Анализ методов описания бизнес-процессов

В современном мире любое коммерческое предприятие или некоммерческая организация в числе основных задач своей деятельности приводит наибольшую эффективность деятельности при минимальных затратах (финансовых, временных и прочих). Потому столь значимым становится процесс оптимизации деятельности. Одним из востребованных способов такой оптимизации в последние десятилетия стала работа с бизнес-процессами, их описание, анализ, выявление «слабых мест» и последующий контроль. В данной ситуации особую роль начинают играть те методы, на которые опирается фирма при описании бизнес-процесса «как есть», так как от них зависит уровень объективности, учёт всех показателей, степень детализации и прочие параметры. Выбор метода сегодня - непростая задача, так как на рынке присутствует достаточное число предложений, с использованием разных методологий описания бизнес-процессов. Потому столь актуальным является вопрос анализа различных вариантов.

Цель данной статьи - провести анализ наиболее востребованных в России методологий описания бизнес-процессов. Основные задачи:

• -    уточнить терминологическую базу исследования;

• -    выявить ключевые методологии описания бизнес-процессов и провести их сравнительный анализ;

• -    на основе полученных выводов привести рекомендации по применению методологий описания бизнес-процессов в российских компаниях.

Результаты исследования. Стоит обратить внимание на то, что описание биз-нес-процессов имеет чисто прикладное значение, оно направлено на то, чтобы компания по каждому из бизнес-процессов проделала путь от «как есть» до «как должно быть» [5, с. 19]. При этом теоретические основы многих из используемых понятий часто не сформированы до конца, и подобная неопределённость снижает результаты практической деятельности. В частности, базовое для нас понятие «биз-нес-процессы» часто рассматривается как процессы, направленные на получение прибыли [2]. Однако какая прибыль может быть связана, например, с контролем процессов выплаты налогов организацией, прочими вспомогательными бизнес-процессами? А ведь такие процессы могут быть достаточно значимыми для успешного функционирования компании, потому их описание необходимо. В связи с этим мы предлагаем следующую формулировку понятия «бизнес-процессы»: это скорее совокупность действий, которая должна быть выполнена организацией выпускающей продукт либо производящей услуги. При этом для бизнес-процесса обязательно участие человека [1] (иначе это уже технологический процесс или спецификация, а для них используются совсем другие методы описания).

Обратим также внимание на понятия «описание» и «моделирование бизнес-процессов». Они обычно рассматриваются в рамках данной темы как идентичные. Однако мы считаем, что более корректным и полным является здесь термин «описание бизнес-процессов». Конкретная схема, математическая модель, не является собственно «описанием бизнес-процесса». К тому же описание бизнес-процессов подразумевает не только создание конкретной модели, но и процесс сбора информации для создания каждой модели, последующий анализ результатов моделирования.

Далее коснёмся понятия «метод описания бизнес-процессов». Метод в науке и практике – это способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи, включающий в нашем случае совокупность теоретических и практических приёмов. Среди методов описания бизнес-процессов стоит выделить текстовые, табличные, а также графические. Многие авторы сегодня пишут о том, что методы первого и второго типов сегодня не востребованы [6, c. 65-66]. Однако, к примеру, текстовые описания применяются в программировании. Таблицы часто используются в процессе сравнительного анализа описаний. Однако графические методы с оптимальной для восприятия подачей информации сегодня применяются чаще всего. Современные графические методы имеют собственный язык, специально разработанный синтаксис, отражают объекты и связи между ними. В связи с тем, что любая организация – это сложная система, включающая бизнес-процессы различных типов, ни один конкретный метод не позволит полно и точно описать все бизнес-процессы организации целиком. Потому для данной цели применяется не единственный метод, но формируется методология описания бизнес-процессов.

Сейчас выпускается достаточно много работ, посвящённых конкретным методам. Однако большинство из них лишь формально описывает возможности нотаций и программных продуктов, без приведения примеров, предоставления рекомендаций по максимально эффективному применению конкретного метода.

Основные типы методологий для описания бизнес-процессов – это:

• –    методологии создания моделей структурного типа;

• –    методологии описания потоков работ;

  – методологии описания потоков данных [6, c. 69].

Востребованный пример методологии структурного анализа – IDEF0. Данный метод максимально упорядочен, его развитие происходит исключительно за счёт поддерживающих его программных продуктов (например, Casewise, Business Studio и прочие). Данная методология оптимальна для описания на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Однако часть менеджеров высшего уровня находят эту методологию слишком сложной (в первую очередь, в сфере аналитики) и насыщенной, потому отказываются от работы с ней [4]. Данную методологию наиболее целесообразно применять при описании локальных бизнес-процессов, а также в небольших проектах, где в большей мере участвуют и принимают решения специалисты предметных областей (а не руководители высшего уровня).

