Автоматизация процесса бюджетирования

Статья посвящена выявлению и детализированному рассмотрению проблем становления бюджета, а также возможным вариантам решения этих проблем.

Бюджет – это сбалансированный и согласованный краткосрочный план. План основной, инвестиционной и финансовой деятельности компании, который содержит её плановые показатели на ближайшую перспективу. Бюджетирование – это процесс согласованного планирования и управления деятельностью организации с помощью показателей, которые позволяют выявить вклад каждого подразделения, а так же каждого менеджера в достижение целей.

Как мы знаем, полноценное и качественное функционирование системы бюджетного планирования очень близко связанно с оптимизацией информационных потоков в компании. В следствии этого, с автоматизацией финансово-хозяйственной деятельности этой системы на базе использования современных информационных технологий.

В наибольшем количестве компаний в наше время основным периодом планирования и учета является один месяц. Впрочем, условия хозяйствования сегодня диктуют необходимость получения значительно более оперативной информации, которая в свою очередь позволит принимать своевременные, точные и взвешенные решения по оптимизации финансовых, а также материальных потоков.

Для того чтобы осуществлять контроль выполнение плана, проверять затраты и сводить баланс каждый день, компании необходим принципиально новый уровень автоматизации учета и планирования. Автоматизированный сбор аналитической информации поможет избежать ошибок, искажений и злоупотреблений.

В системе бюджетного планирования нужно решать возникшую задачу автоматизации в масштабе всей компании целиком, а не отдельных служб. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам ответственности очень велика. Очень тяжело обрабатывать все данные вручную. Для экономистов складов, филиалов, цехов, магазинов работа в системе бюджетного планирования – это большая дополнительная нагрузка, даже если сбор фактической и плановой информации проводится один раз в месяц. Так, если принять решение о сборе информации один раз в неделю, то подразделения не успеют уложиться в срок: обработать и представить всю информацию в планово-экономическую службу, которая, в свою очередь, несвоевременно предоставит сводку данные по компании. Поэтому работу в системе бюджетного планирования, также, как и в системе бухгалтерского планирования, целесообразно систематизировать.

При составлении бюджета в большинстве случаев возникают следующие проблемы:

• 1)    Процесс бюджетирования занимает слишком большой период времени.

• 2)    Достаточно большое количество современных систем бюджетирования являются ненадежными, с ними сложно работать и нелегко осуществлять их взаимодействие с другими системами.

• 3)    Конечные пользователи зачастую жалуются на неточность используемой информации в процессе бюджетирования.

• 4)    Бюджетирование, по своей сути, должно являться первым шагом к реализации в жизнь стратегического плана компании.

Выше перечисленные проблемы бюджетирования, это, к сожалению, далеко не все трудности, с которыми приходится встречаться на практике. К ним также можно отнести «не вовлеченность конкретных исполнителей в процесс планирования и управления», «отсутствие универсальных подходов», «отсутствие четкого распределения обязанностей и прав», и т. п. Исходя из этого возникает вопрос: почему данные проблемы до сих пор не решены при современном развитии технологий?

В следствии ускоренного развития новых технологий деловая среда стала совершенно непредсказуемой. Залогом успеха, в наши дни, является гибкость, а именно, способность компаний, занимающихся предпринимательством, быстро приспосабливаться к изменившейся среде хозяйственной деятельности.

Аналогично большому количеству событий в нашей жизни, проблемы бюджетирования возникают по закону причины и следствия. Для того, чтобы более глубоко и подробно раскрыть данный вопрос, рассмотрим каждую проблему отдельно.

Возникновение системных проблем. Можно выделить два основных фактора возникновения системных проблем:

• 1)    Невозможность обеспечить при помощи системы удовлетворение всех потребностей бюджетирования,

• 2)    Применение программных продуктов с файловой архитектурой, принцип работы с которыми заключается в обеспечении обмена информацией между большого количества файлов.

Возникновение проблемы «слишком долго». Вследствие несвоевременного обеспечения конечных пользователей формами предоставления бюджета, необходимости проверки достоверности полученной информации и несвоевременного предоставления подразделениями отчетной документации, многократного дублирования происходящих изменений, а также растянутого во времени сбора и загрузки в систему отчетной документации, процесс бюджетирования может занимать слишком много времени.

Возникновение несогласованности бюджета со стратегией компании. К сожалению, многие системы (например, электронные таблицы) дают ограниченное видение бюджетирования, с какой-либо одной точки зрения, как правило, с точки зрения деятельности текущей хозяйственной компании. В результате чего, распределение ресурсов и проведение анализа различных стратегических инициатив в рамках таких систем оказывается невозможным.

