Анализ и оценка уровня организации процесса адаптации на предприятии
Автор: Маркина А.Н.
Журнал: Экономика и социум @ekonomika-socium
Статья в выпуске: 6-2 (25), 2016 года.
Бесплатный доступ
Короткий адрес: https://sciup.org/140120718
IDR: 140120718
Текст статьи Анализ и оценка уровня организации процесса адаптации на предприятии
Адаптация персонала является одним из важных элементов кадровой политики предприятия, что в свою очередь требует серьезного подхода к данному процессу.
Авторы научной литературы по управлению персоналом предприятия сходятся на трех основных моментах, которые должны быть тщательно проработаны при организации процесса управления адаптацией персонала:
-
1) Закрепление функций процесса управления адаптацией сотрудников за конкретным структурным подразделением;
-
2) Разработка технологии процесса управления адаптацией;
-
3) Информационное обеспечение этого процесса.
Управление процессом адаптации сотрудника на предприятии требует серьезной и большой организационной работы, но на каждом предприятии это осуществляется по-разному. На данный нюанс влияют несколько моментов:
-
1) Численность персонала предприятия;
-
2) Структура управления предприятием;
-
3) Наличие и организация системы управления предприятием;
-
4) Нацеленность администрации предприятия на решение
социальных задач в сфере управления производством и другие моменты [1].
Чаще всего функция управления процессом адаптации осуществляются на трех основных уровнях:
-
1) В крупных организациях создается специальное подразделение в кадровой службе, которое занимается адаптацией работников (отдел кадров, отдел подготовки кадров, отдел обучения и т.д.). На средних, по численности, предприятиях этим вопросом занимается конкретный специалист.
-
2) Наставничество. За новым сотрудником закрепляется опытный квалифицированный специалист, который обязан в течение испытательного срока поддерживать новичка, делиться опытом, руководить процессом адаптации.
-
3) Участие непосредственного руководителя сотрудника в его процессе адаптации.
Стоит отметить, что в разных организациях не всегда представлены все три уровня. В небольших предприятиях руководитель самостоятельно осуществляет процесс адаптации своих сотрудников, и необходимость в других элементах отсутствует. В крупных предприятиях с большим количеством отделов, производств, цехов, наоборот, в помощь основному отделу, занимающемуся адаптацией, в каждом структурном подразделение назначают ответственного за организацию процесса адаптацией новичков.
При наличии ответственного структурного подразделения или конкретного сотрудника за адаптацию персонала, уже можно говорить о том, что на предприятии ведется определенная деятельность в данном направлении, что процесс вхождения сотрудника в свою должность не пущен на самотек.
Но наличие ответственного за адаптацию мало для полноценной адаптации – должна быть разработана и действовать технология процесса управления адаптацией. Она представлена следующими этапами:
-
1. Прояснение и конкретизация целей адаптации в организации.
-
2. Разработка мер положительно влияющих на адаптацию персонала.
-
3. Выявление совокупности факторов, влияющих на процесс адаптации. Изучение этих факторов для последующей корректировки процесса.
-
4. Разработка индикаторов или критериев процесса профессиональной адаптации.
-
5. Разработка методов оценки успешности процесса адаптации (как отдельных работников, так и различных профессиональных групп).
-
6. Определение круга лиц, которые будут проводить, и контролировать эти мероприятия, разграничить сферы ответственности различных подразделений, включенных в процесс [1].
Информационное обеспечение процесса адаптации персонала подразумевает сбор и оценку показателей ее уровня и длительности, который должен осуществляться в процессе деловой оценки персонала.
Правильно построенная система адаптации может стать хорошим мотивационным инструментом. Любой специалист хочет раскрыться как можно быстрее, и если на предприятии будет хорошо организован процесс передачи информации, сотрудник быстрее адаптируется.
Так как процесс адаптации требует четкой проработки всех элементов, он должен быть обеспечен документами и локально - нормативными актами, регламентирующими адаптационные процедуры.
В первую очередь, если за конкретным структурным подразделением закрепляется функция адаптации сотрудников, это должно быть прописано в Положении о данном подразделении. Главным локальным документом, необходимыми для организации процесса адаптации является Положение об адаптации персонала, в нем прописывается, какие именно методы адаптации применяются на предприятии, кто и за что ответственен, в какие сроки, и с какой периодичностью выполняются те или иные мероприятия и т.д.
Положение об адаптации персонала не всегда является единственным документальным обоснованием организации данного процесса. В зависимости, от методов и процесса самой адаптации в Положении указываются сопутствующие документы, а при необходимости разрабатываются и иные положения.
К примеру, на предприятиях, где ведется наставничество, в дополнение к Положению об адаптации сотрудников вводят Положение о наставничестве.
Чаще всего на предприятиях разрабатывают программу адаптации, где указываются все этапы процесса, расписываются конкретные мероприятия, которые должны быть пройдены на том или ином этапе. За каждое мероприятие ответственен либо конкретный человек, либо подразделение, что тоже указывается в программе адаптации.
