Анализ внутренних отношений организации

Одним из основных понятий в теории управления является организация. Каждая организация находится и функционирует в среде. Действия организаций возможны только в том случае, если среда допускает их осуществление.

Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Оптимальное взаимодействие организации и внутренней и внешней среды позволяет выстроить грамотный стратегический план развития предприятия [3].

Сегодня умение выделить и проанализировать взаимоотношения организации и внешние факторы, влияющие на ее деятельность, является залогом успеха фирмы. В связи с этим, считаем, что изучение внутренних отношений организации является одним из актуальнейших вопросов современного менеджмента.

Внутренние отношения – это внутренний потенциал организации, который воплощается в виде определенных технических, организационных и кадровых составляющих. Анализ внутренних отношений позволяет организации выявить слабые и сильные стороны своей деятельности.

Внутренние отношения возникают между элементами внутренней среды организации. Так, в сфере производства внутренние отношения складываются между темпами производства, объемом и структурой производственной линейки, также качеством товара и парк оборудования. В кадровом составе организации определяющими элементами становятся такие показатели, как квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников. В то же время в организационной работе управления важны организационная структура, методы управления, уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства, престиж и имидж предприятия. Маркетинг охватывает все процессы, связанные с планированием производства и реализацией продукции, такие как: производимые товары, доля рынка, каналы распределения и сбыта продукции, маркетинговый бюджет и его исполнение, маркетинговые планы и программы, стимулирование сбыта, реклама, ценообразование. Успешность производственно-хозяйственной деятельности предприятия определяется финансами. Немаловажным остается и такие элементы, как культура и имидж предприятия. Высокий имидж предприятия позволяет привлечь работников высокой квалификации, стимулировать потребителей к покупке.

Таким образом, внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени [2].

Эффект управленческой деятельности несут на себе особые элементы внутренней среды организации – внутренние переменные. Это ситуационные факторы внутри организации. Однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные внутренние переменные – это цели и задачи организации, технология работы и коллектив.

Навыки и профессиональная компетенция управленца проявляется в выстроенной структуре организации. Она отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, отношения между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми [1].

Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области.

Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность людей на каждом уровне.

Отметим, что именно от рабочего коллектива зависит то, чем является организация, поскольку работники и специалисты создают продукт и формируют культуру организации, ее внутренний климат, взаимодействуя друг с другом.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Управляющий организацией должен формировать свои кадры, устанавливать систему отношений между ними, включать их в созидательный процесс совместной работы, способствовать их развитию, обучению и продвижению по работе [6].

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации.

В связи с этим управление кадрами организации должно строиться таким образом, чтоб способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий.

Что же касается анализа отношений внутри организации, то грамотный менеджмент организации основывается на информационных срезах. Результаты этой документации в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация [5].

Так, кадровый срез внутренней среды организационных отношений охватывает такие процессы, как взаимодействие менеджеров и рабочих; наем сотрудников; обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками.

Так называемый внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентную. Последняя функция очень важна в современных условиях, т.к. предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации [6].

Результаты срезов и исследований внутри организации формируют для управленца систему организационной культуры, что равно стратегии развития организации. Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе организация должна уметь прогнозировать свои взлеты и падения и грамотно решать их за счет управления внутренними отношениями, в том числе отношениями между специалистами организации [4].

По нашему мнению, наиболее актуальный и современный метод анализа и изучения внутренних отношений организации - управленческое аудирование. В настоящее время эффективность систем управления коммерческих организаций является фактором, определяющим их целенаправленное развитие. В связи с этим все большую значимость будут приобретать вопросы оценки управленческих систем коммерческих организаций, что и составляет предмет управленческого аудита.

Управленческий аудит (или аудит систем управления) может выполняться как внутренними, так и внешними, т.е. независимыми, аудиторами. В последнем случае он является одним из видов консультационных услуг клиенту. Управленческий аудит преследует три цели:

• 1)    оценка эффективности систем управления организацией;

• 2)    выявление "узких мест" (т. е. различного рода рисков или недостатков, чреватых негативными последствиями для организации, например, внутрифирменных рисков организационной структуры системы сбыта) в системах управления и определение (разработка)

предотвращающих или минимизирующих их механизмов внутреннего контроля;

• 3)    внесение рекомендаций, касающихся совершенствования систем управления.

Основная задача обобщения результатов деятельности структурной единицы и ее внутренних подразделений - это оценка выполнения принятых планов и обязательств.

Грамотно проведенный управленческий аудит организации позволяет своевременно выявлять и идентифицировать различного рода риски в сфере управления производством и сбытом (в том числе ошибки и злоупотребления персонала), а также разрабатывать мероприятия по предотвращению их возникновения.

Таким образом, главное в анализе внутренних отношений организации не только знание и понимание своей внутренней среды, но и определение решительных мер по преодолению проблем организации во многом благодаря оптимальному управлению кадровым составом организации. Менеджер должен уметь анализировать все факторы внутренней среды в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.