Анализ современного состояния электронного документооборота в органах исполнительной власти

АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Принятие управленческих решений - это основная функция каждого государственного учреждения. При этом данные для принятия решений, вся информация и сами решения представляются в виде документов. А объем технической работы с документами зачастую до такой степени велик, что иногда мешает основному содержанию деятельности.

Электронный документооборот является комплексом технологий, не только существенно упрощающих, но и значимым образом изменяющих работу органа власти. Поэтому автоматизация работы с документами имеет крайне важное значение для увеличения производительности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом [1].

Перед внедрением системы электронного документооборота необходимо взвешенно дать оценку готовности всех затрагиваемых органов государственной власти к совершенно новым технологиям. Внедрение электронного документооборота в органы государственной власти или местного самоуправления требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

• -    средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документообороту;

• -    средств связи между всеми рабочими местами;

• -    обязательной 100%-ной оснащенности персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;

• -    психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

• -    служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму;

• -    автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту.

Внедрение любой комплексной информационной системы требует, как установки оборудования и настройки ПО, так и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы - тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а порой и вообще самого факта внедрения системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, постепенно автоматизируя все области деятельности, а в дальнейшем объединяют их общей интеграционной системой [2].

Главной проблемой при переходе к электронному документообороту для государственных служащих является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без внедрения этой технологии не представляется возможным перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления. Абсолютного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется.

Проблемами, мешающими ускорению темпа развития электронного документооборота в органах власти, являются:

• 1)    Проблема формирования понятийной системы документооборота. Без единого подхода к определению ключевых понятий делопроизводства очень трудно говорить о решении задач внедрения технологий электронного документооборота.

• 2)    Несовершенство нормативно-правовой регламентации развития электронного документооборота.

Предоставляя общую оценку современному состоянию нормативной базы в сфере электронного документооборота, необходимо отметить рост в последние годы количества правовых актов в данной сфере, что свидетельствует о возрастающей роли государства в регулировании информационно-документационных отношений. В то же время прослеживается и отсутствие комплексного подхода в разработке правовых норм, несовершенство правового регулирования. Таким образом, в современное время основная проблема заключается в том, что электронный документооборот, организованный согласно законам бумажного, оказывается в действительности ещё менее эффективным, чем просто бумажным [4].

В целях решения вышеуказанных проблем необходимо исполнение следующих мероприятий:

• 1)    Законодательное фиксирование правил документирования и организации работы с электронными документами. В настоящее время разработан проект Федерального закона «Об электронном документообороте в органах исполнительной власти», однако его принятие затягивается.

• 2)    Поэтапное внедрение электронного документооборота, что обеспечит поэтапное решение возникающих проблем.

• 3)    Оптимизация традиционной технологии работы с документами в каждом конкретном органе власти (например, упрощение и рационализация таких процедур, как согласование, оформление резолюций и т.д.)

• 4)    Организация электронного документооборота подразумевает не только замену бумажных документов электронными, а также новые методы работы органов власти и их взаимодействия друг с другом.

В отличие от информационных систем предшествующих поколений современные решения отличаются стройностью своей архитектуры, перспективой реализации реальных процедур делопроизводства, удобством интерфейсов. Безусловно, в настоящее время органы власти находятся далеко не на завершающей стадии внедрения электронного документооборота. Конечно, предстоит решить еще многие проблемы организационного, нормативно-правого, а также технического характера. В целях их решения потребуются общие усилия документоведов, архивистов, экспертов по IT-технологиям, юристов. Тем не менее, очевиден тот факт, что в разрешении такой сложной системной проблемы, как эффективное управление документацией в информационном обществе, органами власти выбран правильный путь.