Автоматизация системы контроля учета времени сотрудников на примере торговой компании

Системы контроля и учёта времени сотрудников появились в зарубежных странах в конце XX века, они пошли по пути создания именно контроллерных систем. Контроллерные системы – совокупность организационно-методических мероприятий, посредством которых решается задача оперативного контроля перемещения работников и времени его нахождения на территории объекта. Безусловно, это было связано с тем, что на тот момент еще не существовало множество программных средств, которые бы предоставляли возможность для создания подобного рода систем. Вслед за зарубежными странами в Россия также начались разработки подобных систем.

Методы. В процессе исследования методических аспектов подготовки специалистов, разрабатывающих приложения для автоматизации контроля и учёта времени сотрудников, были использованы методы логического анализа.

Изложение основного материала.

Начиная с 2016 г. спрос на автоматический учет рабочего времени возрастает каждый год на 20-25%. Это обусловлено тем, что сегодня при снижении потока доходов компаниям приходится оптимизировать рабочие процессы: происходят сокращения, перевод сотрудников на удаленную работу. Такой переход невозможен без учета времени [1, 2, 3, 4].

Торговые компании могут использовать собственные разработки либо обращаться в стороннюю компанию, которая занимается разработками приложений. Стоимость разработки складывается из множества факторов. Количество часов, затраченное на разработку приложения, является самым главным в расчете стоимости. Итак, на стоимость разработки влияют:

– список самых затратных блоков приложения,

– количество поддерживаемых платформ и устройств,

– интерфейс, количество анимации [5].

Чаще всего специалисты, которые занимаются разработкой приложений, рассчитывают стоимость, умножая количество затраченных часов на стоимость часа работы программиста. Соответственно, чем больше времени требуется на какую-либо задачу, тем дороже она в реализации.

Помимо этого, на итоговую цену влияет состав команды проекта, расходы на развитие проекта после запуска приложения и расходы на то, что входит не только в разработку: аналитика, дизайн, тестирование, проектирование и многое другое [6].

Разработка стандартного приложения обычно занимает порядка 3-4 месяцев и охватывает около 300 рабочих часов. Тем самым, минимальная стоимость приложения от индийских разработчиков будет стоить 3000 долл. США, у восточноевропейских – 7500 долл. США. На рынке РФ цена разработки хорошего приложения варьируется от 500 тыс. руб. до 1 млн. руб. и выше. Стоит обратить внимание и на создание прототипа приложения, поскольку это позволит избежать ошибок в конечной работе, а также понять, какие недостатки необходимо устранить.

Использование технологий для интеграции коммуникаций являются достаточно важным процессом, так как специалистов будет проще синхронизировать с целями бизнеса, а их производительность будет значительно выше [7, 8, 9]. Предложенный проект по разработке проекта автоматизации системы контроля учета времени сотрудников значительно повлияет на улучшение обслуживания, так как взаимодействие продавцов с покупателями является основной задачей в физических магазинах [10]. Каждый сотрудник, который работает в магазине вне зависимости от своего статуса в компании в начале своей рабочей смены получает IPOD. Данное устройство помогает в работе всему персоналу: возможность онлайн-заказа в магазин либо на дом, совершение оплаты заказа, возврат заказа, отслеживание он-лайн-заказа, подтверждение, отслеживание поставки, получение поставки, работа с онлайн-магазином и др.

Все приложения, представленные на устройстве, загружаются с Appstore. Компания предпочитает тратить определенные средства и нанимать программистов, которые могут создать собственный технический, инновационный или информационный продукт. Все приложения пишутся на языке программирования Swift, главным критерием является простота использова- ния интерфейса, поскольку конечными пользователями являются люди, не имеющие большого опыта в пользовании гаджетами.

Создание приложения поможет решить множество проблем, с которыми сталкивается персонал ежедневно, а также повысить контроль за соблюдением определенных правил компании. Затраты же будут относительно не большими и быстро окупятся. Количество изменений, которые будут наблюдаться буквально через несколько недель пользования данным приложением, повлияют на компанию положительно, прежде всего, это скажется на времени и качестве выполнения работ.

Приложение системы контроля позволяет выполнять не только одну функцию, но и может дать решение множеству проблем, с которыми сталкивается компания. Заполнив всю необходимую информацию о сотрудниках в личном кабинете, приложение даст возможность не только видеть текущее местоположение сотрудников и их маршруты перемещений, но и так же позволит быстро связываться с ними. Это сэкономит много времени: передача информации осуществляется лично сотруднику, исключая третьих лиц, и позволяет сделать это из любой точки мира. Постановка задачи так же может обойти бюрократические процессы: цели сотруднику могут передаваться через приложение, соответственно контроль их выполнения будет осуществляться там же.

