Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ

В рамках начальной, вводной стадии процесса анализа автоматизированных систем проводится исследование существующего сегодня программного обеспечения, используемого при работе с документацией в электронной форме. На данном этапе осуществляется также организация процедур взаимодействия персонала ДОУ, разрабатывается порядок контроля над работой сотрудников, отправкой уведомлений.

В расширенном аспекте АС ДОУ представляет собой особое современное организационно-технологическое явление, которое охватывает своим действием весь производственный организм, сюда входит и программный и технический и методологический компонент, более того в данном механизме присутствует также ряд ключевых организационных и нормативно-правовых компонентов.1

АС ДОУ внедряется в целях обеспечения повышения уровня эффективности и продуктивности функционирования учреждения путем использования автоматизированных технологий в рамках осуществления работ связанных с документальным оформлением аспектов деятельности. АС ДОУ призвана для решения комплекса приоритетных задач, в частности:

• •    Осуществление процедур документирования (процессы подготовки, оформления, стадия согласования и утверждения, этап выпуска документации);

• •    Осуществление процедур документооборота (процедуры приема документов, процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение процедур прохождения документации и документов, находящихся на стадии проектов, осуществление процедур отправки и сдачи документов в архив);

• •    Документационная работа в рамках управленческого процесса в учреждении (осуществление контроля над их исполнением; учетные процессы, осуществление оперативного хранения, создание классификационных систем, присвоение индексов, процедуры поиска и обработки документации);

• •    Обеспечение защиты от несанкционированного допуска к документам; обеспечение совместной работы сотрудников с документами, при одновременном контроле над уровнем доступа;

• •    Организация и обеспечение процессов, связанных с принятием управленческих решений и отчетов по документам, оказание услуг, связанных с информационным консультированием и обслуживанием пользователей;

  • Обеспечение

  
  

  автоматизированного

  
  

  архивирования,

  
  

автоматизированного хранения документов в архивах и их уничтожения (соблюдение правил хранения, поиска и работы с документацией);

• •    Передача документов на хранение в госархивы или уничтожение архивной документации.²

В силу того, что в настоящее время отмечается недостаточность регулирования автоматизированных систем со стороны государства, порядок организации процедур делопроизводства на предприятиях существенно разнится даже при реализации самых простых процедур, таких как регистрация и распечатка. По этой причине компании вынуждены самостоятельно разрабатывать и реализовывать проекты систем документооборота, стоимость которых порой весьма высока.

Вместе с тем, нужно сказать, что с момента разработки и внедрения первых информационных технологий в этой сфере, делопроизводство становится высокоэффективным и мобильным орудием практического воплощения разнообразных инновационных проектов.

При использовании АС ДОУ решается основная стратегическая задача, стоящая перед системой делопроизводства. Уже не требуется централизованное делопроизводство, но при этом присутствует возможность организации централизованной системы учета и контроля. Так, например, теперь любому специалисту можно делегировать полномочия по регистрации документов в рамках своей компетенции и осуществлять их передачу исполнителям для дальнейшей работы с ними, при этом не утрачивается элемент контроля со стороны непосредственных руководителей. Таким образом, учреждениям предоставлена возможность осуществлять модернизацию своей структуры, не утратив при этом элемента управляемости.3

Появляется множество новых возможностей для внедрения в деятельность новых, высокоэффективных управленческих схем. Традиционно, локальная и удалённая документация передается от главы компании к руководителю структурного подразделения, и только после этого поступает к конкретным исполнителям. Таким образом руководство каждого уровня может осуществлять контроль над деятельностью персонала, но при этом не вызывает сомнения, что продолжительные, нередко с элементом формальности цепочки негативно сказываются на уровне управленской эффективности.

Адекватно сформированная система позволит отслеживать стадии прохождения и исполнения, как бумажных, так и электронных документов, а также непосредственно осуществлять работу с электронной документацией. Внедрение электронной документации в систему делопроизводства позволяет обеспечить большую эффективность и скорость работы с 4 документами.

При использовании АС ДОУ появляется возможность активно внедрить современные управленческие системы для управления ресурсами учреждения. В рамках систем управления ресурсами, как правило, содержится только информация о бизнес-процессах непосредственно, а хранения документации в них не осуществляется, при этом на АС ДОУ можно возложить обязанность исполнения функции документационного контура управления, включая контроль над бизнес-процессами.

АС ДОУ формирует фундамент для того чтобы интегрировать все документационные технологии в совокупный механизм, в том числе инструменты сканирования и распознавания текстов приема, а также позволяет организовать единое информационное пространство, которое предоставит управленческому составу компании орудия для совместной работы со всей документацией компании: входящая и исходящая корреспонденция, внутренние организационные и распорядительные материалы, а также сопроводительную переписку.

• ⁴ Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

После того, как активное использование документов завершается, система отправляет их на архивное хранение или зафиксировать информацию об отправке их на уничтожение или сдачу в госархив