Стоит отметить, что наличие документально оформленного процесса адаптации еще не говорит об эффективности самой адаптации. Для такого заключения необходимо анализировать выходные данные, и информацию, собранную в процессе адаптации сотрудника.
Степень успешности вхождения сотрудника в бизнес-процессы предприятия можно оценить по следующим блокам:
-
1. Усвоение корпоративных стандартов, норм, вхождение в компанию;
-
2. Владение навыками и знаниями, необходимыми для данной должности;
-
3. Выполнение поставленных задач и достижение рабочего результата [2].
В данном случае подразумевается, что по каждому блоку должен быть проведен анализ выполнения поставленных задач
Итак, для анализа эффективности организации процесса адаптации на предприятии существует ряд методов:
-
1. Анализ документов и локальных нормативных актов, регламентирующих адаптационные процедуры.
-
2. Наблюдение за процессом адаптации на всех стадиях.
-
3. Интервью:
-
- беседа с сотрудниками, принятыми на работу до полугода назад;
-
- беседа с увольняющимися сотрудниками, отработавшими менее года;
-
- интервью с руководителями.
Я считаю, что для полного и объективного анализа, необходимо использование всех вышеуказанных методов, в связи с чем, предлагаю следующий метод, позволяющий оценить уровень организации процесса адаптации на предприятии.
В первую очередь, необходимо оценить уровень организации процесса адаптации на предприятии в соответствии с таблицей №1, где нужно оценить уровень определенного критерия для конкретного предприятия.
Таблица № 1 - Степень проявления критериев анализа организации процесса адаптации на предприятии.
|
Наименование критерия |
Степень проявления |
Описание |
|
Закрепление функции адаптации |
1 |
Отсутствует |
|
2 |
Закреплена за руководителем структурного |
|
|
3 |
Закреплена за конкретным отделом, входящем в кадровую службу. |
|
|
4 |
В кадровой службе есть специалист, в функции которого входит адаптация принятых работников. |
|
|
Положение об адаптации |
1 |
Отсутствует |
|
2 |
Существует формально, не выполняется либо устарело |
|
|
3 |
Существует реально действующее Положение об адаптации |
|
|
Программа адаптации |
1 |
Отсутствует |
|
2 |
Является частью Положения об адаптации и содержит перечень основных адаптационных мероприятий. |
|
|
3 |
Существует самостоятельная программа адаптации персонала, содержащая подробный перечень адаптационных мероприятий с указанием сроков и ответственных за их реализацию. |
|
|
Дифференциация программы адаптации по категориям персонала |
1 |
Отсутствует |
|
2 |
Программа адаптации включает в себя мероприятия, которые являются общими для всех категорий персонала. |
|
|
3 |
Дифференцируется в зависимости от категории персонала (служащие и рабочие). |
|
|
4 |
Дифференцируется внутри категории персонала (служащие: руководители, специалисты, технические исполнители). |
|
|
5 |
Дифференцируется с учетом конкретной должности. |
|
|
Наличие информационносправочной информации |
1 |
Должностная инструкция, положение о подразделении, правила внутреннего трудового распорядка. |
|
2 |
Памятка сотрудника или корпоративная |
|
|
содержащая историю развития организации, стратегические цели, корпоративные ценности, информация о первых лицах организации, телефонный справочник и др. |
||
|
3 |
Корпоративный сайт, корпоративная газета. |
|
4 |
П.1 + П.2 |
|
|
5 |
П.1+П.3 |
|
|
6 |
П. 4 + П.3 |
|
|
Бюджетирование затрат на адаптацию |
1 |
В организации не выделяются средства на адаптацию персонала. |
|
2 |
Затраты на адаптацию персонала входят в состав бюджета затрат на персонал. |
|
|
3 |
В организации ежемесячно формируется бюджет затрат на адаптацию персонала. |
|
|
Наставничество |
1 |
Наставничество не практикуется. |
|
2 |
Наставник закрепляется только за отдельными категориями персонала. |
|
|
3 |
За каждым новым сотрудником закрепляется наставник. |
|
|
Производительность труда сотрудника к концу испытательного срока |
1 |
< 50% |
|
2 |
50 - 69% |
|
|
3 |
70-79% |
|
|
4 |
80-89 |
|
|
5 |
90 - 99% |
|
|
6 |
100% и более |
|
|
Соотношение коэффициентов текучести новых сотрудников и работников со стажем |
1 |
> 2 |
|
2 |
1,5 - 2 |
|
|
3 |
1 - 1,5 |
|
|
4 |
< 1 |
|
|
Мероприятия, проводимые в первые дни |
1 |
Вводный инструктаж на рабочем месте, ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, положением о подразделении. |
|
2 |
п.1 + ознакомление работника с |
|
|
программой адаптации. |
||
|
3 |
п.1 + экскурсия по предприятию, представление работника коллективу, работникам смежных подразделений, с которыми ему придется взаимодействовать. |
|
|
4 |
п.2 + экскурсия по предприятию, представление работника коллективу, работникам смежных подразделений, с которыми ему придется взаимодействовать. |
После заполнения таблицы №1 полученные данные в соответствии с таблицей № 2 переводятся в баллы, по которым уже можно оценить уровень организации исследуемого процесса.
