Анализ организационно-управленческой структуры трудового коллектива в интересах выявления причин возникновения внутрифирменных конфликтов

Как показывает практика, большинство неурядиц в работе трудовых коллективов обусловлены тем, что как руководители, так и подчиненные втягиваются в различные конфликты. Эти конфликты в первую очередь связаны с неоднозначным распределением функций, нежеланием нести ответственность за принятие решений, с нечетким распределением ресурсов между исполнителями, с несвоевременным выполнением поручений, беспорядками в документообороте [6]. Принято считать, что проблема выявления причин возникновения подобных конфликтов, получивших название внутрифирменных [1; 2; 4], носит исключительно личностный неформальный характер. В определенной степени такое положение имеет место, вместе с тем существуют объективные предпосылки, позволяющие вне зависимости от личных качеств руководителей и подчиненных выявлять причины возникновения внутрифирменных конфликтов путем анализа организационно-управленческой структуры трудового коллектива (далее – ОУС ТК) на предмет ее рациональности. В этом аспекте можно выделить три задачи, пока не нашедшие своего решения и являющиеся целью настоящей статьи: 1) определение критериев рациональности ОУС ТК, несоблюдение которых может стать причиной возникновения внутрифирменных конфликтов; 2) разработка математической модели

Чертов В.А., Сигарев С.И. Анализ организационно-управленческой структуры...    115

ОУС ТК, пригодной для ее анализа на соответствие критериям рациональности; 3) разработка алгоритма анализа ОУС ТК как инструмента, не исключающего человека из этого процесса, но помогающего ему выявлять и устранять причины возникновения внутрифирменных конфликтов.

Критерии рациональности ОУС ТК

Будем исходить из того положения [5], что субъективизм при выборе критериев неизбежен: для любой структуры можно всегда подобрать такие критерии, что по одному из них она будет рациональной, а по другому не рациональной. Речь может идти лишь об устранении произвола при выборе критериев рациональности, ориентируясь при этом на их представительность, полноту и чувствительность, а также сообразуясь с конкретными целями и задачами исследования. Следуя этому положению, каждого участника трудового коллектива будем характеризовать следующими аспектами: выполняемыми функциями (кто и что выполняет в процессе организации и проведения работ); принимаемыми решениями (кто, какие и по отношению к кому принимает управленческие решения в процессе выполнения своих функциональных обязанностей); ресурсными потребностями (кто и на какие ресурсы опирается в процессе выполнения своих функциональных обязанностей); потребностями в документации (кому и какая документация необходима для выполнения функциональных обязанностей, кто отвечает за своевременное обеспечение этой документацией); согласованием решений (кто, с кем и по каким вопросам согласовывает управленческие решения).

Тогда ОУС ТК будем считать рациональной, если она удовлетворяет следующим условиям: Q ₁ – функциональной полноте и отсутствию функционального дублирования (в ОУС ТК по каждой функции есть исполнитель, причем только один); Q – управленческой полноте и отсутствию управленческого дублирования (в ОУС ТК нет лиц, которыми никто не управляет, и у каждого подчиненного не более одного непосредственного начальника); Q ₃ – полноте и неизбыточности документооборота (вся документация, циркулирующая в ОУС ТК, имеет потребителя, и все принимаемые управленческие решения подкреплены документами); Q ₄ – ответственности за документацию (документы, циркулирующие в ОУС ТК, имеют ответственных исполнителей); Q ₅ – ресурсной обеспеченности (все управленческие решения, принимаемые в ОУС ТК, подкреплены ресурсами); Q ₆ – ресурсной согласованности (управленческие решения, опирающиеся на общий ресурс, согласованы).

С учетом этих условий критерий структурной рациональности ОУС ТК может быть записан в следующем виде:

z

V

:( г = 1 Z ) 6

6

¹ s О г = ¹

i = 1

где г ( г = 1, Z )

– задачи, выполняемые трудовым коллективом;

Q z =

1 при выполнении условия Q_i ;

0 в противном случае .

