Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С: Бухгалтерия предприятия 8"

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации; представительские расходы и прочее.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами. Можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации. [2]

При осуществлении хозяйственных операций с подотчетными лицами программа «1С: Бухгалтерия предприятие 8» дает возможность полностью автоматизировать процесс учета по данному участку: от написания заявления до формирования печатной формы авансового отчета с формированием полного спектра корреспонденций счетов. [1]

Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются документами -«Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер» с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы. При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу. Также в кассе могут хранится денежные документы. Денежные документы - это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Оформляются денежные документы «Приходным ордером», а выдаются подотчетному лицу «Расходным ордером». Основное отличие денежных документов от других в том, что они всегда имеют свою номинальную стоимость, на сумму которой можно получить определенный объем услуг (товаров, работ). К денежным документам относят оплаченные талоны на бензин, почтовые марки, которые были куплены у поставщика .[2]

Выдача наличных из кассы подотчетному лицу происходит с помощью документа - «Расходный кассовый ордер» (Электронная форма окна представлена на рисунке 1):

Выллмл наличных НДОО--000003 от 77 О1 70 15 17 ОО О 1

Просеет и мкрнгъ mJ i I * Провести -^   __ Расходный кассовый ордер (КО-2) | Создать на осмовант* •       О

Вид операиии | Выдам» подпт‘»етному лицу

J Номер НДЭЭ 000003        | от 127.01.2015 12 D0 01       ИН

Получатель:    | Боссов Шеф Начальник оеим

Сумма         |              1О0О0 00 6Я1 Влгноте руб          i

Статья НДС I Выдача подотчетному лицу Выдано («РИО) i Босизе Ш Н ________________________ По Дсжументу [ Расходный кассовый ордер Основание. I Па«пдм в комвмлнроику Пр**л cjt bhi«m Комментарии

Рисунок 1 – Электронная форма документа «Расходный кассовый ордер».

Перечисление денежных средств с расчетного счета организации происходит с помощью создания документа «Банковские выписки», затем нажатия кнопки - «Списание» (рисунок 2):

Списание с расчетного счета НДЭЭ 000005 от 27.01-201512:00:02

Прсо<к i и и лацы! к . •Проев;! я ^ СоЗД<1ъ «а СоКВ^еи *      у

Рид тара»* 13аЕЕС35ИШЕНЕ!Г:                           „J Счдт HW-1

151________^А,

1000 Илие Даго"

iCXU61012Я56JU 9123 ПАГ/ PiXEAhK

J Н0М8Ц [кДИНЮОООб                         .      :

' уию                ИК»ИС Й Г^                              п»в mow twr

CTd1t> ДДС . Зихрчл плйглraw г гни»

HAiMiMNw    ювада в *;мм5Н[сб* •

•гягежя kiwi W00

iv Пи1Д1в*1-1ип«лы1и_«1и1Гцт-»^ ГЬеГеешк :t.ur4?tivr №27 ш 27 C l 2UI5

Рисунок 2 – Электронная форма документа «Банковская выписка».

Учет денежных документов в организации ведется на счете 50.03 «Денежные документы». [2]

На данном счете аналитический учет ведется в разрезе «Денежных документов», перечень их находится в справочнике. Однотипные элементы данного справочника объединяются в различные группы. Группы «Денежных документов» следует представить в схеме 1.

ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Схема 1 - Группы «Денежных документов»

Денежные документы на основании Расходного ордера, посредством выписки электронной формы документа «Денежные документы», выдают подотчетному лицу. [1] Для этого следует выбрать в меню «Банк и касса» в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 8» раздел «Денежные документы» - «Выдача денежных документов» (рисунок 3):

Рисунок 3 –Выдача денежных документов подотчетному лицу.

Для расчетов с подотчетными лицами предназначен документ «Авансовый отчет», составленный в течение 3 дней после командировки, осуществления хозяйственных расходов. Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, т. е. отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия. Для создания документа, следует зайти в раздел «Банк и касса», а в разделе «Касса»

сформировать «Авансовый отчет». [4] (Электронная форма документа представлена на рисунке 4) и нажать кнопку «Создать».

