Анализ и оценка технического состояния основных средств в архивных компаниях

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” организации, занимающиеся предпринимательской деятельностью обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов [3]. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан [2].

На большинстве предприятий учету и аудиту основных средств уделяется пристальное внимание. Это обусловлено тем, что своевременный учет поступления и выбытия основных средств, начисление амортизации (износа) позволяют осуществлять контроль за сохранность имущества предприятия и полнотой его использования, а также соблюдать государственную дисциплину в части уплаты налога на имущество организаций и налога на прибыль [4]. Однако компания не всегда уделяется достаточное внимание анализу и оценке технического состояния основных средств.

В совокупности основные средств образуют техническую базу предприятия, необходимую для его функционирования [5]. Их отличительной особенностью являются возможность многоразового использования и сохранения своих свойств в течение длительного периода. Поэтому техническое состояние основных средств является важнейшей характеристикой уровня производства, от которой зависят объем и качество выпускаемой продукции, а как следствие и финансовые результаты деятельности предприятия. Если в распоряжении предприятия имеется исключительно старое, морально-изношенное оборудование, то это неизбежно приводит к повышению уровня брака, сокращению объема выпуска и снижению часовой выработки продукции. Так, например, для нормального функционирования архивных компаний необходимо качественное, современное и дорогостоящее оборудование. Склады, предназначенные для архивного хранения документов, должны быть оборудованы достаточным количеством техники для поддержания температурного режима на уровне +17-19 градусов и относительной влажности воздуха равной 55%, а также располагать рядом устройств для предотвращения пожаров и хищений информации. Для создания электронноцифровых копий архивным компаниям необходима качественная оргтехника, способная создавать копии, пригодные для внутреннего и внешнего пользования клиентом. Подобные устройства должны не только находиться в распоряжении компании, но и поддерживаться в рабочем состоянии - не допускается использования морально-изношенного оборудования.

Для того чтобы узнать уровень технического состояния основных средств проводится всесторонний анализ на основе следующих показателей:

Коэффициент годности. Он определяется как отношение остаточной стоимости основных средств к их первоначальной стоимости, не превышает единицы, и позволяет установить долю остаточной стоимости основных средств в первоначальной стоимости.

Коэффициент износа. Он определяется как отношение суммы начисленной амортизации за период эксплуатации к первоначальной стоимости основных средств. Не превышает единицы и позволяет установить долю износа основных средств за срок эксплуатации.

Коэффициент ликвидации. Он определяется как отношение стоимости ликвидированных за период основных средств к стоимости основных средств на начало период и показывает долю ликвидированных основных средств (списанных в силу морального или физического износа) в общей величине всех основных средств предприятия.

Коэффициент обновления. Он определяется как отношение стоимости введенных в действие новых основных средств за период к стоимости основных средств на конец и показывает долю введенных в эксплуатацию основных средств (как правило, новых) в их общем объеме.

Данные коэффициенты рассчитываются по всем основным средствам, по их видам и классификационным группам, в том числе по активной и пассивной частям. Техническое состояние основных фондов оценивается по высокому значению коэффициента годности и его росту в динамике [1].

Рассмотрим данные показатели на примере архивной компании.

Табл.1 Анализ и оценка технического состояния основных средств архивной компании.

За отчетный период техническое состояние основных фондов улучшилось. Так, средняя стоимость основных средств введенных в эксплуатацию увеличилась на 4000 тыс. руб., а средняя стоимость ликвидированных основных средств снизилась на 3000 тыс. руб. Коэффициент обновления снизился на 11,18%, при этом коэффициент ликвидации 7,07%, что свидетельствует о том, что за отчетный период выбыло меньше основных средств, чем за предыдущий. Коэффициент годности на конец года на 1,01 улучшился по отношению к предыдущему периоду и составил 58,81%. Это говорит о том, что в распоряжении предприятия более 50% основных фондов, пригодны для полного и стабильного функционирования.

Подобный анализ позволяет изучить структуру основных средств и динамику улучшения или ухудшения отдельных показателей, что способствует стабильному поддержанию технического состояния основных фондов на должном уровне, от которого зависят уровень качества услуг, оказываемых архивными компаниями, а как следствие и финансовые результаты.