Для каждого критерия, в зависимости от значимости, введем определенное количество баллов см. таблицу № 2.
Таблица № 2 – Перевод критериев анализа организации процесса адаптации на предприятии в баллы.
|
№ |
Критерий |
Значимость критерия, % |
Баллы |
Шкала |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||||
|
1. |
Закрепление функции адаптации |
12,3 |
12 |
0 |
4 |
8 |
12 |
- |
- |
|
2. |
Положения об адаптации |
11 |
11 |
0 |
6 |
11 |
- |
- |
- |
|
3. |
Программа адаптации |
11 |
11 |
0 |
6 |
11 |
- |
- |
- |
|
4. |
Дифференциация программы адаптации по категориям персонала |
9,9 |
10 |
0 |
3 |
5 |
7 |
10 |
- |
|
5. |
Наличие информационносправочной информации |
8,6 |
9 |
2 |
1 |
1 |
3 |
3 |
9 |
|
6. |
Бюджетирование затрат на |
6 |
6 |
0 |
3 |
6 |
- |
- |
- |
|
адаптацию |
|||||||||
|
7. |
Наставничество |
9,9 |
10 |
0 |
5 |
1 0 |
- |
- |
- |
|
8. |
Производительность труда сотрудника к концу испытательного срока |
11 |
11 |
0 |
2 |
4 |
7 |
9 |
1 1 |
|
9. |
Соотношение коэффициентов текучести новых сотрудников и работников со стажем |
8,6 |
9 |
0 |
3 |
6 |
9 |
- |
- |
|
10. |
Мероприятия, проводимые в первые дни |
11 |
11 |
4 |
7 |
7 |
1 1 |
- |
- |
|
ИТОГО |
100,0 |
100 |
|||||||
В таблице №3 – представлена интерпретация набранных баллов
Таблица №3 - Интерпретация набранных баллов.
|
Баллы |
Значение |
|
< 17 |
Данное количество баллов говорит об отсутствии организации процесса адаптации на предприятии. Новый сотрудник предоставлен сам себе, его адаптация зависит от личностных качеств: коммуникабельности, приспособляемости, инициативности, знаний и умений, полученных ранее и т.д. Либо же адаптация сотрудника проходит при помощи коллектива, но официального оформления не имеет. |
|
От 18 до 36 |
Данное количество баллов говорит о том, что на предприятии имеется нормативно-методическое обеспечение процесса адаптации, но оно либо существуют формально, либо требует корректировки. Перечень проводимых адаптационных мероприятий мал и ложится, в основном, на плечи руководителя. Имеются проблемы с текучестью кадров, ушедших с предприятия в течение периода адаптации. |
|
От 37 до 71 |
Данное количество баллов говорит о том, что на предприятии ведется работа в сфере адаптации сотрудников. Данная функция закреплена за специальным отделом. Процесс эффективен, но требует доработки. |
|
На предприятии существует положение об адаптации, а также программа адаптации. Уровень |
|
|
производительности труда и текучести новичков находится в пределах нормы. |
|
|
От 71 до 100 |
Организация процесса адаптации на предприятии эффективна. Данная функция закреплена за специальным отделом или конкретным специалистом. Адаптационные мероприятия представлены большим перечнем, существует система наставничества, разработана дифференцированная программа адаптации. |
Анализ эффективности организации процесса адаптации по данной таблице дает общее представление об уровне адаптации на предприятие.
Для более детального изучения данного вопроса, нужно обратить внимание на ряд моментов:
-
1) Ведется ли на предприятии оценка эффективности адаптации сотрудника.
-
2) Существует ли контроль данного процесса. Сам процесс можно контролировать путем ежемесячных отчетов руководителя и наставника новичка, а так же путем анкетирования самого адаптируемого.
-
3) Вносятся ли изменения в программу адаптации по результатам анализа уровня адаптированности сотрудника.
Лишь при наличии всех перечисленных моментов можно говорить об эффективной организации процесса адаптации на предприятии.
Таким образом, представленный выше метод дает возможность определить уровень организации процесса адаптации на предприятии и выявить недостатки в самой организации данного процесса, проработка которых будет способствовать повышению эффективности адаптации сотрудников на предприятии.
Список литературы Анализ и оценка уровня организации процесса адаптации на предприятии
- Верховцева К. А., Зарубина Т. А., Короткая М. В. Управление адаптацией персонала в период проведения изменений//Молодой ученый. -2016. -№3. -С. 486-489.
- Володина Н. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы/Н.Володина. -М.:Эксмо, 2010 г. -240 с.
- Ларионова Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом Учебное пособие/Т.М.Ларионова, Л.А. Румынина. -М.: Форум, 2012 г. -416с.
