Автоматизация системы кадрового администрирования

Одним из способов и инструментов совершенствования организации системы кадрового администрирования практики и эксперты в области управления называют автоматизацию процессов управления. Система кадрового администрирования может быть автоматизирована, тем самым положительно влияя на работу системы управления персоналом и эффективность организации в целом. Уровень автоматизации этого процесса зависит от многих факторов:

• -    финансовых возможностей организации;

• -    размера организации;

• -    количества работников в организации;

• -    способа ведения кадровой работы (самостоятельно или аутсорсинг).

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе организации. Первые попытки автоматизации процессов работы с кадрами сводились к расчету заработной платы, налогов, простому кадровому делопроизводству. Современные требования к системе кадрового администрирования претерпели изменения, так как функционал систем управления персоналом постоянно расширяется. Он учитывает результативность и компетенции специалистов, позволяет разрабатывать сложные мотивационные схемы, эффективно проводить обучение при приеме на работу или с целью повышения квалификации действующих сотрудников. Методики подбора персонала, процесс формирования кадрового резерва и организационной структуры предприятия также стали более продуктивными за счет использования средств автоматизации. Новые системы предлагают не только доступ к кадровой информации и возможность формировать отчеты, но и возможность проводить аналитическую работу, что влияет на принятие кадровых решений. Объемный комплекс решаемых задач превращает деятельность кадровой службы в реальное управление человеческими ресурсами компании.

На российском рынке представлены отечественные и зарубежные разработки в сфере автоматизации процессов управления персоналом. Учитывая разные потребности и финансовые возможности потребителей, они очень вариабельны по стоимости и техническим характеристикам, но схожи по своей функциональности. Многие системы могут дорабатываться до необходимого уровня.

В своей работе «Автоматизация управленческих решений как новый фактор повышения эффективности менеджмента организации» Индустриев М. А. и Игнатьев М.А. [2], пишут о современных технологиях, которые применяются в автоматизации управленческих процессов. Весьма интересным предстает процесс принятия решений в сфере управления персоналом, основанный на автоматизированных системах поддержки и принятия решений, с использованием интеллектуальных технологий. К ним относят экспертные системы и нейронные сети. Одним из наиболее распространенных направлений применения нейросетей в управлении персоналом сегодня является процесс найма персонала. В частности, данные технологии используются российским сотовым оператором

МТС, китайской IT-компанией Baidu и некоторыми другими организациями. По мнению авторов, на сегодняшний день положительными сторонами автоматизированного принятия решений являются:

• -    снижение затрат на получение, анализ и обработку информации;

• -    уменьшение рисков получения ошибочных данных;

• -    оптимизация рабочего времени сотрудников;

• -    ускорение процессов разработки, принятия и реализации управленческих решений.

В свою очередь, негативными сторонами автоматизированного принятия управленческих решений исследователи выделили следующие:

• -    отсутствие возможностей формализовать все имеющиеся факторы внешнего и внутреннего окружения организации и учесть риски;

• -    наличие организационных и технологических проблем в процессе внедрения систем, позволяющих автоматизировать управленческие решения;

• -    затраты на внедрение систем, позволяющих автоматизировать управленческие решения, остаются достаточно высокими (особенно при рассмотрении нейросетей). Одной из существенных проблем автоматизации в любой сфере человеческой деятельности является появление «технологической безработицы», что ведет к появлению негативных взглядов относительно внедрения современных технологий. Что касается управленческой деятельности, то в данном направлении внедрение методов по автоматизации процессов разработки, принятия и внедрения управленческих решений на сегодняшний день не ведет к существенному сокращению рабочих мест. Большинство используемых систем поддержки и принятия решений не могут работать автономно, позволяя автоматизировать процесс принятия рутинных, однообразных решений, а также улучшить информационное обеспечение управленческого персонала. Таким образом, системы поддержки принятия решений не ведут к значительному сокращению численности управленческих кадров, а в значительной мере способствуют упрощению их работы и повышению эффективности использования рабочего времени.

