Аналитико-синтетическая обработка документов по экономике сельского хозяйства в ЦНСХБ

УРБАНСКАЯ Г.Г. АНАЛИТИКО-СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ ПО ЭКОНОМИКЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА В ЦНСХБ

В настоящее время на смену индустриальному обществу приходит информационное общество, основой которого являются информационные технологии.

Деятельность организаций в большой степени зависит от информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях рыночной экономики экономисту требуется система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Эта проблема является наиболее актуальной сегодня, так как информационное обеспечение выступает средством выживания в условиях жесткой конкуренции. Свежая научно-техническая информация помогает руководителю в принятии управленческих решений и является залогом успеха и конкурентоспособности предприятия (1). Современный специалист должен быть в курсе новейших достижений в науке и производстве, уметь ориентироваться в огромном потоке информации, усваивать ее и перерабатывать. Одной из важнейших задач библиотеки является отбор и обработка наиболее актуальной и ценной информации по проблемам АПК для обеспечения информационных потребностей пользователей для проведения ими научных исследований и научно-технических разработок, в том числе по экономике сельского хозяйства и пищевой промышленности.

Задача библиотеки помочь специалисту сориентироваться в огромном информационном потоке, получить необходимую ему информацию и при этом затратить на это минимум времени. При этом важнейшими требованиями является полнота предоставления информации и соответствие предоставленной информации запросу пользователя. Для выполнения этих требований информация должна быть соответствующим образом обработана, структурирована и преобразована в форму, доступную для поиска и представлена в информационно-поисковых системах для дальнейшего хранения и поиска в автоматизированном режиме. Для этого используются современные технологии доступа и обработки информации.

Федеральное государственное бюджетное научное учреждение «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (ЦНСХБ) является одной из крупнейших библиотек мира. Фонд ЦНСХБ насчитывает более 3 млн. единиц хранения информации по проблемам АПК и смежных отраслей, представленной в виде отечественных и иностранных книг, журналов, газет, CD-ROM. Ежегодное пополнение фонда составляет более 15 тыс. единиц хранения. Документы на русском языке составляют 94%, на иностранных языках - 6%. Фонд раскрывается через электронные каталоги и базы данных, библиографические и реферативные издания. Основным информационным продуктом ЦНСХБ является база данных «АГРОС». Ее объем более 1,9 млн. записей, включая книги и статьи из периодических и продолжающихся изданий по все проблемам АПК и смежным с ним отраслям. Объем ежегодного пополнения базы данных составляет более 45 тыс. документов. В 2017 г., например, включено 38000 отечественных и иностранных статей, более 6,5 тысяч отечественных и иностранных книг. Включено 7,7 тыс. аннотаций и 3,3 тыс. рефератов. В базе данных «АГРОС» документов по экономике сельского хозяйства насчитывается более 168,2 тыс. документов, т.е. 11,7%. В общем входном потоке, поступающим на обработку на документы по экономике сельского хозяйства на обработку приходится примерно такой процент. Кроме базы данных «АГРОС» в библиотеке создана и ежегодно пополняется проблемно-ориентированная реферативная база данных «Информационноконсультативная служба».

Ежемесячно ЦНСХБ издает систематический указатель «Сельскохозяйственная литература», исполняющий регистрационную функцию, в который включаются практически все отечественные документы, поступившие в фонд библиотеки, поскольку он выполняет функцию регистрирующего органа сельскохозяйственной литературы, изданной на территории России, и систематический указатель иностранной литературы «Сельское хозяйство», включающий наиболее актуальные и научно значимые документы в ретроспекции за три последних года, поступившие в фонд ЦНСХБ. Оба указателя содержат разделы по экономике сельского хозяйства и пищевой промышленности. Раздел «Экономика и организация сельского хозяйства» в указателях представлен 16 рубриками. В указатель «Сельскохозяйственная литература» ежемесячно включается около 260 отечественных документов (за год более 3000), в указатель «Сельское хозяйство» - ежемесячно около 50 иностранных документов (за год более 520).

ЦНСХБ издает ежеквартальный реферативный журнал «Экономика сельского хозяйства», с объемом более 1000 записей в год.

В ЦНСХБ реализуется принцип одноразовой обработки документов, при котором документ обрабатывается один раз (и при этом глубоко и всесторонне раскрывается его содержание) и затем многократно используется (в различных информационных продуктах и др.). Для того, чтобы документ попал в какой-либо информационный продукт, в процессе аналитико-синтетической обработки документа, индексатором ставится соответствующая ему пометка.

Отбор документов: книг, статей из сборников и журналов, авторефератов диссертаций в СХ и СХЛ осуществляется по принципам актуальности проблемы, научной значимости, применения современных методов исследований, новизны информации. При этом учитывается также информационный продукт и его специфика, для каждого из перечисленных информационных продуктов разработаны свои принципы отбора в соответствии с его назначением и задачами. Например, книги по общей экономике, статьи из сборников и журналов рекламного характера, интервью, заметки, рецензии на статьи и книги, информация о конференциях и выставках, студенческие работы, статьи без авторов, материалы тезисного характера, вторичная информация в указатель «Сельскохозяйственная литература» не берутся, а в «Сельское хозяйство» не берутся статьи местного характера и данные за 1 год.

