводимого внутреннего контроля. Каждый хозяйствующий субъект организует внутренний контроль МПЗ в соответствии со спецификой своей деятельности, производственного цикла, особенностей технологического процесса и многих других условий и факторов, влияющих на учет и использование МПЗ. Однако, общие подходы и рекомендации закреплены в Информации МФ РФ № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» [2].

Т.е. необходимо определять виды и количество контрольных процедур, их периодичность, документальное обеспечение, форму, объем и содержание отчета о проделанной работе и лицо, которое будет нести ответственность за качество выполнения этой работы в соответствии с новыми требованиями изменившихся нормативных документов [3].

Рассматривая организацию внутреннего контроля МПЗ в современных условиях, можно выделить ключевые моменты:

• 1.    Изменение контрольной среды за счет появления новых объектов учета и контроля и новых обязанностей у персонала предприятия;

• 2.    Расширение рисков предприятия с учетом нового состава МПЗ и необходимости проведения пересмотра уже оцененных рисков;

• 3.    Разработка мероприятий и процедур внутреннего контроля, включающие в себя дополнительные процедуры, позволяющие учитывать и контролировать добавленные позиции в составе МПЗ;

• 4.    Расширение информационной составляющей для проведения контрольных мероприятий и анализа;

• 5.    Изменение коммуникаций в рамках откорректированного плана и процедур внутреннего контроля с учетом особенностей принятия управленческих решений

• 6.    Пересмотр оценки результатов внутреннего контроля МПЗ с учетом новых составляющих.

Такое расширение круга вопросов в рамках внутреннего контроля МПЗ и существенное изменение подходов к порядку учета МПЗ, скорее всего, заставит привлекать к мероприятиям внутреннего контроля аудиторов, т.к. изменения достаточно существенны и не всегда понятны «обычному управленцу», который не знаком с законодательством в сфере бухгалтерского учета [4]. Не все предприятия сегодня могут позволить себе иметь в своей структуре службу внутреннего аудита или одного внутреннего аудитора в штате, но допускается привлечение к участию в мероприятиях внутреннего контроля сторонних аудиторов, что, несомненно, улучшит качество проводимых мероприятий и возможность получения профессиональной оценки их результатов. Таким образом, при планировании внутреннего контроля МПЗ, целесообразно учитывать и необходимость согласования с привлеченными специалистами (внешними аудиторами) возможность их участия в определенные предприятием сроки проведения контрольных действий в отношении МПЗ [5, 6]. Так же, целесообразно рассмотреть новые риски с привлечением аудиторов (внешних или внутренних). Участие внешних аудиторов более предпочтительно на этом этапе, т.к. их опыт проведения проверок и широкая база для выявления характерных рисков в различных отраслях, позволит более полно определить риски для отдельного предприятия с учетом обобщенных рисков, присущих данной отрасли, региону, системе налогообложения и положений учетной политики предприятия.

Особое внимание при оценке рисков стоит уделить оценке рисков искажения учетных и отчетных данных с учетом применения новых требований и подходов к учету новых объектов МПЗ. Необходимо учитывать «человеческий фактор» и «силу привычки», когда работник будет выполнять привычные ему действия, забывая, что существенно изменены правила и подходы к учету МПЗ. Например, в РСБУ 5/2019 сегодня признаются запасами не имущество, как это было раньше, а активы, которые используются не более 12 месяцев или активы, потребляемые и продаваемые в рамках обычного операционного цикла [7]. Нарушение новых правил может привести к искажению учетных данных и, как следствие, к искажению данных бухгалтерской отчетности.

Кроме неумышленных действий необходимо учесть и оценить риски злоупотреблений на этом участке. В связи с этим, обращает на себя внимание и то обстоя- тельство, пока нет достаточно четкого определения и, следовательно, понимания того, что является запасом в составе активов и чем эти активы отличаются от других. В такой ситуации к работнику, в случае обнаружения нарушений, сложно будет предъявить какие-либо санкции, т.к. нет четкого понимания и трактовки в нормативных документах. Т.е. внутренние документы предприятия (стандарты, положения, учетная политика и др.) должны содержать четкое определение активов, которые принимаются к учету в качестве запасов. И ответственность будет разделять руководство, разработавшее эти нормы и положения, и работник, до сведения которого были доведены такие внутренние документы.

При оценке рисков искажения отчетности необходимо будет учитывать и некоторые другие аспекты учета МПЗ по новым правилам. В частности, необходимо будет учитывать особенности нового РСБУ в отношении учета запасов для управленческих нужд. Допускается списание запасов в расходы по факту их приобретения, а не по мере их передачи для использования. Т.е. запас еще может хранится на складе, а в учете он уже будет списан. Как же предприятиям осуществлять эффективный контроль в таких условиях?! Условие и порядок учета таких МПЗ так же целесообразно закрепить в учетной политике. А в плане и процедурах внутреннего контроля МПЗ обязательно стоит предусмотреть контроль учета и списания этой категории запасов.

В связи с этим необходимо будет предусмотреть и порядок санкционирования списания и документирования таких операций с целью усиления внутреннего контроля МПЗ и для формирования информационной базы для проведения плановых контрольных мероприятий, в частности, таки как подтверждения соответствия между объектами или документами или для проведения контроля взаимосвязанных фактов и операций.

В период начала действия новых правил учета МПЗ необходимо запланировать более частое проведение контрольных меро- приятий, а потом уже, с учетом оценки эффективности внутреннего контроля, скорректировать план и периодичность мероприятий и процедур внутреннего контроля.

Отдельно стоит коснуться информационной составляющей для проведения контрольных процедур. Очевидно, что новые правила учета будут требовать и уточнения настройки программных продуктов, используемых для ведения бухгалтерского и управленческого учета, а также различных справок и внутренних отчетов предприятия. Формат измененных программных продуктов, учетной документации и регламентных документов, разработанных по требованиям РСБУ 5/2019 должен быть учтен при организации внутреннего контроля МПЗ в современных условиях.

Несмотря на то, что РСБУ 5/2019 введено в действие с 2021 до сих пор возникают вопросы о полном и корректном ведении учета МПЗ в свете новых требований. Разделение бизнес-процессов и формирование видов процедур контроля требует от руководства и бухгалтерской службы более пристального внимания к полноте и достоверности отражаемых фактов хозяйственной жизни, тем более, что затратная составляющая МПЗ всегда была одной из основных. Себестоимость готовой продукции и услуг является главным объектом учета и контроля для всех коммерческих структур, т.к. влияет на итоговый финансовый результат. Новые правила учета требуют и дополнительных процедур по проверке правильности формирования информационного обеспечения и коммуникаций. Т.е. пересмотра потребует и формат информации, которая будет поступать аппарату управления и формировать основу для дальнейших решений руководства. По нашему мнению, в 20212022 будут необходимы периодические информационные мероприятия, носящие ознакомительно-уведомительный характер, по итогам которых руководство, контролеры и работники смогут быстрее и качественнее адаптироваться к новым изменениям и требованиям внутреннего контроля. Такие меры позволят и снизить риски возможных ошибок в учете и формировании информации для процедур внутреннего контроля, и более полно проверить санкционирование таких операций.

Только комплексный подход к изменению процедур и проведению внутреннего контроля МПЗ позволит объективно оценить результаты внутреннего контроля МПЗ и разработать предложения по повышению его эффективности на предприятиях в современных условиях перехода на международные стандарты учета.