Я. Г. Одинцова в своей работе «Новые возможности управления персоналом в условиях цифровизации» [3] выделяет наиболее популярные цифровые системы в управлении персоналом, а именно:

• 1)    Электронные системы управления персоналом. Информационнокоммуникационные технологии (ИКТ) используют как стратегический инструмент повышения эффективности инвестиций в человеческий капитал организации. Они помогают улучшать процесс управления данным ресурсом и способствуют менеджерам и руководителям осуществлять более активное участие в его усовершенствовании. HRM (Human Resources Management) - система считается одной из подсистем комплекса управления человеческими ресурсами, которая включает в себя электронную базу данных с целью хранения и поиска та-

• кой информации как: списки о выполненной работе, данных о заработной плате, информации о знаниях и навыках всех сотрудников, дисциплинарных и медицинских записях и т.д. Применение такой системы позволяет увеличить эффективность процесса и уменьшить затраты за счет его автоматизации, улучшить скорость бизнес- процессов, объединить работу сотрудников разных отделов что в свою очередь увеличит производительность труда. Персонал активно вовлечен в рабочий процесс и тем самым получает своевременную информацию об активных проектах, возможностях развития и карьерных перспектив.

• 2)    Электронный наем персонала. Данная система содержит в себе использование и интеграцию интернет - технологий с целью оптимизации и поиска возможных кандидатов. Наиболее популярная в мировом сообществе сеть, ориентированная на бизнес LinkedIn, которая создает определенные разделы с предлагаемыми должностями на корпоративных веб-сайтах предприятий. Данная сеть позволяет работодателям получать дистанционно все необходимые данные от квалифицированных и успешных кандидатов со всего мира. На сегодняшний день лидером по вложениям в развитие цифровых технологий является область рекрутинга (подбора персонала). Для поиска лучшего сотрудника и обнаружения его «следов», а также для оценки резюме компании используют современные инструменты: автоматизированный поиск в Интернете, различные сообщества, автоматизированный скоринг резюме и внедрение чат-ботов для общения с соискателями.

• 3)    Электронное обучение. Система, которая представляет собой виртуальные программы обучения. Широко используются такие электронные платформы как Edx.org, Udacity.com и многие другие. Интерактивные курсы создают возможность получения дополнительного образования в любое время и в любом месте, а также характеризуются доступностью, экономией денежных средств, гибкостью и легкостью в изучении (обновление, дополнение, пересмотр курсов).

• 4)    Электронные платежные ведомости. Содержат множество данных о сроках работы сотрудников, налоговых данных, размера заработной платы и различных выплат, которые могут быть предоставлены в любое время. Разработка данной системы позволяет увеличить результативность процесса управления, увеличивать ключевые показатели эффективности, а также сохранить конкурентоспособность организации в развитии электронной экономики.

Для организации процесса кадрового администрирования в условиях цифровой трансформации, руководителям приходится сталкиваться с вопросом недостатка специалистов по цифровизации. Руководству организации необязательно специально и целенаправленно подготавливать таких специалистов, их можно выбрать из консалта, CIO (ИТ-директоров), digital-сферы. Таким образом, будет переход сотрудника из одной сферы деятельности в другую. Организации готовы покупать опыт цифровизации. Стоит отметить, что специалист по цифровой трансформации должен владеть определенными навыками, находить возможность разрабатывать, а главное внедрять цифровые инновации не только в управлении персоналом, но и на самом производстве. Таким образом, можно сделать вывод о том, что процесс кадрового администрирования может осуществляться и специалистом по цифровизации, который не обязан создавать программные продукты, но обязан знать, как такими продуктами пользоваться и как эффективно их применить в кадровой работе.

В связи с этим, при организации процесса кадрового администрирования в условиях цифровой трансформации возникают проблемы, связанные с принятиями как работниками предприятия, так и кадровой службы цифровых инноваций. С целью преодоления сопротивления нововведений, руководству организации необходимо сделать информацию о преимуществах цифровизации наиболее открытой и доступной, необходимо говорить и о примерах успешного внедрения технологий в других организациях. Таким образом, для успешного принятия персоналом инноваций стоит: создать необходимый потенциал самой организации для оптимизации, вовлечь сотрудников в процессы цифровизации, поощрять и мотивировать их, и предоставлять необходимые обучающие материалы, проводить инструктажи и семинары. Отметим, что электронный кадровый документооборот входит в повестку национальной программы «Цифровая экономика» и является приоритетным направлением развития безопасной ИТ-инфраструктуры Российской Федерации.