Аутсорсинг бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях

В современном мире очень трудно адаптироваться и оставаться конкурентоспособным не только коммерческим организациям, но и бюджетным учреждениям. Бюджетной системе страны для ее стремительного и эффективного развития необходимо внедрять новые разнообразные методы управления и организации работы. Наиболее действенным инструментом в данном случае может выступить применение коммерческого партнерства – аутсорсинг.

Аутсорсинг является в настоящее время одной из основных тенденций развития экономики в целом. Также применение аутсорсинга выполняет роль инструмента в разделении труда.

Аутсорсинг – (от англ. outsoursing, привлечение сторонних ресурсов), передача выполнения части функций по управлению организацией или по поставке решений и услуг (разработка и построение информационных систем, продвижение товара, бухгалтерский учет, хозяйственное обслуживание), а также каких-либо определенных работ внешней организации, сторонним исполнителям-специалистам [5], [6], [8].

На сегодняшний день бюджетные учреждения все чаще отдают предпочтение передачи аутсорсерам не только таких работ, как: уборка помещений, охрана, техническое обслуживание, питание, но и прибегают к передаче более ответственных функций в сфере финансово-хозяйственной деятельности (ведение налогового, бухгалтерского учета и т.д.).

Все же передача бухгалтерского учета на аутсорсинг бюджетными, автономными и казенными учреждениями встречается не так часто, как у коммерческих организаций, что связано с наличием отличительных особенностей, таких как:

• -    контроль исполнения сметы расходов;

• -    организация учета в разрезе статей бюджетной классификации;

• -    строгое соответствие учета требованиям нормативных документов и специальных инструкций по ведению бухгалтерского учета.

Взглянув на план счетов бюджетного учета, введенного Приказом Минфина Российской Федерации от 01.12.2010 г. № 157н (ред. от 31.03.2018) «Об утверждении Единого плана счетов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», можно сделать однозначный вывод о специфической структуре бюджетного учета. Такой детализированный аналитический учет не наблюдается в бухгалтерском учете коммерческих организаций [3].

Помимо ведения самого учета на бюджетные организации возлагается обязанность предоставления подробной бюджетной отчетности по использованию средств. Эта необходимость возникает в связи с тем, что такие бюджетные организации, как казенные учреждения функционируют полностью за счет средств местного или федерального бюджета, являясь непосредственно участниками бюджетного процесса [8].

Полная и достоверная бюджетная отчетность включает в себя, согласно БК РФ от 31.07.1998 № 145 – ФЗ (ред. от 03.08.2018, с изм. от 11.10.2018) ст. 246.1 «Основы бюджетного учета и бюджетной отчетности»:

• -    Отчет об исполнении бюджета;

• -    Баланс исполнения бюджета;

• -    Отчет о финансовых результатах деятельности;

• -   Отчет о движении денежных средств;

• -    Пояснительная записка [1].

07.03.2018), данный перечень отчетности не является полным, т.к. каждое бюджетное учреждение дополнительно разрабатывает собственный список необходимой отчетности помимо ранее перечисленных [4].

Согласно Приказу Минфина РФ от 28.12.2010 №191н (ред. от

В связи с данными особенностями возникает необходимость наличия высококвалифицированных специалистов, которые способны корректно вести учет в бюджетных учреждениях.

Общепринятые формы организации учетного процесса в бюджетных организациях – это штатная или централизованная бухгалтерия. Однако их применение не всегда достаточно эффективны и сопровождаются рисками, как для руководителя, так и в целом для организации. В свою очередь аутсорсинг, как форма организации учетного процесса, имеет ряд преимуществ. Он позволяет:

• -    повысить качество ведения бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской отчетности;

• -    уменьшить трудовые, материальные и финансовые затраты бюджетного учреждения;

• -    оптимизировать численность непрофильного персонала.

Передача бухгалтерского учета бюджетного учреждения на аутсорсинг возможна на основании положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Согласно данному документу руководителю государственного учреждения предоставляется право заключить договор с независимой специализированной организацией, которая примет на себя выполнение функций по ведению бухгалтерского учета [2], [9].

На практике применяется (при аутсорсинге учетных функций бюджетных учреждений) дистанционное обслуживание. При этом на территории учреждения устанавливается автоматизированное рабочее место, которое предназначено для ответственного лица со стороны государственного учреждения. Им осуществляется прием к расчету первичных документов, а в свою очередь с органами контроля и органами власти взаимодействует аутсорсинг-провайдер.

Однако представитель аутсорсинговой компании может оказывать свои услуги учета непосредственно присутствуя в бюджетном учреждении.

Стоит отметить, что при периодических плановых и внеплановых проверках учреждений, при передаче функций учета на аутсорсинг, представитель аутсорсинговой компании обязан присутствовать при проверке, предоставляя всю необходимую информацию и документацию, и в случае нарушений, выписанные штрафы им полностью компенсируются. Когда как, при штатной бухгалтерии, учреждение не застраховано от штрафных санкций, а значит учреждение все риски покрывает самостоятельно.

Каждая аутсорсинговая компания дорожит своей репутацией и заинтересована в высоких результатах при выполнении своих обязанностей. Поэтому специализированные компании при принятии на себя функций учета бюджетного учреждения осуществляют комплексный подход к выполнению непрофильных функций бюджетных учреждений; несет финансовую ответственность, а также предоставляют высокого уровня методологическое и техническое обеспечение с минимальными издержками, т.к. предполагается оплата непосредственно за выполненную работу.

Несмотря на очевидные преимущества передачи функций учета на аутсорсинг, у бюджетных учреждений данный способ вызывает опасения. Это связано в первую очередь с тем, что сторонняя организация не имеет полного представления работы организации и её специфике. Также обслуживающая компания недостаточно оперативно может обрабатывать документацию при необходимости, а также есть риски несвоевременного оказания услуг.

Но ведь совсем не обязательно передавать полностью все функции по ведению бухгалтерского учета на аутсорсинг, есть возможность передачи только их части. Причем можно передать те участки, на которых возникает большие затруднения. В таком случае, в штате государственного учреждения остается главный бухгалтер и штатные работники, если это необходимо.

Для того, чтобы при выборе ведения бюджетного учета с помощью аутсорсинговых компаний избежать неудобств, необходимо выбирать зарекомендовавшие себя организации для передачи важнейшего блока функций бюджетного учреждения. А также при заключении договора необходимо четко прописать все права и обязанности сторон, особенно уделив внимание графику взаимодействия между сторонами.

Таким образом, бухгалтерскому учету в организациях выделяется особое место, и от выбранного способа его ведения зависит качество управления организацией. Учет бюджетных учреждений имеет сложную структуру, а в отличии от коммерческого бухгалтерского учета является громоздким, из-за детализированного аналитического учета. Поэтому для улучшения качества выполнения функций учета, а также обеспечения его четкого исполнения, возникает необходимость передачи данных функций специализированным сторонним организациям, на так называемый аутсорсинг. Бюджетные учреждения и аутсорсинговые компании заинтересованы во взаимном сотрудничестве: аутсорсинговые компании имеют интерес привлечь к себе новых клиентов, а бюджетные учреждения – получить качественные услуги.