Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами

Автор: Салменкова М.В., Комаев А.В., Умнова А.А.

Журнал: Форум молодых ученых @forum-nauka

Статья в выпуске: 12-3 (28), 2018 года.

Бесплатный доступ

В статье рассматриваются особенности и сравнительные характеристики использования современных программных средств для создания и управления документами. Целью работы является анализ современных программ, которые используются в процессе создания и управления документами, а так же выделение наиболее привлекательных для документирования программных средств.

Документ, программа, программное обеспечение, программное средство, создание, управление

Короткий адрес: https://sciup.org/140281199

IDR: 140281199

Текст научной статьи Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами

Актуальность данной темы обуславливается тем, что организацию управления документационным обеспечением (в том числе созданием, форматированием, хранением и другого рода управлением потоков документов), невозможно представить без использования современных информационных технологий, а именно программных средств, способствующих ускорению оборачиваемости комплекса документов любой организации (компании, предприятия, учреждения), составлению правильных, безошибочно и стандартно оформленных любого вида отчётных документов (бухгалтерских, статистических, кадровых, справочно-сопроводительных, локальных актов и др.), а так же способствующих повышению производительности и качества труда всех работников, связанных с документированием, документооборотом и делопроизводством.

Под документом в данном случае стоит понимать материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде (например, взгляды А. А. Тхакохова1).

В узком смысле документ, по мнению З. Б. Мухамадиевой2, - это облечённый в письменную или электронную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.3

Когда речь идет о программных средствах для управления документами, то здесь важно дать определение понятию «электронный документ».

Борисенко О. Ю. даёт следующее определение данному термину. Электронный документ – это документ, зафиксированный на электронном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования4.

Под электронным носителем в данном случае стоит понимать любой материальный объект или среду, используемую человеком и способную достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесённую на него/неё информацию (в данном случае в виде документа)5. И наиболее распространённым электронным носителем в данном случае выступает пользовательский компьютер (ПК), в котором использование различных программных средств существенно облегчает любую работу с документами.

Программное средство при этом, представляет собой совокупность программных модулей, которые способны обеспечить автоматизацию выполнения операций с данными, представленными в формате той или иной информационной модели, в данном случае в форме электронного документа6.

Современный рынок программных средств, предназначенных для создания и управления документами весьма разнообразен. Так можно выделить более ста7 разновидностей программ, в той или иной степени способствующих ведению документационной деятельности.

Рассмотрим наиболее распространенные из них и сравним их основные характеристики в таблице 1.

Для объективного сравнения каждому имеющемуся критерию, характеризующему преимущество использования программного средства, поставим 1 балл. То из программных средств, которое наберет наибольшее количество баллов по результатам оценки, можно считать наиболее эффективным для использования в работе с документами.

Таблица 1Анализ сравнительных характеристик современных программных средств,

используемых в процессе создания и управления документами

Наименование	Microsoft Office 2018			Kingsoft Writer		Ashampoo Office		Libreoffice		Google Docs
Наименование	наличие		б.	наличие	б.	наличие	б.	наличие	б.	наличие	б.
Приложения в составе	Текст (word), таблица (excel), презентация (power point), почта, календарь, контакты, документы, логос		8	Текст, таблица, презентация, почта, документы	5	Текст, таблица, презентация, документы	4	Текст, таблица, презентация	3	Текст, таблица, презентация, почта, документы	5
Платформы	Компьютерные (Microsoft Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10), мобильные (Tizen 2.4+, Android 4.1+, iOS 9.0+)		7	Windows XP, Windows 7, Windows 8, Tizen 2.4+, Android 4.1+	5	Microsoft Windows XP, Windows 7, Windows 8, мобильные Tizen 2.4+, Android 4.1+, iOS 9.0+	6	Microsoft Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Android 4.1+	5	Microsoft Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Tizen 2.4+, Android 4.1+, iOS 9.0+	7
Корпоративные коммуникации		да	1	да	1	нет	0	нет	0	да	1
Хранение и обмен файлами и документами		да	1	да	1	да	1	да	1	да	1
Совместное редактирование в режиме реального времени		да	1	да	1	нет	0	нет	0	да	1
Работа офлайн		да	1	да	1	да	1	да	1	да	1
Облачное хранилище документов и файлов		да	1	да	1	да	1	да	1	да	1
Корпоративный мессенджер		да	1	да	1	нет	0	нет	0	да	1
Аудио- и видеосвязь		да	1	да	1	нет	0	нет	0	да	1
Управление почтовой системой		да	1	да	1	нет	0	нет	0	да	1
Управление учетными записями		да	1	да	1	да	1	да	1	да	1
Итого			24		19		14		12		21

Таким образом, анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами, позволил сделать вывод о том,

⁸ Разработано автором

что наиболее привлекательной с точки зрения многофункциональности является Microsoft Office 2018 (набравший наивысшую оценку - 24 б.), что в том числе объясняет преимущество использования данного программного средства большинством современных организаций. В целом важно отметить, что программы для ведения делопроизводства способны взять на себя множество функций работы с документами. Распределение подписей и печатей в необходимых местах, отправление бумаг по факсу, формирование реестра договоров, автоматизация заполнения стандартных бланков и многое другое, что позволяет значительно сэкономить время, расходующееся на стандартную бумажную работу.

Список литературы Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами

Борисенко О. Ю. О понятии «электронный документ» / О. Ю. Борисенко // Ухтинский государственный технический университет. - Ухта, № 3. - 2016. - С. 353 - 356
Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. - М., № 7. - 2015. - С. 355 - 357
Мухамадиева З. Б. Проблема информационной безопасности / З. Б. Мухамадиева // Молодой ученый. - М., № 7. - 2016. - С. 19 - 20
Носитель информации // Официальный сайт ВикипедиЯ: сайт. - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Носитель_информации (дата обращения: 30.11.2018)
Программы для документов // Официальный сайт soft.mydiv: сайт. - URL: https://soft.mydiv.net/win/collections/show-Programmy-dlya-dokumentov.html (дата обращения: 30.11.2018)
Салменкова М.В. Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования [Текст]: автореф. дис.. канд. пед, наук / М.В. Салменкова. - Краснодар: гос. ун-т, 2004.-24с.
Тхакохов А. А. Понятие документа, его информационное значение как вещественного доказательства / А. А. Тхакохов // Молодой ученый. - М., № 24. - 2015. - С. 787 - 789

Статья научная