Авторская автоматизация бухгалтерского учёта на предприятии

Для учёта различных областей деятельности существует множество различных программ, но они не всегда отвечают специальным нуждам компании. В таких случаях необходимо написание новой уникальной программы учёта для крупного предприятия или модификация уже имеющейся. Если компания обладает достаточными финансовыми ресурсами, то необходимо пригласить программиста, который будет создавать программу вместе с главным бухгалтером. Стоимость работ зависит от предъявляемых функциональных требований, используемых технологий, объёма работ, сроков разработки, передачи прав на программный продукт и составляет, минимум, 50 000 рублей. Для начала работы необходимо составить подробное техническое задание на разработку системы, где подробно описываются необходимые функции программы, интерфейс, используемые технологии. Если же компания привлечёт собственных специалистов, то для технического осуществления процесса понадобится базовая программа, например 1С, и язык программирования. В этом случае работа будет иметь следующие этапы:

• 1.    Определить требования к программе.

• 2.    Выбрать язык программирования.

• 3.    При выборе базы для создания уникальной программы учёта следует обра-

• тить внимание на то, что каждая программа ориентирована на определённую область деятельности предприятия.

• 4.    Необходимо заранее предполагать ошибки в работе, разрабатывать алгоритмы их исправления.

• 5.    После написания кодов значительное количество времени уйдёт на тестирование и отладку программы.

При разработке содержимого программы бухгалтер должен автоматизировать некоторые базовые элементы учёта:

• 1.    Рабочий план счетов с субсчетами и аналитическими счетами.

• 2.    Классификаторы постоянной (справочной) информации.

• 3.    Документооборот.

• 4.    Проводки.

• 5.    Выходные документы (регистры и отчётные формы).

Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в программу должен осуществляться один раз в единую базу данных. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Необходимо решить, будет ли база данных сетевая или нет. Если работать будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть, программа должна быть тоже сетевой, то есть иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Сетевая версия стоит несколько до- роже, но работа крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме. На любом предприятии предусмотрена защита информации и должное хранение. Для этого необходимо в настройки внести параметр архивирования и резервного копирования данных, а также шифрование этих данных в сети и на отдельном рабочем месте. Для быстродействия программы нужно позаботиться и о быстродействии технических средств, иначе слабая конфигурация компьютера не сможет обрабатывать мощную программную среду.

Бухгалтерская работа предполагает также анализ финансовой информации. Существуют различные программы соответствующего назначения, но будет гораздо больше возможностей и меньше трудовых и временных затрат, если бухгалтер сможет в одной и той же программной оболочке не только вести учёт, но и проводить анализ финансового положения предприятия. Также желательно реализовать систему внутреннего аудита, которая вовремя исключит логические, правовые и другие ошибки, а также снизит расходы на очередную аудиторскую проверку. Крупные предприятия заказывают системы учёта с более высоким уровнем автоматизации бизнеса – ERP-системы, включающие в себя бухгалтерский учёт, складской учёт, оперативное и долгосрочное планирование, контроль внутри предприятия за производством и реализацией. В итоге менеджер предпри- ятия получает картину, характеризующую деятельность предприятия. Построить такую систему даже за несколько месяцев будет сложно. Разработка производится штатным программистом, который со временем изучит особенности поставленной программы и системы учёта, нужд предприятия. Весь процесс внедрения занимает около 2 – 3 лет и стоит не меньше 100 000 долларов США. Активная модернизация системы учёта и собственно построение ERP-системы начинается, когда предприятие достигнет больших объёмов деятельности. В такой программе работает не только бухгалтерия, но и менеджеры всех звеньев. Система интересна тем, что она объединяет все направления деятельности предприятия. В ней заняты складские работники, кадровый персонал, отдел закупок, продаж, исследований, и контролировать это может совет директоров и акционеров. Здесь реализована также и обратная связь между отделами.

В обычном предприятии бухгалтерия действует обособленно, между отделом производства, аппаратом управления и бухгалтерией отсутствует тесная связь, достаточная для эффективной оперативной реакции на входящие задачи. ERP-система устраняет эти проблемы и является наилучшим решением проблемы автоматизации учёта. Не нужно забывать, что такая система должна быть с простым интерфейсом, легко настраиваемая, дающая возможность дальнейшего расширения.

Таким образом, при создании авторской автоматизированной системы учёта на предприятии следует учитывать финансовые возможности и необходимость таких нововведений. Создание собственной системы учёта актуально в первую очередь для больших предприятий, в момент, когда рядовая купленная программа не способна обеспечить быстродействие бизнеса.