Большая часть сотрудников – работники магазинов, а торговые площади расположены в разных городах, поэтому следить за тем, когда они пришли или ушли достаточно тяжело. Приложение позволит решить эту проблему: будет указано точное время прибытия и ухода сотрудников, на карте будут представлены зоны и объекты для мониторинга с любого места. Большим плюсом является то, что не нужно находиться постоянно в приложении, можно настроить отправки смс, e-mail о том, когда приходит или уходит сотрудник, либо же в конце месяца получать отчетность и анализировать дисциплинированность работников.

Данный контроль поможет в режиме реального времени наблюдать, где находится сотрудник и не отклоняется ли он от заданного маршрута. В приложении можно написать список задач, которые должен выполнить тот или иной работник и увидеть статус его выполнения. В случае несвоевременного прихода на рабочее место или выполнения работы, можно получить смс-уведомление, либо в конце определенного времени посмотреть отчет о перемещение сотрудников и выполненных или невыполненных его задачах. Данная функция поможет также оптимизировать маршруты для будущих процессов и постановки целей.

Можно составить функциональные возможности, которые предоставляет данное приложение: координация перемещений сотрудников между торговыми точками, помощь в поиске объекта на карте, контроль местонахождения сотрудников на карте в режиме онлайн по данным спутниковым координатам или сотовой связи, отправка личных сообщений сотруднику, постановка задача сотруднику и их контроль, возможность фото, видео подтверждение выполнения поставленной задачи в приложении, использование геолокации, просмотр истории перемещений сотрудников на карте, либо получение отчета за определенный промежуток времени, контроль соблюдения рабочего графика, контроль времени.

Подключение сотрудников будет происходить просто: по приходу на работу сотрудник введет свой табельный номер с паролем, далее автоматически будет подключена геолокация и человек будет отмечен, что он прибыл на рабочее место. Так же вся необходимая информация касаемо его рабочих процессов будет уже высвечена, сотруднику необходимо будет лишь указывать статус выполнения работы, а по ее окончанию отправлять фото/ видео отчет. Когда же рабочий день сотрудника будет окончен, он просто выйдет с данного приложения, соответственно автоматически сотрудник будет отмечен в приложении, как пользователь, который покинул свое рабочее место, а устройство IPOD можно будет передать другому работнику, который проделает те же функции.

Количество пользователей этим приложением может быть неограниченным. Имеется так же возможность добавления человека, который по какой-либо причине не имеет свои табельный номер, например, по причине приезда зарубежной делегации: топ-менеджер, приехавший из другой страны для оптимизации бизнес-процессов.

На карте можно определить местоположение всех сотрудников: по желанию или надобности нажать на любого из них и получить всю необходимую информацию. Правильность отображения геолокации того или иного сотруднику напрямую зависит от используемого магазином интернета, WI-FI сети. Так же на карте можно отмечать любое количество торговых точек в виде ограниченной области – зоны. Так же можно создавать новые объекты (зоны), либо же удалять их [11]. Можно получать отчет за определенное количество времени о передвижении, выполнении работы сотрудника за конкретный срок (неделя, месяц или любой другой промежуток времени). Приложение так же имеет возможность хранить историю передвижения сотрудника в течение 12 месяцев с момента добавления сотрудника в систему. Все определенные местоположения сотрудников сохраняются в истории и используются для построения треков (истории перемещения абонента на карте) и отчетов о перемещении сотрудников. В случае удаления работника, вся история учета рабочего времени также хранится год. Для удобства можно экспортировать историю перемещения сотрудника в виде таблицы либо получать информацию в письменном виде.

Автоматизация контроля учета времени сотрудников не просто необходимая, а обязательная функция не только в данной компании, но и во многих организациях [12, 13, 14]. Приложение позволит беспристрастно фиксировать все реально отработанные сотрудниками часы и показывать статус выполнения поставленных задач [15, 16]. В приложении возможна функция видеозаписи действий, совер- шаемых сотрудником в данном приложении, даже при временном отсутствии подключения к WI-FI сети или Интернет. При возникновении нарушений их достаточно легко можно устранить. В отличие от бу- мажного учета времени и от других про грамм, которые не обладают такой широ кой функциональностью, «обмануть» дан ное приложение практически невозможно.