Автоматизации деятельности предприятия при помощи новых информационных технологий

Автоматизация управления организацией представляет собой одну из подзадач проектирования общекорпоративной информационной системы. Для единого осознания понятия «автоматизация управления» нужно уяснить, какие функциональные модули внедрены в управление организацией. В общей ситуации оно состоит из модуля учета, модуля бюджетирования и казначейство. Эффективная автоматизация деятельности организации, которая позволяет реально приобрести возврат инвестиций в информационные технологии, должна быть спроектирована по сквозному, непрерывному принципу [3, с. 68–69].

Наиболее встречающимся диагнозом, который назначается руководством организации при возникновении тех или других проблем управленческого характера, является неэффективная организация структуры управления. Классически в организациях реального сектора экономики стихийно складывается, а чаще намеренно вводятся линейно-функциональная структура и соответствующая ей система управления, которая характеризует управление по функциональным подразделениям (иногда говорят – «управленческим колодцам») [2, с. 250].

Поиск, сбор и анализ информации о внешней среде является одним из важнейших условий выживания в конкурентной борьбе для любой организации. Она необходима ей для удовлетворения как институциональных, так и экономических потребностей, что является необходимым условием автоматизации предприятия [4, с. 138].

Любая компания осуществляет деятельность в соответствии с внутренними правилами. Эффективное функционирование бизнеса, возможность получения от бизнеса максимальной отдачи зависит от того, насколько эффективно работает каждый субъект, занятый в нем, т. е. от совершенства сложившихся бизнес-процессов и от степени соответствия «электронного» бизнес-процесса реально существующему. При проведении автоматизации или обсуждении вопроса о необходимости ее проведения любое предприятие должно стремиться к достижению следующих целей: сокращению трудозатрат на выполнение прежнего объема работ; исключению повторяющихся процедур или участков бизнес-процесса; автоматизации средств контроля, отчетности и анализа; повышению «прозрачности» бизнес-процесса внутри компании; соответствию нормам законодательства; сбору, накоплению и учету коммерческой информации, а также повышению эффективности предприятия. Вывод: целью автоматизации является повышение эффективности предприятия с целью извлечения большей прибыли [5, с. 88].

Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать автоматизацию предприятия, закрепленную в положениях, с возможностью осуществления оперативных изменений, связанных с трансформацией принципов, методики и техники финансового планирования и учета. Все составляющие модели автоматизации предприятия должны обладать вариативной гибкостью. Программный продукт должен соответствовать требованиям пользователей по содержанию и форме документов, с которыми им приходится работать [3, с. 74].

Еще одно средство представляет программа лояльности. Программой лояльности является эффективный маркетинговый механизм, который используется для повышения ценности имеющихся клиентов организации на протяжении всего их жизненного цикла при помощи формирования долгосрочных интерактивных отношений с ними. Для осуществления клиентоориентированного подхода в границах программ лояльности нужно присутствие соответствующей инфраструктуры [1].

Риски понести неэффективные затраты при вводе автоматизированной системы управления наталкивают многие организации на попытки (и часто небезуспешные) исполнить автоматизацию подручными средствами. В этой роли чаще всего выступает Microsoft Access или Microsoft Excel. Если есть желание сформировать при помощи Microsoft Excel полноценную (что означает решающую все нужные вам вопросы) систему бюджетного управления, значит, данная система должна функционировать как минимум не хуже специализированного продукта. Для формирования распределенного доступа Microsoft Excel предлагает определенные механизмы совместной деятельности. В особенности Microsoft Excel входит то, что он гораздо удобнее для переработки информации, содержащейся в одной книге, а лучше на одном листе, а данное обстоятельство приводит к формированию достаточно большого числа книг, не говоря уже о том, что в них может находиться больше одного листа с данными [2, с. 250–251].

Самым последним средством автоматизации деятельности организации представляется ввод в эксплуатацию прикладного экономического программного обеспечения. Соблюдение всех этапов процесса дает возможность до начала работ проанализировать квалификацию поставщика программного продукта и защитить организацию от лишних расходов. Следовательно, процесс ввода в эксплуатацию программного обеспечения включает в себя несколько этапов: экспресс-обследование, подбор программного обеспечения, внедрение программного обеспечения, обучение персонала, сопровождение программного обеспечения и анализ результата внедрения программного обеспечения. Все это устремляет к наиболее эффективному автоматизированию деятельности в организации [5, с. 93].

Процессы ввода в эксплуатацию системы автоматизированного производства предусматривают ее адаптацию, обучение персонала, ввод исходных массивов сведений, опытную эксплуатацию, ликвидацию выявленных недочетов и, в конце концов, промышленное применение с обязательным послепродажным обслуживанием [1].

Итогом проведения работ является наглядное и однотипное мнение, как со стороны организации заказчика, так и со стороны исполнителя о следующих факторах: причинах автоматизации; преимуществах, полученных заказчиком от автоматизации; выбранных подходах и программном обеспечении; этапах внедрения, итоге на каждом этапе; сроках внедрения; параметрах оценки результата внедрения [5, с. 88–89]. Заложенные в проект мысли дают возможность идентифицировать большинство клиентов, отделять самых прибыльных из них, выстраивать персональные отношения с потребителями, увеличивая лояльность, сумму среднего чека и набор приобретаемых товаров и услуг, а также лучше познавать привычки и потребности покупателей [1].

В итоговом результате процесс адаптации и привыкания работников к условиям автоматизации не так долго длится. Как правило, он продолжается два-три месяца, а затем возникают новые точки зрения: «Как же мы ранее без данной системы действовали?»