В реферативный журнал «Экономика сельского хозяйства» включается информация о наиболее значимых документах, книгах и статьях из серийных научных и научно-производственных отечественных и иностранных изданий и тематических сборников по экономике сельского хозяйства и пищевой промышленности. Отбираются документы по актуальным или спорным проблемам развития экономики АПК, по новейшим методам и результатам научных исследований в отрасли, в том числе математическим методам планирования и прогнозирования, моделям развития, новым технологическим решениям и технологиям, передовому опыту в сельскохозяйственном производстве, направлениям аграрной политики государства, проблемам продовольственной безопасности и импортозамещения, другим направлениям развития экономической науки. Предпочтение отдается документам, в которых имеется цифровой и фактографический, табличный и иллюстративный материал, со списком источников. Библиографическая запись в реферативном журнале содержит: библиографическое описание; аннотацию или реферат на русском языке; ключевые слова; шифр ЦНСХБ или другой адрес нахождения документа. В документах из журналов, представленных в свободном доступе в Интернете, указан интернет-адрес журнала.

Аннотирование и реферирование помогают раскрыть содержание документа, что особенно важно для документов на иностранных языках. Аннотация отражает кратное содержание документа. В ЦНСХБ используются различные виды аннотаций. Например, в описании содержания документа на иностранном языке, аннотация на русском языке является обязательной и представляет собой перевод заглавия с добавлением важных сведений, необходимых для однозначности толкования документа. Аннотация для документов на русском языке составляется для расширения, уточнения и дополнения заглавия, в случае если заглавие неинформативно (2).

Например, статья «Управление предприятием». Данный документ нуждается в уточняющей аннотации, о какой отрасли сельского хозяйства идет речь, какой организационно-правовой формы и где находится предприятие, какие методы управления при этом используются.

На часть документов (на русском и иностранных языках), отражающих наиболее актуальные проблемы науки, создаются рефераты на русском языке объемом до 2000 печатных знаков для включения в реферативный журнал. Реферат - более широкое, по сравнению с аннотацией, изложение документа. Реферат отображает главные темы публикации и, что важно, фактографические данные и позволяет определить релевантность поиска, не прибегая к полному тексту. При реферировании документов по экономике сельского хозяйства важно отразить актуальность темы, методы проведенного исследования, провести экономический анализ представленных цифровых и графических материалов, отразить место проведения и выводы, сделанные на основании исследования.

Одной из важнейших операций аналитико-синтетической обработки информации является индексирование документов. Индексирование – процесс перевода содержания документа с естественного языка на ИПЯ с помощью терминов индексирования – дескрипторов, ключевых слов, классификационных индексов и кодов, для составления поискового образа документа (ПОД).

ИПЯ – основной элемент логико-семантического аппарата информационно-поисковой системы ЦНСХБ. Создание ИПЯ обусловлено неудобством использования естественного языка из-за его неоднозначности и многозначности в качестве инструмента раскрытия содержания документа.

В ЦНСХБ соблюдается принцип, при котором в индексировании глубина отражения предмета на разных ИПЯ с помощью их лексических единиц (ЛЕ) одинакова.

Например, документ

• 1.    «РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ ПРОИЗВОДСТВА ГОВЯДИНЫ В СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ»

будет проиндексирован:

• -    по Информационно-поисковому тезаурусу (дескрипторами):  МЯСНОЕ СКОТОВОДСТВО;

ГОВЯДИНА; ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА; РЕНТАБЕЛЬНОСТЬ; С-Х ПРЕДПРИЯТИЯ; ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛ;

Индексатор, осуществляя анализ документа, раскрывает его содержание и переводит это содержание в более сжатую форму (в ЛЕ ИПЯ), т.е. производит свертывание информации для обеспечения в дальнейшем эффективного поиска ее в БД, что позволяет освободить пользователя от необходимости при поиске прочитывать или просматривать полные тексты документов и повысить скорость поиска. Качественное индексирование определяется тремя категориями: глубиной (или полнотой), точностью и унифицированным языком понятий; зависит от квалификации индексатора, его знания предмета исследования с учетом информационных интересов пользователя, его логики и принципов поиска.

Существует определенная схема, выделения понятий индексирования при индексировании документов по экономике сельского хозяйства:

• 1.    Объект исследования: сельское хозяйство или его отрасли (растениеводство; животноводство); организационно-правовая форма предприятия; сельская местность; земельные ресурсы; трудовые ресурсы; финансы; материально-техническая база и т.д.

• 2.    Воздействие на объект исследования: организация производства; планирование; управление предприятием; диверсификация производства; размещение производства; специализация; концентрация производства; государственное регулирование; экономический анализ и т.д.