Нетрудно видеть, что критерий (1) обладает двумя недостатками. Во-первых, он замкнут в том смысле, что не позволяет перейти к целевым критериям деятельности

Выпуск 2/2020

трудовых коллективов ( C_z ), в частности экономическим, функциональным, производственным и др., позволяющим более обоснованно судить об оптимальности, полезности или предпочтительности того или иного варианта их структурного построения. Во-вторых, выполнимость критерия (1) не гарантирует рациональности ОУС ТК. Дело в том, что трудовой коллектив, будучи рациональным в смысле (1), может несвоевременно выполнять возложенные на него задачи в силу ограничений на время принятия, доведения и реализации решений и, следовательно, быть не рациональным с этой точки зрения. Для устранения указанных недостатков предлагается дополнить (1) критерием оперативности ОУС ТК [2; 4]:

=

. V X ^Т->^:

_; ( г = 1, Z )

_ r = 1

,

где Т1 – время, затрачиваемое на добывание, сбор, обработку и представление информации, необходимой для выполнения -й задачи; Т2 – время, потребное на оценку обстановки, принятие управленческого решения и выработку распоряжений по -й задачи; Т – время, необходимое для согласования управленческого решения по z-й задачи; Т4 – время, потребное для принятия мер по обеспечению выполнения -й задачи; Т5 – время доведения распоряжений по -й задачи до исполнителей; Т6 – время, потребное исполнителям для выполнения -й задачи; Т7 – время, потребное на контроль качества KR KR KR    KzR выполнения г-й задачи; Тг = Т г1 v Т г2 v Т г3 - критическое время в штатном (1), напряженном (2) и авральном (3) режимах работы трудового коллектива, с превышением которого -я задача считается невыполненной.

С учетом сказанного, обобщенный критерий рациональности ОУС ТК, учитывающий как выполнимость критерия (1), так и ожидаемую оперативность решения выполняемых задач, выглядит следующим образом:

V

г ( г = 1, Z )

16 y Q«=1^i т„ . T.)

В своем неформальном выражении суть этого критерия заключается в следующем: рациональной признается ОУС ТК, в которой по всем выполняемым задачам соблюдаются условия Q1-Q6, а время выполнения каждой из задач не превышает некоторого наперед заданного критического значения. Очевидное достоинство этого критерия заклю- чается в том, что он сопрягается с понятийным и математическим аппаратом теории эффективности, поскольку позволяет перейти к целевым показателям деятельности (^

трудовых коллективов ( С_г ) путем установления функций типа С_г = f ^ ^ Т_гг J .

Математическая модель ОУС ТК

При разработке модели будем использовать матричный подход, предложенный в [5]. Следуя этому подходу и учитывая содерж ат ельную трактовку критерия (3), ОУС ТК при выполнении каждой задачи г ( г = 1, Z ) целесообразно описывать следующей совокупностью матриц (символы z при компонентах матриц для простоты опускаем):

• матрица распределения исполнительных функций ||(Х Д

^^

, где a f = 1, если J- я функ-

ция ( f = 1^ F ) возложена на i -го члена трудового коллектива ( i = 1^ I ); (X fi = 0 в противном случае;

Чертов В.А., Сигарев С.И. Анализ организационно-управленческой структуры...

• •    матрица распределения управленческих функций Ца'^ , где a j = 1, если управление по f -й функции возложено на i -го члена трудового коллектива; a j = 0 в противном случае;

• •    матрица потребных ресурсов ||p f? ||, где p fr = 1, если i -му исполнителю для выполнения f -й функции требуется r -й ресурс ( r = 1^ R ), p fr = 0 в противном случае;

• •    матрица имеющихся ресурсов ||р fr 1 |, где р f _r = 1, если i -й член трудового коллектива при выполнении f -й функции располагает r -м ресурсом ( r = 1^R), р fr = 0 в противном случае;

• •    матрица ресурсного согласования ||п_й‘ r ||, где n ii ‘ r = 1, если при использовании r -го ресурса между i -м и i ′ -м членами трудового коллектива ( i , i ′ = 1÷ I ) предусмотрено согласование, n ii ■ , = 0 в противном случае;

• •    матрица потребной документации Ц и ^|, где u if = 1, если i -му члену трудового коллектива для выполнения f -й функции требуется к -я документация ( к = 1^ K ), u f = 0 в противном случае;

• •    матрица имеющейся документации u _ifk , гд е u_ifk = 1, если i -й чл е н тру д ового коллектива при выполнении f -й функции располагает к -й документацией ( к = 1 ^ K ), u f^ = 0 в противном случае;

• •    матрица ответственности за документацию Ц и к' Ц, где и^ = 1, если ответственность за разработку, хранение и выдачу k -й документации возложена на i -го члена трудового коллектива, и ’ = 0 в противном случае;

• •    матрица временных компонент || T_iz ||, где i = 1 ^ 7, z = 1 ^ Z (например, T 65 соответствует времени, потребному для выполнения 5-й задачи);

• •    матрицакритическоговремени || т ™ 11, где j = 1 ^ 3, z = 1 ^ Z (например, T 5 KR соответствует критическому времени при решении трудовым коллективом 5-й задачи в авральном режиме).