Для потоков работ используется методология WFM, определяющая временную последовательность выполнения потоков работ, проектирование маршрута следования бизнес-процессов в зависимости от значения разных логических выражений. WFM обычно применяется для описания бизнес-процессов нижнего уровня, поскольку на нём необходимы детализация и наличие чёткого алгоритма выполнения работ исполнителями [6, c. 60].

Один из первых вариантов этой методологии – IDEF3. Она сходна с алгоритмическими методами построения схем процессов и стандартными средствами построения блок-схем. Специфика – она содержит два значительно отличающихся метода описания процессов [2]. Её принципы легли в основу таких современных методологий описания потоков работ, как ARIS eEPS и BPMN-2.0.

Классический пример методологии описания потоков данных – DFD, входными и выходными данными для которой являются информационные и материальные ресурсы. Она позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Эта методология, как правило, применяется для описания наиболее глобальных бизнес-процессов, применима в управлении организацией [6, c. 56]. Усложнение классической методологии DFD представлено в нотации Гейна Сарсона (добавление объектов «хранилища данных» и «внешние сущности»). Её аналог – нотация Йордана-де Марко отличается, по сути, только формами объектов.

Обратим внимание на тенденцию к формированию интегрированных методологий, наиболее яркий пример – ARIS. Основа методологии ARIS – наличие четырёх основных групп моделей: моделей организационной структуры, моделей функций, моделей данных и объединяющих 3 предыдущих группы моделей бизнес-процессов. По сути, это расширение методологии IDEF3 за счёт введения понятия «событие» [6, c. 54-55]. Данная методология наиболее объёмная, на данный момент включает более 100 различных моделей, направленных на описание, анализ и оптимизацию различных направлений деятельности организации. Преимущества методологии — эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей. Свою роль здесь играет цвет, с помощью которого повышается восприимчивость и читабельность схем [2]. Наибольшим по сравнению с прочими методологиями является и количество различных объектов, что увеличивает аналитичность. Методология ARIS позиционирует себя как конструктор, подстраиваемый под любой проект. Однако наиболее часто применяются 9 основных моделей.

Крупные разработчики информационных систем (например, SAP/R3, BAAN и

ORACLE) также стремятся к интегрированию: для повышения эффективности внедрения собственных информационных систем они создали свои стандарты и программные продукты для описания бизнес-процессов, включающие по нескольку бизнес-моделей (к примеру, методология ORACLE содержит 5 бизнес-моделей). Мы полагаем, что интеграции – это перспективное направление в сфере описания биз-нес-процессов, которое сделает описание всех бизнес-процессов организации более удобным.

Стоит заметить, что качество описания бизнес-процессов компании далеко не всегда зависит от специфики выбранных методик (методологии), так как очень большое значение здесь имеет субъективный фактор. Цель описания бизнес-процессов – оптимизация затрат, в том числе, сокращение штата и повышение нагрузки на сотрудников. Описание должно сделать прозрачной деятельность каждого сотрудника компании. Большинство работников воспринимают это негативно, потому при подаче информации для описания часто искажают данные в ту или иную сторону (порой даже неосознанно). Присутствует и когнитивное искажение, связанное со спецификой человеческой памяти, наконец, математическая неопределённость [3]. Кроме того, описание бизнес-процессов является довольно длительным (обычно от 4 месяцев до 1 года. За это время компания может измениться, и описания отдельных бизнес-процессов приходится регулярно корректировать. Часть руководителей в целях экономии средств рассматривают описание только основных процессов. Мы считаем это не верным. Основные процессы обязательны, и могут быть только модернизированы после описания. А вот при анализе описания вспомогательных и управленческих бизнес-процессов очень часто обнаруживаются процессы и люди, которые в организации являются не нужными, и их устранение позволит существенно снизить расходы.

Заключение. Таким образом, описание бизнес-процессов, в том числе в России, сегодня является востребованным путём оптимизации деятельности организаций различного типа. Для качественной работы в этом направлении необходима дополнительная терминологическая работа, и в данной статье мы приводим собственные размышления относительно понятий «метод», «методология», «бизнес-процессы», «описание / моделирование бизнес-процессов». Мы рассматриваем отдельные методы, а также методологии описания бизнес-процессов, наиболее активно при- меняемые в нашей стране. Важно, что в большинстве случаев для качественного описания всех бизнес-процессов организации требуется использование нескольких методологий, ориентирующихся на разные типы бизнес-процессов. Заметим, что сегодня далеко не все методологии могут на современном уровне быть реализованы в нашей стране, так как часть программного обеспечения не поддерживается.