Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота

Использования систем автоматизации документооборота является определенным шагом к внедрению и распространению применения электронного документооборота.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

• •    российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: "CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" – Интертраст, "Босс-Референт" – IT, "Эксадо Интерпроком" – ЛАН;

• •    полностью российские разработки: "1С:Архив" – 1С", "LanDocs" - Ланит, "Optima-Workflow" – Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ -Документооборот" -Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум Сервисиз.

Прежде всего, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела.

Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства учреждения является наличие средств взаимодействия с другими системами, обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Проведём краткий обзор некоторых наиболее известных автоматизированных систем и платформ, на базе которых они разработаны, т.к. функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

Платформа Lotus Notes /Domino разработана фирмой IBM – это платформа, предоставляющая эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией, созданию прикладных систем.

Она включает восемь важных технологий:

• 1)    почтовую систему;

• 2)    базы данных, ориентированные на хранение большого объема документов;

• 3)    средства разработки приложений;

• 4)    систему репликации;

• 5)    средства защиты информации;

• 6)    средства календарного планирования;

• 7)    Internet/Intranet, web-технологии;

• 8)    средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.

Первая версия Lotus Notes /Domino появилась в конце 1989 года. С тех пор миллионы пользователей во всем мире рассматривают ее как базовую корпоративную технологию для взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов.

Lotus Notes /Domino отличают следующие характеристики:

• 1)    наличие удобного пользовательского интерфейса;

• 2)    возможность быстрой разработки в данной среде приложений;

• 3)    наличие развитой системы защиты, позволяющей ограничивать права доступа к информации;

• 4)    многоплатформенность (Lotus Notes /Domino поддерживает различные операционные системы, интегрируется с реляционными базами данных и ERP-системами);

• 5)    высокая гибкость благодаря возможности развертывания на разных аппаратных платформах и в разных операционных средах;

• 6)    масштабируемость (возможность поддержки компании любого размера:  от рабочей группы из двух пользователей до

общекорпоративного проекта с десятками тысяч пользователей), наращиваемость функциональности, модульность;

• 7)    наличие web-интерфейса, что позволяет просматривать в браузере все документы, находящиеся в базах Lotus.

"OfficeMedia" — Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект "OfficeMedia" — Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:

• 1)    "Регистрация документов" — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.

• 2)    "Библиотека рабочих документов" — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;

• 3)    "Согласование" — для автоматизации рассылки документов на

согласование и контроля над процессом;

• 4)    "Ознакомление" — для автоматизации рассылки документов на

ознакомление.

"1С-Архив".Производитель: ООО "1С" . "1С:Архив" является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

• 1)    организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернету;

• 2)    выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;

• 3)    хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;

• 4)    поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;

• 5)    управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

Рассмотрев наиболее известные автоматизированные системы электронного документооборота и платформы, на базе которых они разработаны, а также исходя из требований к системе автоматизации электронного документооборота рекомендуется: для реализации внедрения системы автоматизации, документационного обеспечения управления в организациях использовать платформу Lotus Notes /Domino разработанную фирмой IBM.