Анализ необходимости разработки информационной системы для отдела информационно-статистического обеспечения

В настоящий момент в должность системного администратора входят задачи самого широкого профиля, так как в целом данный специалист используется там, где нет гарантии на безотказность оборудования, системы, нет структурированного порядка обучения сотрудников. Если подытожить все вышеперечисленное, то системный администратор исправляет недочеты уже устоявшейся информационно-технической инфраструктуры на предприятии и это, не учитывая то, что в его обязанности входит контроль работоспособности оборудования обеспечивая бесперебойную деятельность компьютерной техники.

Но преимущество в удержании подобных специалистов одновременно является проблемой - организация в целях экономии средств стремится как можно сильнее ограничить штат сотрудников информационно-технического отдела, и как результат добиться приемлемой общей отказоустойчивости систем становиться достаточно сложно. К тому же сама должность, как правило по тем же причинам что и их наличие, заметно ограничивается в финансировании, и как следствие, отсутствие мотивации оперативного реагирования. Как уже упоминалось, в мед учреждениях данные специалисты очень востребованы, к примеру системные администраторы главного бюро медико-социальной экспертизы занимаются работами очень широкого профиля - от починки электронной техники до обслуживания местной единой автоматизированной системы и каждая поступившая заявка, а также акт о ремонте или проведенном обслуживании регистрируется в специальном журнале, однако он ведется на бумажном носителе и из-за достаточно высокой загруженности ведение записей затрудняется. Поэтому есть смысл в создании единой автоматизированной системы учета деятельности отдела информационно-статистического обеспечения.

Проблема и решение

Одним из направлений деятельности отдела информационностатистического обеспечения является обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения.

В бюро медико-социальной экспертизы системный администратор выполняет следующие должностные обязанности: устанавливает на серверы и рабочие станции сетевое программное обеспечение, конфигурирует систему на сервере, обеспечивает интегрирование программного обеспечения на файл-серверах, серверах систем управления базами данных и на рабочих станциях, поддерживает рабочее состояние программного обеспечения сервера и рабочих станций, регистрирует пользователей, назначает идентификаторы и пароли, обучает пользователей работе в сети, ведению архивов; отвечает на вопросы пользователей, связанные с работой в сети; составляет инструкции по работе с сетевым программным обеспечением и доводит их до сведения пользователей, контролирует использование сетевых ресурсов, организует доступ к локальной и глобальной сетям, устанавливает ограничения для пользователей по: использованию рабочей станции или сервера; времени; степени использования ресурсов, обеспечивает своевременное копирование и резервирование данных, участвует в восстановлении работоспособности системы при сбоях и выходе из строя сетевого оборудования, проводит мониторинг сети, разрабатывает предложения по развитию инфраструктуры сети. Также системный администратор следит за работоспособности сети, и в целом обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных) безопасность межсетевого взаимодействия, готовит предложения по модернизации и приобретению сетевого оборудования осуществляет контроль за монтажом оборудования специалистами сторонних организаций, выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Отдел информационно-статистического обеспечения

ие на подпись вержденное заявление мный администратор

Начальн ик

Систе

информационно-статистического

Акт об исполнении

отдел

в

Подписанная служебная записка

Служебная записка На подпись

□

Акт о результатах осмотра

Техническое задание Описание требуемых процедур

Инженер

Оператор ЕИС Информационное письмо

Ответ

Главный эксперт по МСЭ РБ

Сотрудник

Технической поддержки

Рисунок 3 – Мнемосхема существующего процесса

На рисунке 3 представлена мнемосхема существующего процесса приема заявок отдела информационно-статистического обеспечения. Сперва формируется заявка от заявителя после чего, в зависимости от формы заявления документ либо согласуется руководителем учреждения, либо сразу направляется в целевой отдел для дальнейшего рассмотрения. Затем поступившее заявление рассматривает один из освободившихся системных администраторов после чего так же в зависимости от сложности обращения заявка направляется к целевому специалисту для проведения соответствующих работ, либо перенаправляется к начальнику отдела для определения объёма работ и разделения задач по этапам, после чего он либо делегирует обязанности, либо берется за её выполнение сам. Если происходит делегирование - то работы делятся на два типа: ремонт или обслуживание техники и проблемы с сетевым доступом или сбой единой информационной системой. В первом случае заявление передается инженеру, который непосредственно назначен начальником для подобного рода работ, или же к оператору по ИС. После принятия и рассмотрении заявки инженером и проведение необходимых диагностических процедур, выносится решении о возможности ремонта и формируется акт о результатах осмотра, который передается системным администраторам общего назначения. Если же проблематикой занимается оператор ЕИС, то после проведения работ если все в порядке - формируется акт об исполнении, если же проблему решить не удалось, то об этом сообщается начальнику отдела, который в свою очередь формирует запрос в техподдержку с последующим ожиданием ответа и решения[2].

Однако, как уже упоминалось ранее, данный процесс подразумевает большое количество документации содержание которой обходиться большой тратой времени, а, следовательно, и денег. Именно поэтому в данной работе была предпринята попытка перевода документооборота в электронный вид и автоматизация распределения и сортировки заявлений.

• 2.    2 Концептуальная модель ИС

Ниже, (Рисунок 4), представлен процесс рассмотрения заявления после внедрения информационной системы. Как можно видеть, после того как была добавлена информационная система (здесь и далее ИС), сократилось количество реверсивных единиц взаимодействия. Из-за того, что в ИС более четко выражено границы должностных обязанностей, из явной классификации поступающих проблем, отсутствует необходимость в формировании и передаче актов об исполнении задач. Теперь после того как заявитель через системного администратора заполнил форму заявления, то техническое задание становится доступно для целевого специалиста. Если задача связана с технической поддержкой единой информационной системой, то задача становится активной для специалиста по ЕИС, если зада связанна с организационной техникой, то выполнение данного заявление становится доступно для инженера. Зачастую встречаются чрезвычайные ситуации или бывают задания, которые трудно классифицировать, в таком случае задание относят к «важным» и уже начальник отдела информационно - статистического обеспечения принимает решение о предпринимаемых операциях.

Отдел информационно-статистического обеспечения

Инженер

Ответ

Описание проблеск

Оператор ЕИС Информационное письмо

Информационная система

ратор

Начальник информационно-статистического отдела

Главный эксперт по МСЭ РБ

Сотрудник

Технической поддержки

Рисунок 4 – Мнемосхема предлагаемого процесса

После внедрения информационной системы были уменьшены издержки за счет уменьшения затрат на хранение бумажной документации, а также ускорено время обслуживания — стал возможен быстрый поиск эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае.

Также внедренная информационная система улучшает качество коммуникации. Например, находясь в командировках, или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

А потому, основываясь на вышеперечисленных достоинствах и исключенных недостатках можно считать внедрение информационной системы целесообразным.

Заключение

После внедрения информационной системы были уменьшены издержки за счет уменьшения затрат на хранение бумажной документации, а также ускорено время обслуживания — стал возможен быстрый поиск эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае.

Также внедренная информационная система улучшает качество коммуникации. Например, находясь в командировках, или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

А потому, основываясь на вышеперечисленных достоинствах и исключенных недостатках можно считать внедрение информационной системы целесообразным.