Автоматизация потоков информации и документооборота в отделе складского учета на предприятии

Правильное использование возможностей складской логистики позволит разработать оптимальные решения по организации и автоматизации управления складом.

Среди задач, которые решаются логистикой, управление складом является одной из основных; организация и автоматизация работы склада предполагают поиск и внедрение инновационных решений в сфере регулирования и, как следствие, повышение производительности работы предприятия в целом.

Поэтому на сегодняшний день автоматизация контроля за складами является необходимой мерой для большинства торговых компаний и предприятий других сфер деятельности; хорошая система логистики и управления складами должна быть спроектирована так, чтобы обеспечить внедрение необходимых изменений в работе за минимальное время; кроме того, автоматизированная система логистики и контроля позволит существенно снизить риск потери товара на складах, что особенно важно для организаций, специализирующихся на оптовых поставках.

Постановка задачи автоматизацииОбщие сведения:

Наименование системы: «Sклад».

Наименование заказчика: «ООО Благовест».

Общая схема устройства и функционирования ИС «Складской учет»:

В разрабатываемой ИС будут выполняться следующие функции:

• •    Ввод, изменение и хранение данных о товаре, находящихся на сладе.

• •    Ввод, изменение и хранение данных об отгрузках

• •    Ввод, изменение и хранение  данных  о комплектующих

находящихся на сладе.

• •    Интеграция с бухгалтерией,  отделом  продаж, отделом

производства.

• •    Возможность составление заявки для восполнения запасов.

• •    Отображение для всех содействующих отделов предприятия расположение товаров (место/ячейка).

• •    Разграничение прав доступа, секретарь может видеть информацию, но не может ее править.

• •    Возможность формирование отчетности по заявке руководства.

• •    Помогает распределить брак.

Характеристика автоматизации

Объектом автоматизации являются отдел складского учета. После внедрения разрабатываемой системы у работников склада значительно уменьшиться время, затрачиваемое на организацию товаров на складе, ведение журнала о приходе и уходе товара, не нужно будет затрачивать время на донесения информации о закупке комплектующих или заявки на производство и конечно же уменьшиться время на поиск товара. А также облегчится проведение отчетности перед руководством, автоматизация поможет грамотно назначать задачи между персоналом.

Цели создания системы

Система предназначена для решения нижеприведенных задач:

• 1)    Предоставление персоналу информационных материалов о совершенных процессах на складе

• 2)    Организация взаимодействия персонала для качественной и слаженной работы.

• 3)    Устранение профицита и дефицита товаров

• 4)    Слежение за процессами связанными с комплектующими и т.д.

Виды автоматизируемой деятельности

Система предназначена для автоматизации процессов управления складским учетом. К видам автоматизируемой деятельности относятся:

• 1)    Процессы получения, обработки и предоставления информации с помощью ИС.

• 2)    Технические и организационные мероприятия, основанные на ИС Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

• •     осуществление контроля над учетом склада;

• •     добавление сведений о товаре;

• •     заключение договоров с поставщиками;

• •     выполнение операций по запросам на производстве;

• •     проверка отгрузок и поставок.

В ИС должны быть реализованы следующие функциональные подсистемы:

• •     Подсистема по работе с товаром;

• •     Подсистема по работе с отчетностью;

• •     Подсистема по работе с интеграцией программы между

• •     отделами;

• •     Подсистема сбора, обработки, загрузки и хранения.

Требования к способам и средствам информационного обмена между компонентами системы.

• •    В качестве протокола взаимодействия между компонентами

системы на транспортно-сетевом уровне необходимо использовать протокол TCP/IP.

• •    Для организации информационного обмена между компонентами

• •    Системы должны использоваться специальные протоколы прикладного уровня, такие как: HTTP и его расширение HTTPS,

• •    Для организации доступа пользователей к отчетности должен

• •    использоваться протокол презентационного уровня HTTP и его расширение HTTPS.

Рассмотрим в таблице 1 основные виды документов, а также некоторые их шаблоны, которые так или иначе контактируют с отделом складского учета, а также необходимы для оформления процедур по приему, хранению и сбыту товаров на складе. Документальное оформление каждой операции необходимо в первую очередь для предупреждения ошибок, нарушений персонала.

Таблица 1

Должность сотрудника	Название входящего документа	Период-ть получения	Действия с документом	Название исх-го документа	Способ подготовки	Адресат
Зав. складом	Счет-фактура	Согласно договора	Подписание, архивирован ие, принятие в 1С	Подписанная накладная	Распечатка из 1С в 2 экземплярах	Зав. склада
Бухгалтер	Счет-фактура	Согласно договора	Подписание, архивирован ие, принятие в 1С	Подписанная накладная	Распечатка из 1С в 2 экземплярах	Бухгалтерия
Менеджер	Заказ-наряд	Согласно договора	Подписание	Письмо-запрос контрагенту	Распечатка из 1С в 2 экземплярах	Контрагент
Менеджер, бухгалтер	Объяснит-ая	При необходимос ти	Архивирован ие	-	В свободной форме с подписью составителя	Ген. директор
Менеджер	Договор	Периодично	Заполнение, Архивирован ие	-	По шаблону	Контрагент
Бухгалтер	Платежка	Согласно договора	Заполнение, подписание		Exсel	Специалист расчетного отдела
Начальник складского отдела	Журнал учета товаров	По факту	Подписание	-	В свободной форме	Бухгалтерия
Менеджер	Счет на оплату	Согласно договора	Подписание	-	-	Бухгалтерия
Бухгалтер	Товарная накладная	Согласно договора	Подписание		По шаблону	Заведующий складом
Заведующи й складом, фасовщик, тестировщи к	Тех. задание	При необходимос ти	Подписание, архивирован ие	Служебная записка	В свободной форме с подписью составителя	Менеджер производстве нного отела

Рисунок 1 Товарная накладная

Рисунок 2 Счет-фактура

Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг.

Рассмотрим документооборот и потоки информации внутри организационной структуры предприятия на рисунке 3, где синим цветом обозначено иерархическое подчинение, красным потоки информации документооборота внутри склада, а зеленым изображаем внешние для склада потоки. Это важно для того, чтобы наша автоматизированная информационная система склада вписывалась в информационную среду предприятия и взаимодействие с информационными системами разных отделов происходило автоматически.

Рисунок 3 Документооборот и потоки информации

К примеру, опишем движение документооборота на складе. В отделе продаж формируется заявка от клиента, затем заявка переходит в форму договора, обговариваются дальнейшие условия после того, как договор составлен и подписан, он попадает в отдел складского учета. На основании некоторых документов, в том числе договора и товарной накладной происходит заполнение и сверка с журналом учета товаров.

В случае возникновения отклонений (брак товара, его отсутствие) формируется тех. задание в производственный отдел, в ином случае отдел складского учета формирует счет-фактуру затем отгружает товар клиенту.

Заключение

На предприятии ООО «Благовест» как такового программного продукта для складского учета нет. Наличие и отгрузка товара ведутся в журнале учета. Это очень усложняет работу персоналу склада, т.к. нет информационной связи с отделом бухгалтерии, а также часто возникают ошибки, при отгрузке товара. Например, в журнале учета написано, что товар есть в наличии, а на самом деле товар уже был отгружен. Информационная система складского учета поможет исправить данные проблемы, а также наладит работу производства, исключая перепроизводство или дефицит товара. Так же автоматизация позволит систематизировать хранение товара, выделять место, для дальнейшего удобного хранения. Несмотря на то, что склад у данного предприятия не велик, это значительно облегчит работу персонала и поможет отделять бракованный товар для отправки его обратно на производство