Введенная система матриц описывает ОУС ТК с точки зрения распределения функций, подчиненности, согласования, документооборота и оперативности, что позволяет перейти к построению алгоритма анализа этой структуры на соответствие критериям (1)–(3).

Алгоритм анализа ОУС ТК

Схема алгоритма представлена на рисунке 1. Его сущность сводится к пошаго во му выполнению для каждой из задач, выполняемых трудовым коллективом z ( z = 1, Z ) , следующих операций (символы z при компонентах матриц для простоты, как и ранее, опускаем).

Шаг 1. Проверка ОУС ТК на функциональную полноту и отсутствие функциональ- ного дублирования. Для этого устанавливается выполнимость условия

FI

Если j ZZ

F f = 1 i = 1

^^ a f

FI

Z^

F f = 1 i = 1

= 1.

< 1, то в ОУС ТК имеет место функциональная неполнота, а при

¹        ~

—ZZ^a f >  1 — функциональное дублирование - причины, неизменно порождающие _ F f = 11:1

функциональные конфликты внутри трудового коллектива.

Выпуск 2/2020

Рис. 1. Алгоритм анализа организационно-управленческой структуры трудового коллектива с целью выявления причин возникновения внутрифирменных конфликтов

Шаг 2. Проверка ОУС ТК на управленческую полноту и отсутствие дублирования. Для

этого устанавливается выполнимость условия

FI

1 SS « f . F f = 1 i = 1

= 1. Если

FI

H“ f . F f = 1 i = 1

< 1,

то в организационной структуре трудового коллектива имеет место управленческая

неполнота, а при

FI

1 ^-"f > 1

F f = 1 i = 1

– управленческое дублирование – причины, как

правило, порождающие управленческие конфликты внутри трудового коллектива.

Шаг 3. Проверка ОУС ТК на полноту и неизбыточность документооборота. Фор-

мально такая проверка сводится к проверке условия

Если

1 ^ 1 VV J F ^ IK S 5 u*"* )

1 V1 ^ 1 vv , ^ F 51K 61 5 “*uil)

= 1.

< 1, то участники трудового коллектива не в полной

мере обеспечены необходимой документацией, а при

1 f 1 ^ J . F f = 1 1 K f i r f = ? u ik u f J

> 1

–

наблюдается избыток документации – причины, порождающие информационные

конфликты внутри трудового коллектива.

Чертов В.А., Сигарев С.И. Анализ организационно-управленческой структуры...    119

Шаг 4. Проверка ОУС ТК на наличие лиц, ответственных за организацию докумен-

тооборота. Формально такая проверка сводится к проверке условия

Если

KI

ЕЕ и: < i,

K k = 1 ; =1

KI

I EE u‘

K k = i i = i

= 1.

то в организационной структуре трудового коллектива есть

документы, у которых нет ответственных исполнителей, а при

1 k I

—EE u^ > ^{1 наблю}- K k = 1 ;=1

дается обратная ситуации, когда в коллективе циркулируют документы, у которых несколько ответственных исполнителей – причины, порождающие хаотизацию документооборота и, как следствие, возникновение организационных конфликтов.

Шаг 5. Проверка ОУС ТК на ресурсную обеспеченность. Формально такая провер- ка сводится к проверке условия

1 ^ f 1 XX .,) F ⁵ I R ⁵ 5 ^{Pfr P f}r J

= 1. При несоблюдении этого

условия в трудовом коллективе принимаются управленческие решения, не подкрепленные ресурсами. Такие решения неминуемо влекут за собой ресурсно-управленческие конфликты типа «начальник – подчиненный».

Шаг 6. Проверка ОУС ТК на ресурсную согласованность принимаемых решений.

1    (1           )"

Формально такая проверка сводится к проверке условия

.R r=? 11g §n- j]=1 При несоблюдении этого условия в трудовом коллективе могут возникать ресурсно- организационные конфликты типа «начальник – подчиненный», «начальник – начальник» и «подчиненный – подчиненный», связанные с несогласованным принятием и реализацией ресурсно-зависимых решений.

