Анализ АИС в сфере туризма

В век информационных технологий сфера туризма не осталась без внимания: российский рынок туризма является весьма динамичным. На сегодняшний день заниматься туристическим бизнесом становится сложнее:  уже недостаточно просто отслеживать хорошие туры, устанавливать на них цены и продавать их клиентам. Сейчас на первый план выходит стремление к развитию стратегии компании, её информационных и коммуникационных функций. Но не все турагентства оснащены необходимым оборудованием и системой, которая облегчит работу в этой области. Необходимость использования вычислительной техники для решения задач очень важна, как и автоматизированная информационная система (АИС), с которой работает турагентство. АИС, помогая в выполнении типовых операций сотрудникам, сокращает время обслуживания клиента, и повышает качество работы агентства в целом.[4]

Основные цели турагентства:

• •    повышение рейтинга продаж;

• •    качественное обслуживание и предоставление полной сферы услуг;

• •    сотрудничество с Российскими и международными туроператорами;

• •    извлечение прибыли.

Предмет деятельности турагентства:

• •    приобретение подготовленных туров;

• •    предоставление информации о туре клиенту;

• •    продажа туров клиентам фирмы;

Главной функцией турагентства является соединение поставщиков услуг с клиентами-туристами.[3]

Больше половины турагентств не используют АИС, т.е. заполняют все документы вручную. Часто агентства используют бесплатное программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать печать шаблонов договоров и кассовых ордеров. К недостаткам такого подхода относятся отсутствие возможности совместной работы над файлами и многократный ввод одних и тех же данных.

Преимущества использования автоматизированных систем:

• 1.    Поиск туров.

Сейчас АИС связаны с туроператорами, в них на прямую поступает информация о туре и больше нет необходимости искать туры в ручную.

• 1.    Сетевые системы.

Крупные компании, имеющие свою сеть агентств, первые стали создавать системы для совместной работы нескольких офисов. Одни из главных критериев стали:

• a)    Возможность централизованного учета работы множества географически распределенных точек продаж.

• b)    Иерархическая система прав доступа: каждый офис «видит» только свои заказы.

• c)    Минимизация затрат на поддержку и установку программного обеспечения.

• 1.    CRM.

CRM система ведет учет отношений с клиентами:

• a)    Система делает рассылку персональных сообщений клиентам через SMS или электронную почту;

• b)    Планирование встреч и задач с клиентами;

• c)    Ведение различных категорий клиентов;

• d)    Бонусные программы и программы лояльности для клиентов.

CRM-решения сейчас внедряются в интернет-магазинах, автосалонах, предприятиях по доставке еды и многих других. Их преимущества очевидны: те компании, которые проявят технологичный персональный подход в работе с клиентами, смогут сохранить клиентов и увеличить доходы.[1,2]

Какими возможностями должна обладать идеальная программа? Прежде всего, это функционал, он является ключевым моментом в работе с системой. В себя включает такие возможности как:

• a)    Ведение учета заказов тура и клиентов;

• b)    Вывод на печать договоры и другие печатные формы;

• c)    Ведение учета работы с кассой и безналичными платежами;

• d)    Ведение учета заявок и в последующем уже реализованные заказы;

• e)    Взаимодействие с бухгалтерией.

Кроме функциональных возможностей, система должна обладать рядом других преимуществ.

• 1.    Система должна быть настраиваемой в разных компаниях;

• 2.   Система должна иметь простой интерфейс;

• 3.   Система должна быть быстрой;

• 4.    Система должна быть современной и иметь постоянный доступ к обновлению.

Перечислить ряд требований, которыми должна обладать система просто, а вот найти подходящую систему под эти требования, уже сложнее. Далее мы рассмотрим несколько автоматизированных систем по работе в турагентстве.

В результате анализа были выявлены общие функциональные характеристики присущие каждой из систем, к ним относятся:

• 1.   Хранение истории запросов и поездок клиента;

• 2.   Автоматические e-mail рассылки;

• 3.    Автоматическое напоминание о сраке действия загранпаспорта;

• 4.    Работа с физическими и юридическими лицами;

• 5.    Учет заявок;

• 6.    Учет доплат;

• 7.    Наличие встроенных готовых документов для печати;

• 8.   Возможность редактирования и создания печатных форм;

• 9.   Отражение всех платежей;

• 10.    Возможность вывода на печать всех финансовых и кассовых документов;

• 11.    Формирование финансовых отчетов, а так же отчетов о продажах и другие виды отчетов;

• 12.    Возможность экспорта отчетов в Word, Excel, PDF;

• 13.    Наличие уже заполненных справочников;

Отличительные особенности систем турагентства представлены в таблице.

	ERP.travel	U-ON Travel	Мегатек Мастер-Агент	Мои Докуме нты-Туризм	Мои Туристы	САМО-турагент
	Работа с клиентами
Предварительн ые заявки	+	+	+	+		+
Отслеживание этапов работы по предварительн ым заказам	+	+	+	+		+
Автоматическ ие sms-рассылки	+	+		+	+	+
	Заявки
Автоматическ	+	+	+	+		+

ий пересчет стоимости в соответствии с курсом валюты
Возможность загрузки любых форм/шаблоно в документов	+	+	+	+		+
Получение заявок в программу с форм обратной связи и лэндингов	+	+		+	+
	Бухгалтерия
Отражение платежей банковскими картами с указанием комиссии банка	+	+		+	+	+
Операции с разными валютами	+	+	+	+		+
Автоматическа я загрузка курсов	+	+	+			+
Операции закрытия кассы, инкассации	+					+
	Отчеты
Редактировани е и создание любых пользовательс ких отчетов	+		+	+		+
Выгрузка отчетов и статистики в виде документа	+	+	+	+		+
	Интеграция
Интеграция с	+		+	+		+

1С
Интеграция с Банк-клиент	+					+
	Администрирование
Кол-во пользователей: Без ограничений	+	+	+	+		+
Настройка интерфейса	+	+	+	+		+
Импорт базы клиентов из Excel	+			+	+	+
Импорт данных из других систем автоматизации	+	+		+	+	+
Сохранение истории изменений заказов, клиентов, поставщиков	+		+	+	+	+
Сравнение версий изменений заказа из прежних версий	+			+		+
	Технические особенности
Облачное решение	+	+		+	+	+
Коробочное решение		+	+	+	+	+
Web-интерфейс	+	+	+	+	+
Мобильное приложение		+		+
	Минимальная стоимость
Коробочная:
На месяц		1999		1125
На год		20390		13500	12000	8000
Навсегда			10000	45000	36000	20000
Облачная:
На месяц	500	0 до 1999		500	590

На год

6000

0 до 20390

6000

3990

9500

В результате анализа представленных систем можно сделать вывод о том, что все они обладают определенным базовым набором функциональных свойств. И уже в зависимости от разнообразия технических, функциональных и других особенностей присущих данным системам, растет и цена на данный продукт.

Из вышеперечисленных целей турагентства, можно сделать вывод о том, что его целесообразно автоматизировать, исходя из следующих факторов: обеспечение максимальной быстроты использования продукта, оперативность, удобство в эксплуатации программного комплекса. Для выбора системы нужно отталкиваться от приоритетного функционала, цены и масштаба турагентства.