Автоматизация бизнес-процессов с помощью информационной среды Workflow

Процессно ориентированная структура дает руководству надежный управленческий меха- низм для реального контроля над технологическими процессами в банке. Автоматизации подвергаются бизнес-процессы в целом, а не отдельные функции сотрудников. Сотрудники получают задания от системы в соответствии с описаниями процессов вместе с инструментами и данными, необходимыми для исполнения задания. Также среда берет на себя контроль над выполнением заданий сотрудников, оповещая руководство о несвоевременном исполнении. Если это предусмотрено описанием, система, в качестве крайней меры, может выполнить задание за сотрудника.

Среда Workflow содержит формальные описания процессов и поддерживает их выполнение. Количество степеней свободы по нарушению процесса сотрудником (или группой сотрудников) резко сокращается. Это особенно актуально для процессов, поддержку которых осуществляют несколько подразделений. При появлении любого внештатного вмешательства в бизнес-процесс среда Workflow автоматически уведомит соответствующего сотрудника о том, что это произошло, указав при этом на: экземпляр процесса, который был нарушен; пользователя, который нарушил процесс; экземпляр бизнес-объекта, внештатное изменение которого привело к нарушению процесса.

Поскольку среда Workflow - событийная среда, это означает, что бизнес-процессы могут стартовать не только по инициативе пользователя, но и по возникновению какого-либо события. Среди них различаются: события среды, бизнес-приложений, временные, технические (или служебные). Обработка и реакция на события могут быть настроены таким образом, что довольно большое количество функций сотрудников будет брать на себя система.

Понятие Workflow

После проведения оптимизации бизнес-про-цессов возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации. Имеет смысл внедрять системы автоматизации бизнес-процессов только после предварительной оптимизации, чтобы избежать затрат на автоматизацию неэффективных процессов.

Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели.

Фактически Workflow является синонимом термина «бизнес-процесс», только применяется чаще в отношении систем автоматизации бизнес-процессов. После проведения описания и оптимизации бизнес-процессов следующим шагом будет процессная автоматизация. Для того чтобы выстроенные процессы стали работать, необходимо средство для автоматической координации деятельности исполнителей - это и есть системы Workflow. В отличие от рассматривавшихся ранее систем проектирования и оптимизации бизнес-процессов (бизнес-моделирования), системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности, то есть позволяют документам автоматически проходить заданные марш- руты и получать отчеты как по содержанию документов, так и по процессу

Кроме Workflow существуют еще технологии Groupware и системы управления документами (СУД). Необходимо понимать, что это не одно и то же.

СУД - это самое узкое из приведенных понятий, которое подразумевает управление только документами, а это еще не все процессы компании. Основное отличие СУД от Workflow - в большей ориентированности на документ. Практически все СУД содержат большое количество функций для работы с документами, которые есть далеко не во всех системах Workflow . Например, поиск документа по ключевым словам. В системах Workflow документ является лишь одним из объектов в процессе. Существуют системы Workflow , обладающие полным функционалом систем управления документооборотом. Одной из характерных черт систем автоматизации Workflow является графический построитель процессов.

Под Groupware понимают системы организации групповой работы. Это более широкое понятие, чем Workflow . Системы Groupware могут включать в себя Workflow как составную часть. При этом термин Groupware - наименее определенная категория, и такие системы могут включать различный функционал, в общем отражающий организацию групповой работы.

Workflow , ориентированная на информацию и автоматизацию, имеет свою специфическую терминологию. Одним из понятий является объект. Это информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо). Объектом может быть любой ресурс, используемый в процессе.

Также целесообразно заметить, что электронный документооборот отличается по форме и существу от своего предшественника - производственного документооборота, а его назначение остается тем же самым - упрощение и ускорение бизнес-процессов. Вообще говоря, все программное обеспечение документооборота служит для достижения одних и тех же целей – создания маршрутов, ролей и правил .

Маршруты . При определении бизнес-про-цесса (такого, например, как создание нового документа) бизнес-процесс рассматривается, в первую очередь, в терминах маршрута. Какие члены отдела вовлечены в этот процесс? В каком порядке они принимают в нем участие?

Роли. Если маршрут можно рассматривать как реальных участников процесса, то программы для документооборота идентифицируют роли, исполняемые на конкретных этапах процесса. Напри- мер, сотрудники организации подготавливают некий документ: он следует по маршруту от автора к начальнику отдела, бухгалтеру, генеральному директору и, наконец, назад – к автору.

Правила . Продукты для документооборота должны реализовывать правила автоматизации бизнес-процессов. Исходящий документ (под грифом «Строго конфиденциально»), к примеру, визируется только генеральным директором, поэтому система документооборота должна знать, куда перенаправить запросы такого рода.

Заключение

Основное количество внедрений систем класса Workflow в России сосредоточено сегодня только вокруг задачи управления документооборотом. Нисколько не отрицая важности и актуальности этой задачи, нужно обратить внимание на то, что возможности технологии Workflow существенно шире: она позволяет сделать бизнес более эффективным и, соответственно, эффект от внедрения может быть существенно более значимым.

С точки зрения организации бизнес-системы основной задачей технологии Workflow является отделение правил выполнения бизнес-процессов от прикладных систем и систем управления базами данных, что обеспечивает принципиально большую гибкость и адаптируемость информационной системы. Иными словами, технология Workflow предоставляет возможность оперативной модификации правил выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения и/или изменения структуры корпоративной базы данных.

Другим важным направлением использования технологии Workflow служит интеграция различных приложений и данных вокруг бизнес-процесса. В этом отношении Workflow можно рассматривать как определенный шаг в развитии архитектуры открытых систем. Стандарты, разработанные WfMC, подтверждают эффективность и результативность усилий, нацеленных на развитие этого направления.

Эффективная реализация бизнес-процессов – мечта любого предприятия, и для ее достижения разработаны методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информационные технологии поддержки.

Бизнес-процесс представляет собой набор взаимосвязанных бизнес-процедур (функций или действий, формирующих результат, имеющий ценность для потребителя), в результате которых производится определенная группа продуктов и услуг. Все бизнес-процессы существуют для выполнения функций предприятия и должны соответствовать установленной на нем иерархии целей.

Технология Workflow занимает в этом ряду далеко не последнее место – большинство аналитиков рассматривают ее как важнейшую составляющую современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективную технологию управления бизнес-процессами.