Шаг 7. Проверка ОУС ТК на оперативность. Формально такая проверка сводится к установлению выполнимости критерия (2). Если этот критерий не выполняется, то анализируемая ОУС ТК не способна обеспечить выполнение поставленных задач, что влечет за собой конфликты между руководством данного трудового коллектива и вышестоящим начальством.

Шаг 8. Установление причин возникновения конфликтов. Для этого проводится формальный анализ оснований невыполнения условий Q ₁ - Q ₆ и нарушения критерия (2). Так, например, если на шаге 2 в ОУС ТК выявлен управленческий конфликт, обус-

1 ЛЛ

—^^a’ >  1, топроиз- F f = 1 1=7 f

ловленный дублированием функций, то есть установлено, что водится анализ матрицы α′ji ,

по результатам которого выявляются строки, в которых присутствует более одной единицы. Пользователю выдается сообщение вида: «принятие решения по вопросу Х входит в функции элементов Y и Z».

В случае нарушения критерия (2) производятся следующие операции: а) выявляется задача z, при выполнении которой не соблюдается критерий (2); б) оценивается, в какой мере реальная оперативность не соответствует критическому значению; в) анализируется временной график работы коллектива и выявляются наиболее трудоемкие по времени операции. Пользователю выдаются сообщения вида: «время реакции на 20% превос- ходит критическое», «при решении z-й задачи максимальное время тратится на согласование r-го ресурса между i-м и i′-м элементами».

120   в ыпуск 2/2020

Шаг 9. Разработка рекомендаций по устранению причин выявленных конфликтов. Для этого используются простые логические импликации типа:

Если “ P ”, то “ R ”; ( P → R );

Если “ P ”, то “ R 1 ” или...или “ R m ”; ( P ^ R 1 v...v R m );                 (4)

Если “P”, то “R 1” и.. .и “Rm”; (A ^ R 1 лл Rm), где “P” – выявленная причина конфликта; “R1” … “Rm” – типовые рекомендации по устранению этой причины.

Помимо этого, используются сложные логические импликации вида

(_ °..

Если ( a U ) , то I P ^P R I ,                          (5)

°i      A где U - условие применимости простой импликации I P ^PR ; a, в — кванторы, принимающие такие лингвистические значения, как «часто», «редко», «иногда», «всегда» и другие (указанная импликация в случае, если α принимает значение «в большинстве случаев», а β – «всегда», читается так: в большинстве случаев, если имеет место условие U, а причиной конфликта является P, то для урегулирования конфликта всегда следует применять рекомендацию R); Оi – сигнал, свидетельствующий о принятии пользователем данной рекомендации и обеспечивающий обратную связь алгоритма с пользователем с целью реализации режима обучения.

Пример выходного интерфейса алгоритма представлен на рисунке 2. Пользователь, изучив эти данные, может внести соответствующие изменения, сообразуясь с собственным видением ситуации.

Рис. 2. Пример выходного интерфейса алгоритма анализа организационно-управленческой структуры трудового коллектива

Заключение

В статье на базе системной идеологии и матричного подхода к описанию структуры сложных систем решается задача разработки модельных и алгоритмических средств анализ организационно-управленческой структуры трудового коллектива в интересах

Чертов В.А., Сигарев С.И. Анализ организационно-управленческой структуры... 121 выявления причин возникновения внутрифирменных конфликтов. По сравнению с традиционным структурным подходом, основанным на использовании матриц смежности или графов связности, развиваемый подход дает более детальное описание структурных противоречий в анализируемой системе, что позволяет провести более тонкий анализ ее организационных недостатков. В частности, описанный выше алгоритм позволяет по результатам анализа фиксировать семь типов конфликтов внутри трудовых коллективов, выявлять причины их возникновения и рекомендовать способы устранения. Дальнейшее развитие рассмотренных модельных и алгоритмических средств связано с тремя направлениями. Во-первых, с более детальным описанием ресурсных причин возникновения внутрифирменных конфликтов и механизмов их устранения. Во-вторых, с оценкой влияния конфликтов этого типа на целевые показатели деятельности трудовых коллективов. В-третьих, с программной реализацией данного алгоритмы в составе обучающейся информационной системы с элементами искусственного интеллекта [3].