Базовые PR-документы в отношениях со СМИ

студент 2 курса Ульяновский государственный технический университет Россия, г. Ульяновск БАЗОВЫЕ PR-ДОКУМЕНТЫ В ОТНОШЕНИЯХ СО СМИ

Любая деятельность в области связей с общественностью независимо от той сферы, в которой она проводится, целиком и полностью основана на определенных профессиональных PR-документах. Целью нашей работы является анализ такого способа взаимодействия со СМИ, как составление PR-текстов непосредственно для СМИ. В задачи данного исследования входит формирование представления о правилах составления и структуре данных документов. Кроме того, следует охарактеризовать отдельно каждый из основных PR-документов, направляемых в СМИ.

Существуют две большие группы PR-документов: внутренние и внешние. Внутренние составляют организационную основу стратегической и оперативной PR-деятельности: PR-концепции, PR-предложения, бюджеты и они направленны на внутренние группы общественности. Внешними PR-документами являются все те документы, которые выступают в качестве продукта PR-деятельности — пресс-релизы, пресс-киты, годовые отчеты, информационно-рекламные брошюры - и направлены на внешние группы общественности.

В своей работе мы решили проанализировать внешние PR-документы. Они классифицируются по типу целевой аудитории, на которую они воздействуют. Различием целей PR-документов является существование особенностей в их подготовке. Рассмотрим более подробно каждый из типов PR-документов.

Основным PR-документом во взаимодействии со СМИ является пресс-релиз. Главные задачи пресс-релиза — сообщить новость таким образом, чтобы она была опубликована полностью или частично; заинтересовать журналистов и побудить их обратиться за комментариями и дополнительной информацией. Для успешного написания пресс-релиза, не стоит забывать о факторах: особенности целевой аудитории, ка которую направлен пресс-релиз; актуальная и общественно значимая информация; сочетание сухого текста новости с элементами творческого рассказа. Пресс-релиз обычно занимает 1-2 страницы и составляется как короткое информационное сообщение. Структура пресс-релиза строится по принципу перевернутой пирамиды: заголовок, лид-абзац, детали, справочная информация. И так, пресс-релиз ─ это, в первую очередь, официальное информационное сообщение со стандартной структурой и оформлением. Однако для запоминаемости работы нужно использовать и нестандартные средства-постараться подать информацию с более интересной, незаурядной стороны, помня о критериях. Необходимо учитывать то, что в редакцию приходит много материалов, PR-специалист должен сделать все, чтобы обратили внимание именно на его пресс-релиз.

Бэкграундер или информационное письмо ─ Информационный материал, представляющий необходимую информацию о профиле работы организации, ее продуктах и услугах, истории создания и развития. Материалы, излагаемые в информационном письме, не являются новостными. По сравнению с пресс-релизом в подготовке бэкграундера не делают упор на броский заголовок и первый абзац, хотя принцип перевернутой пирамиды здесь продолжает играть существенную роль. Большинство бэкграундеров состоит из следующих основных частей.

• •    Заголовок,

• •    История вопроса. Развитие и динамика темы бэкграундера.

• •    Развернутые сведения о предмете вашего материала. Это основная часть бэкграундера, которая основывается на точных фактах

3. Музыкант, В.Л. Формирование бренда средствами рекламы и PR/ В. Л. Музыкант. – М.: Экономист, 2004.

Цель бэкграундера - информировать и отвечать на возможные вопросы. Часто при написании бэкграундера используют подзаголовки, которые выполняют роль кратких ответов на возможные вопросы и придают информации законченную структуру.

Эффективность этого вида документа обеспечивается частотой рассылки: крупные организации должны постоянно заявлять о себе для поддержания непрерывного потока информации.

Фактическая справка – набор фактов, цифр или тезисов, используемых и цитируемых журналистами. Фактическая справка содержит справочные данные об организации, ее товарах и услугах. В зависимости от профиля СМИ (общее или специализированное) справка должна иметь определенный уровень детализации и определенное количество профессиональных терминов. Обычный объем фактической справки не превышает одной-двух страниц, но в случае необходимости она может снабжаться подробными таблицами, графиками и схемами.

Пресс-кит – это определенный набор PR-документов, обычно раздаваемых журналистам на пресс-конференциях и других PR-мероприятиях. Обычно пресс-кит включает в себя описанные выше документы (пресс-релиз, фактическую справку или информационное письмо). Внешне пресс-кит выглядит как папка фирменного дизайна с логотипом компании или эмблемой общественного движения или партии, в которую сложены рекламные и информационные материалы, а также схемы проезда, визитные карточки с указанием адреса, электронной почты, веб-сайта организации, телефонов и других контактных данных ответственных лиц.