Рисунок 4 - Электронная форма документа «Авансовый отчет»

Документ «Авансовый отчет» выполняет 2 функции:

1) составляет корреспонденции по учету расчетов с подотчетными лицами и формирует печатную форму «Авансового отчета»;

2) является обязательным объектом аналитики (субконто). Т. е. расчеты с подотчетными лицами на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами» видим в разрезе каждого «Авансового отчета». [2]

Документ оформляется в момент подачи в бухгалтерию заявления сотрудника или приказа о его направлении в командировку, или в момент выдачи аванса, или в момент оформления авансового отчета. В одном документе «объединяется» информация о полученных в подотчет средствах и произведенных подотчетным лицом расходах.

Документ "Авансовый отчет" содержит 4 закладки (схема 2):

ЗАКЛАДКИ ДОКУМЕНТА "АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ"

Схема 2 - Закладки электронной формы документа «Авансовый отчет»

Закладка «Авансы» (рисунок 5): самая первая закладка называется "Авансы", она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства, денежные документы сотруднику в подотчет. Процесс заполнения данной закладки следующий: добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа, а затем и сам документ, которым отражена выдача денег. [ 1]

Рисунок 5 – Электронная форма «Авансового отчета» закладка «Авансы»

Закладка "Товары" (рисунок 6) предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом товарно-материальных ценностей. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника "Номенклатура", указываем количество, цену и сумму, также следует установить галочку «СФ», если поставщиком предъявлен счет-фактура.

Рисунок 6 – Электронная форма «Авансового отчета» закладка «Товары»

На закладку "Оплата" (рисунок 7) вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее товарно-материальных ценностей или авансом за будущие поставки.[3] При проведении в учете будут формироваться проводки по Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Рисунок 7 –Электронная форма «Авансового отчета» закладка «Оплата»

На закладке "Прочее" (рисунок 8) указывается информация в случае командировочных расходах (суточные, проживание, билеты на проезд и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле "Счет затрат" и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку "СФ" при её наличии.

Аванкеыг № НД9МК0ХИ ст 02 02 201512 00 00

гежстнзмьп n

Ha*P №№

r 22^ IM"!

^vr-r^r*: Eccajee -?^tm»*

^e»at‘ *зад I жкг-ачы

"хмеет

yjmen i X 4

^3155      27011115

531:02

27112^5    ?36

"^[йхтсче £ук»л

?^«<Ф>ырК1Ш 2

123 РШ2Е®

3 гагэиа

2аю

ЯК

Бе:^:

2xei

’twKsesrxTHws

ТМ-Ю

MI

C-er-sar,$ ™г^«п* H39C.

Рисунок 8 –Электронная форма «Авансового отчета» закладка «Прочее»

Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок «Авансового отчета» заполнены. Документ может формировать следующие движения по счетам (рисунок 9):

Рисунок 9  – Корреспонденция счетов, формируемая при проведении документа «Авансовый отчет» в программе «1: Бухгалтерия предприятия 8».

Для корректного проведения документа «Авансовый отчет» следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа (схема 3):

Схема 3 – Основные реквизиты электронной формы документа «Авансовый отчет».

• 1.    Подотчетное лицо – выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму.

• 2.    Следует указывать точно организацию, в которой происходит данная операция

• 3.    В реквизите Дата отчета следует указать дату предоставления авансового отчета подотчетным лицом. Дату отчета следует устанавливать, когда подотчетное лицо готово отчитаться по выданному авансу. Номер – это номер авансового отчета. Если указана дата отчета, то при записи документа номер авансового отчета будет назначен автоматически. Если дата отчета не указана, то при записи документа номер авансовому отчету не назначается.

• 4.    Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов. [4]

Заполненный, таким образом, Авансовый отчет вместе с прилагаемыми к нему подтверждающими документами, с товарным и кассовым чеками заверяется сотрудником бухгалтерской службы и направляется на утверждение руководителю экономического субъекта.

Синтетический учет по подотчетным лицам формируется в оборотносальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а сальдо на конец периода переносится в Главную книгу. [2]

Таким образом, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике. Полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.