Ликвидировать появление проблем бюджетирования возможно следующим способом:

• -    организация комплексного контроля версий, обеспечивающего каждого пользователя работой с правильной версией, чтобы в любой момент руководитель мог заблокировать работу с одной версией и перейти к использованию другой;

• -    обеспечение связи с другими системами при помощи мощного механизма интеграции данных, что позволит извлекать данные, при необходимости группировать их, а затем загружать в базу данных; эта связь должна быть двусторонней;

• -    постоянно отслеживать того, кто предоставил данные, кто не предоставил, кто не перешел на использование последней версии;

• -    встраивание системы контроля, сообщающей пользователям, соответствуют ли их данные требованиям руководства.

BUDGETING PROCESS AUTOMATION

The article is devoted to the identification and detailed consideration of the budget formation problems and possible solutions to these problems.

Budget - this is a balanced and coherent short-term plan. Plan of operating, investing and financing activities of the company, which includes its targets for the near future. Budgeting - a process of coordinated planning and management activities of the organization with the help of indicators that reveal the contribution of each unit, as well as every manager in achieving the objectives.

As we know, full and high-quality operation of the system of budget planning is very closely related to the optimization of information flows in the company. In consequence of this, the automation of financial and economic activity of the system based on the use of modern information technologies.

The largest number of companies in our time, the main period of planning and accounting is one month. However, economic conditions now dictate the need for a much more timely information, which in turn will make timely, accurate and informed decisions on the optimization of financial and material flows.

In order to monitor the implementation of the plan to reduce costs and check the balance every day, the company needs a fundamentally new level of automation of accounting and planning. Automated collection of analytical information will help to avoid errors, distortions and abuses.

You need to solve the problem arose of automation across the entire company in the budget planning system, not individual services. The complexity of the detailed processing of the information centers of responsibility is very great. It is very hard to handle all the data manually. For economists, warehouses, branch offices, shops, work shops in the budget planning system -this is a big additional burden, even if the actual and planned collection of information is carried out once a month. So, if you decide to gather information once a week, the units do not have time to meet the deadline: process and present all the information in planning and economic service, which, in turn, provide a summary of the late company information. Therefore, the work in the budget planning system, as well as planning and accounting system, it is advisable to organize.

In drawing up the budget in most cases, the following problems occur:

• 1)    The budgeting process takes too much time.

• 2)    Quite a number of modern budgeting systems are unreliable, difficult to work with them and not easy to carry out their interaction with other systems.

• 3)    End-users often complain about the inaccuracy of the information used in the budgeting process.

• 4)    Budgeting, in essence, should be the first step towards the implementation of the strategic plan of the company.

The above mentioned problems of budgeting, it is, unfortunately, not all the difficulties that are encountered in practice. .. They also include "non involvement of specific performers in the planning and management process", "no universal approach", "lack of a clear distribution of responsibilities and rights", etc. Based on this the question arises: why these problems have not yet been solved with modern technology development?

In consequence of the accelerated development of new technologies the business environment has become completely unpredictable. The key to success in our days is flexibility, ie the ability of companies engaged in business, quickly adapt to the changing environment of business.

Similarly, a large number of events in our lives, budgeting problems occur according to the law of cause and effect. In order to more deeply and broadly disclose that question, let us consider each issue separately. The emergence of the systemic problems. Two major factors of systemic problems can be identified:

• 1)    Inability to provide by means of the system of budgeting to meet all needs,

• 2)    Application with the file software architecture, the principle of which is to ensure the exchange of information between a large number of files.

The emergence of the problem of "too long." Due to delays in providing end-user forms of the budget need to validate the information received and the late submission divisions reporting documentation, duplication of multiple ongoing changes, and stretched in time to collect and load in reporting documents, the budgeting process can take too much time. The appearance of inconsistency budget with company strategy. Unfortunately, many of the systems (eg, spreadsheets) give a limited view of budgeting, with a single point of view, as a rule, from the point of view of the activities of the current business of the company. As a result, resource allocation, and analysis of various strategic initiatives within the framework of such systems is impossible.

Eliminate the appearance of budgeting problems in the following ways:

• -    organization of integrated version control, providing each user with the correct version of the work, that at any moment could block the work of the head of the one version and migrate to another;

• -    liaising with other systems through a powerful mechanism of data integration that will extract the data, if necessary, to group them, and then upload to the database; This communication should be two-way;

• -    keep a track of who has provided the data, who is not provided, who switched to use the latest version;

• -    embedding control system tells the user whether their data management requirements.