Автоматизации учета ремонта компьютеров и оргтехники в УФПС брянской области АО «Почта России» Трубчевский почтамт

В наше время большинство компаний используют компьютерные технологии в том или ином виде. Персональный компьютер состоит из разнообразных комплектующих устройств и элементов. При увеличении количества рабочих мест и персональных компьютеров на предприятиях возникает задача автоматизации распределения, отслеживания и обновления вычислительной техники. Для наиболее эффективного использования этих ресурсов необходимо проводить обновление и техническое обслуживание составляющих. Также должен вестись их учет с целью избежать потери и всегда иметь актуальную информацию о количестве и качестве оборудования. Актуальность задачи информатизации и автоматизации учета и распределения вычислительной техники возрастает вместе с ростом парка компьютеров и другого офисного оборудования. У отделов информационно-технологического обеспечения возникает огромная необходимость быть в курсе, где и какая единица техники находится, без труда отслеживать и вносить изменения в ее конфигурацию [3].

«Почта России» – федеральный почтовый оператор, входит в перечень стратегических предприятий РФ. Данная организация включает в себя 42 тысячи отделений по всей стране, в которых трудятся около 350 тысяч почтовых работников.

Ежегодно «Почта России» принимает около 2,5 миллиардов писем и счетов и обрабатывает более 365 миллионов посылок. Предприятие обслуживает около 12 миллионов подписчиков в России, которым доставляется около 600 миллионов экземпляров печатных изданий в год. Ежегодный объем транзакций, которые проходят через данную организацию, составляет около 3,2 триллиона рублей.

Ремонт основных ресурсов считается процессом частичного восстановления элементов, нацеленным на поддержку их в нужном состоянии. Отсюда следует, что нет единого программного продукта, объединяющего учет ремонта и модернизации компьютеров, который необходим руководству почтового отделения ФГУП «Почта России» г. Трубчевск для эффективного управления этим процессом.

Анализ автоматизированного бухгалтерского учета и состояние учета ремонта и модернизации компьютеров почтового отделения ФГУП «Почта России» показал, что данный участок учета слабо автоматизирован. Техническая документация, составляемая для объектов компьютеров поступающих в организацию, ведется вручную, процесс этот трудоемкий. Основные средства учитываются в течение длительного времени, соответственно оформление документов по объектам связано с дополнительными затратами рабочего времени специалистов. В связи с этим

Рисунок 1 . Диаграмма декомпозиции

возникла необходимость в автоматизации основных процессов, связанных с учетом ремонта и модернизации компьютеров [5].

В информационной базе данных программы «1С: Бухгалтерия», которая используется в настоящее время в почтовом отделении ФГУП «Почта России» г. Трубчевск для автоматизации различных участков бухгалтерского учета учет ремонта и модернизации компьютеров ведется на уровне всех услуг организации. Это означает, что все объекты занесены в справочник «Услуги». Но для эффективного управления этого недостаточно. Необходимо также отметить, что в действующей информационной базе данных допущен ряд ошибок при вводе сведений об объектах вычислительной техники (это, прежде всего, ка-

Рисунок 2. Схема данных

Рисунок 3. Главная форма в Visual Basic

Рисунок 4. Форма «Ремонт компьютеров»

Рисунок 5. Форма «Отделы и сотрудники»

сается их названий). Важным аспектом является и то, что стандартная конфигурация программы «1С: Бухгалтерия» не предусматривает ведения учета ремонта и модернизации компьютеров в разрезе организации их ремонта, что в свою очередь затрудняет процесс оперативного получения информации, которая необходима, например, при составлении отчета. Существующая система учета не гарантирует наличия непротиворечивости данных, то есть повторяющихся сведений [1].

Таким образом, существующая система учета, а точнее ее программная составляющая, не отвечает современным требованиям. Поэтому предлагается создать информационную систему, что обеспечит оперативность и удобство получения необходимой информации, хранение электронных документов с возможностью вывода их содержимого на печать и т.п.

Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель. Далее диаграмма декомпозируется (рис. 1). Взаимодействие данных процессов позволит пользователю редактировать и/или посмотреть информацию или отказать в доступе. Входной информацией для системы явля- ются: информация о компьютерной технике, сведения о поставщиках, заявки на ремонт компьютеров, заявки на модернизацию компьютеров. К управляющей информации относится технический специалист. В качестве выходных данных формируются различные отчеты.

На основании данной диаграммы была проведена разработка модели данных, выделены сущности, определен перечень атрибутов, ключевые поля и установлены связи между сущностями. В основе данной системы лежит база данных, содержащая все необходимые данные о компьютерной техники, имеющейся на предприятии, сотрудниках и заявках на ремонт. Все данные хранятся в отдельных таблицах. Для работы с таблицами и ввода данных разработаны формы [4].

После создания всех основных элементов была разработана главная форма для работы с базой данных. Данная форма была создана с использованием программного продукта Visual Basic (рисунок 3).

Помимо главной формы были разработаны формы «Ремонт компьютеров» и «Отделы и сотрудники».

Для формирования выходных документов были созданы три запроса:

• -    запрос о заявках на ремонт техники, отражающий перечень заявок на ремонт компьютеров и оргтехники и результаты их выполнения за определенный период времени,

  
  
  

• -    запрос о выполнении заявок по сотруднику, отражающий информацию о выполненных заявках на ремонт компьютеров и оргтехники по конкретному сотруднику за определенный период. Также данных запрос рассчитывает фактическое время выполнения сотрудником заявки,

• -    запрос о поломках компьютеров, отражающий информацию о произведенных ремонтных работах компьютера по его серийному номеру.

Результаты проведенного исследования свидетельствуют, что автоматизация учета заявок на обслуживание вычислительной техники является важнейшим средством повышения эффективности работы отдела информационных технологий, повышения производительности труда, экономии трудовых и материальных ресурсов.