Анализ типичных ошибок в расчетах с подотчетными лицами

Типичным нарушением при признании командировочных расходов, а, именно, расходов на проезд при приобретении авиабилетов и уплате сервисного сбора является неправомерное принятие к вычету НДС, выделенного в квитанции об оплате сервисного сбора и в чеке контрольно-кассовой техники.

Согласно нормам Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ), сумма НДС может быть принята к вычету без счета-фактуры или УПД только по расходам на проезд и проживание в командировке при условии выделения налога отдельной строкой в бланке строгой отчетности (п.7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ) [1]. Таким документом, например, является утвержденная Министерством транспорта России маршрутная квитанция электронного билета на самолет. Вычет входного налога правомерен только при условии, что командировка работника направлена на цели деятельности компании, то есть расходы соответствуют требованиям статья 252 НК РФ, признаются в расчете налога на прибыль организаций [2].

При приобретении авиабилетов сотрудник может оплачивать сервисные сборы за их оформление. Авторы обращают внимание на то, что данные расходы не относятся к командировочным расходам на проезд к месту командировки и обратно. Расходы подтверждают квитанция с онлайн-чеком, которые не дают право на вычет НДС из бюджета. Таким образом, например, если к авансовому отчету работника приложена квитанция на оплату сервисного сбора на сумму 500 рублей, в том числе НДС – 83,33 рубля, то бухгалтеру компании, применяющей общий режим налогообложения, следует отразить в учете следующие операции:

• -    Д-т 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «расходы на продажу» и др. К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 416,67 руб. - отражены расходы на приобретение авиабилета;

• —    Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К-т 71 - 83,33 руб. - отражен НДС, выделенный в квитанции;

• —    Д-т 91 «Прочие доходы и расходы» Кт 19 - 83,33 руб. - списан НДС на прочие расходы, не учитываемые при исчислении налога на прибыль организаций.

Напоминаем, что командировочные расходы признаются в бухгалтерском и налоговом учете по дате утверждения авансового отчета руководителем организации [3].

На практике в составе командировоч- обретение невозвратных билетов. В дан- ных расходов сотрудникам нередко возмещаются расходы по оплате автобусных билетов по городу в месте командировки. Как правило, сумма этих расходов признается организацией в бухгалтерском и налоговом учете в общем порядке [2]. Следует учитывать, что расходы на проезд в общественном транспорте (метро, автобусе и др.) в месте командировки не относятся к расходам на проезд к месту командировки.

При направлении работников в командировку работодатель в соответствии со статьей 168 ТК РФ обязан возмещать сотруднику «расходы по проезду, проживанию, а также иные расходы», произведенные с ведома работодателя, при этом, в действующем законодательстве отсутствует детализация «иных» расходов [4].

Для того, чтобы правомерно признать командировочные расходы сотрудников в расчете налога на прибыль организаций, списать данные суммы с подотчета работника, их перечень должен быть закреплен компанией или в отдельном локальном акте, например, в приказе (положении) по командировкам, или в трудовых или коллективном договоре с работниками [5]. Таким образом, если соответствующим нормативным актом в компании предусмотрено возмещение расходов работника на проезд в общественном транспорте (метро, автобусе и др.) во время служебной командировке, то расходы могут быть признаны при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, как «иные» командировочные расходы.

При отсутствии указанной нормы в документах компании расходы не должны учитываться при налогообложении прибыли, при возмещении работнику включаются в доход, облагаемый НДФЛ, и в базу по страховым взносам, включая взносы по травматизму.

Нередко встречаются на практики случаи возвратов авиабилетов по несостояв-шимся командировкам, в том числе при- ном случае, следует выяснить причину, по которой служебная поездка не состоялась в утвержденные руководителем сроки, например, перенос срока по просьбе контрагента компании и другие. Возможна ситуация, когда возврат одного билета и приобретение нового связан с тем, что работник опоздал на рейс по неуважительной причине. Нормативными документами подобная ситуация напрямую не регулируется. По общему правилу работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд в командировку (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках). Во избежание сложных кадровых ситуаций рекомендуем заранее подробно отражать такие случаи опозданий в локальных нормативных актах работодателя [6].

Если работник опоздал на поезд не по своей вине, покупая новый билет, он разумно и добросовестно действует в интересах работодателя. Поэтому рекомендуем возместить ему стоимость билета, если объективные причины опоздания, как и расходы на приобретение билета подтверждены соответствующими первичными документами.

Если в опоздании на самолет виноват сам сотрудник, то эта ситуация тождественна нарушению трудовой дисциплины. Из-за такого рода действий работника работодатель не должен нести дополнительные затраты в виде стоимости нового билета. В случае, если компания возместит работнику такие расходы, то стоимость этого билета не учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли. Возмещенная при этом сумма является доходом работника, облагаемым НДФЛ, включаемым в базу по страховым взносам, в том числе взносам по травматизму.

Авторы надеются, что материалы статьи помогут бухгалтерам компаний избежать ошибок при отражении операций, произведенных подотчетными лицами, в бухгалтерском и налоговом учете.