• 3.    Применяемые методы исследования: экономико-математические модели; маржинальный анализ; статистические методы и т.д.

• 4.    Цель исследования, рекомендации.

• 5.    Географическое положение объекта: страны; регионы мира; федеральные округа Российской федерации, при необходимости зоны сельскохозяйственного производства (аридные зоны; горные условия). При индексировании материалов конференция по экономике сельского хозяйства указывается место проведения съезда.

Важнейшим условием обеспечения качества индексирования является сам ИПЯ: его структура, лексическая наполненность, отражающая современное состояние науки и практики, справочнопоисковый аппарат, помогающий индексатору принять правильное решение при выборе индекса, кода, рубрики и определении места документа в системе. ИПЯ имеет определенный словарный состав, совокупность ЛЕ, представляющих собой слова, устойчивые словосочетания, встречающиеся максимально часто в большом массиве документов, аббревиатуры, символы, даты, общепринятые сокращения. В ЦНСХБ для автоматизированного поиска используют Отраслевой рубрикатор и Отраслевой тезаурус. Отраслевой рубрикатор используется для формирования, структурирования и поиска в больших информационных массивах, а также для структурирования и формирования систематических библиографических указателей и реферативных изданий. Отраслевой рубрикатор обеспечивает поиск, если нужно получить информацию по большому массиву данных, но, однако, 5 уровней его иерархии позволяют получить и достаточно хорошие результаты при узкотематическом поиске. Отраслевой тезаурус по сельскому хозяйству и продовольствию позволяет вести тематический поиск документов различной глубины и детализации. Помимо важнейшей поисковой функции он играет роль терминологического словаря (3). Для того чтобы ИПЯ были актуальными, не потеряли своих качеств как инструмент индексирования и поиска, ведется постоянная работа по их актуализации, пополнению новой и редактированию уже включенной в ИПЯ лексики. Отраслевой рубрикатор, постоянно развивается за счет добавления новых ЛЕ, отражающих новые направления в развитии науки и производства. Но особенно это важно для Информационно-поискового тезауруса как терминологического справочника. Составление и пополнение словаря терминов происходит путем отбора из заглавий, аннотаций, рефератов и текстов документов слов на естественном языке.

При индексировании документов по экономике сельского хозяйства дескрипторами тезауруса нецелесообразно использовать для раскрытия содержания документа односложные термины.

Основные дескрипторы, имея большие систематизирующие свойства, нуждаются в уточнении, поэтому могут быть выражены словосочетаниями.

Например:

УПРАВЛЕНИЕ   КАЧЕСТВОМ;    УПРАВЛЕНИЕ   ПРЕДПРИЯТИЕМ;    УПРАВЛЕНИЕ

ПРОИЗВОДСТВОМ; УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ

Или

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНТЕГРАЦИЯ; ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА ЗЕМЛИ; ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ПОЛИТИКА .

Словосочетания сужают поиск документов, а для пользователя делают его более удобным.

При индексировании можно использовать наиболее употребительные экономические сокращения, например:

АТЭС - Азиатско-тихоокеанское экономическое сообщество

ВВП - валовой внутренний продукт

ВНП - валовой национальный продукт

ВТО - Всемирная торговая организация

ЕС - Европейский союз

ЕЭС - Европейское экономическое сообщество

МВФ - Международный валютный фонд

МОТ - Международная организация труда

СЭВ - Совет Экономической Взаимопомощи

ТНК - транснациональные корпорации

ФАО - Продовольственная и сельскохозяйственная организация Объединенных Наций.

Важным моментом в процессе индексирования является субъективный фактор - логика индексатора, зависящая от профессиональной подготовки и опыта индексатора, его знание построения и концепции тезауруса и которая позволяет при отображении содержания документа следовать от общего к частному, от основного дескриптора к нижестоящему в логической последовательности.

Например, документ:

« ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПРОИЗВОДСТВА КАРТОФЕЛЯ В ФЕРМЕРСКИХ

ХОЗЯЙСТВАХ ТАМБОВСКОЙ ОБЛ .»

При составлении поискового образа данного документа (ПОДа) термины тезауруса целесообразно располагать согласно значимости содержания по схеме, упомянутой выше: КАРТОФЕЛЬ; ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА; ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ; ФЕРМЕРСКИЕ ХОЗЯЙСТВА; ТАМБОВСКАЯ ОБЛ

Организация производства сельскохозяйственной продукции, планирование и управление, анализ экономических показателей, продовольственная безопасность, внедрение новых технологий, описание передового опыта в АПК неразрывно связано с зоной сельскохозяйственного производства, поэтому отражение в документе географии исследования является обязательным.

Таким образом, аналитико-синтетическая обработка документов в ЦНСХБ позволяет отслеживать основные направления развития экономической науки в АПК, анализировать, систематизировать наиболее ценную и актуальную информацию, создавая из нее электронные вторичные документы для размещения их в фонде ЦНСХБ для быстрого и удобного их поиска и предоставления пользователям.