Автоматизация учета грузоперевозок на автотранспортном предприятии

В настоящее время на любом предприятии возникает проблема организации управления данными. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять данные. Автоматизация предприятия способствует повышению скорости и качества выполнения процессов, происходящих на предприятии, что приводит к увеличению показателей эффективности его деятельности.

Несмотря на повышение компьютеризации общества, существуют предприятия, учреждения и организации, в которых множество процессов выполняются вручную.

Основным каналом коммуникации в компании являются письменные сообщения в форме отчетов, бюллетеней, состоящих традиционным (бумажным) способом, что значительно снижает скорость работы. Основная работа выполняется вручную, что уменьшает скорость работы и приводит к появлению ошибок при расчетах и составлении документов.

Недостатками работы на автотранспортном предприятии являются:

• -    Работа с данными выполняется традиционным (бумажным) способом;

• -    Высокая трудоемкость сбора информации;

• -    Низкая скорость взаимодействия между подсистемами;

• -    Невозможность редактирования уже созданных документов;

• -    Отсутствие единой базы документов.

Учет заказов и их обработку нужно заменить с традиционного т.е. бумажного способа, на современный, путем занесения информации в электронную базу данных, для дальнейшей автоматизированной обработки, что упростит и ускорит работу отдела и компании в целом. Уменьшиться необходимость работы с бумагами. Значительно упростятся расчетноаналитические действия, рабочим будет необходимо лишь подтвердить результаты вычислений, а при необходимости исправить их.

Создание автоматизированных рабочих мест позволяет эффективно обрабатывать большие потоки информации, которые имеют определенную структуру, зависящую от особенностей места применения. Это позволяет осуществлять индивидуальный подход к автоматизации именно тех функций, которые выполняются данным подразделением. Введение на предприятии автоматизированных рабочих мест позволяет значительно сократить время выполнения работ и повысить их точность, облегчить труд специалистов [1].

Проблема автоматизации процесса сбора и обработки информации для принятия оптимальных управленческих решений для многих отечественных предприятий перешла уже из плоскости «надо или не надо» в плоскость «какими путями и средствами». На нашем рынке активно продвигаются западные и отечественные продукты комплексной автоматизации. Современному бизнесу необходима реорганизация информационных потоков, обеспечивающая достаточность и четкость работы подразделений, что возможно лишь на основе современной информационной системы управления предприятием (ИСУП).

Эффект от создания ИСУП двоякий: организационный и экономический.

Организационный связан с общими изменениями в ведении бизнеса предприятия, внедрением прогрессивных методов планирования и контроля операций, повышением общей культуры управления, снижением бумажного документооборота, использованием более оптимальных схем бизнес-процессов.

Под экономическим эффектом подразумевается получение реальной экономической отдачи от использования всей системы или ее отдельных функциональных блоков. Но определение экономической эффективности на этапе внедрения ИСУП не реализуемо: на предприятии до внедрения отсутствует система контроля, которая подразумевает обязательное наличие информационной системы, современной системы экономического анализа и учета.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним [2].

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система (АИС) - представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Использование АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, чётком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д.

Определяя АИС как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остаётся по сей день человек, специалист [3].

Несмотря на всю важность технических решений, ценность и уникальность АИС составляют интеллектуальные продукты, разрабатываемые участниками проектирования и последующих доработок. При этом очень важное, а иногда решающее значение имеет наличие хорошо написанных для пользователей системы подробных инструкций по эксплуатации, совокупность которых образует документацию АИС.

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых – основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие – постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объёма и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

ИС управления позволяют:

• -    повышать степень обоснованности принимаемых решений за счёт оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• -    обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

• -    добиваться роста эффективности управления за счёт своевременного    представления    необходимой    информации

руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• -    согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• -    за счёт информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д. [4].

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а сам работник выполняет часть ручных операций. Персональная техника применяется пользователем для контроля деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач.

Автоматизированная информационная система - это совокупность информационно-программных ресурсов, обеспечивающих конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Наиболее простой функцией АИС является информационносправочное обслуживание. Локализация АИС позволяет осуществить оперативную обработку информации сразу же по её поступлении, а результаты работы хранить сколь угодно долго по требованию пользователя.

Создание АИС обеспечивает:

• -    простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

• -    простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

• -    компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

• -    высокую надёжность и живучесть;

• -    сравнительно простую организацию технического обслуживания.