Бизнес-процесс «Проведение мероприятия» городской администрацией

Реализации    бизнес-процесса    «Проведение    мероприятия»

осуществляется в соответствии со следующей моделью:

Рисунок 1 - Модель бизнес-процесса «Проведение мероприятия»

Рассмотрим основные функции, представленные в модели.

Функция «Согласование Положения о проведении мероприятия».

Ежегодно утверждается план мероприятий, которые должны быть проведены администрацией города. Для проведения каждого мероприятия разрабатывается свое Положение. В данном Положении прописываются цели, задачи, порядок проведения и сроки мероприятия. Положение должно быть согласовано с Администрацией города.

Функция «Подготовка раздаточного материала». Руководитель PR-отдела разрабатывает раздаточный материал, содержащий основные вопросы для обсуждения, и согласовывает его с Отделом по поддержке малого и среднего предпринимательства. В дальнейшем подготовленный материал передается в типографию, где его дорабатывают дизайнеры. Дизайнерские материалы утверждаются руководителем PR-службы, после чего в типографии печатают необходимое количество экземпляров раздаточного материала и упаковывают.

Функция «Поиск звукового сопровождения». Поиск звукового сопровождения осуществляется специалистом PR-службы или модератором мероприятия. При проработке данной функции должны быть учтены и обговорены с исполнителями все звуковые нюансы и требования, связанные со сценарием мероприятия.

Функция «Составление списка участников». Составлением списка участников занимается руководитель PR-отдела. Перечень участников зависит от специфики и целей мероприятия. Список должен пройти согласование с Отделом по работе с малым и средним предпринимательством.

Функция «Подбор помещения». Поиском помещения занимается специалист PR-отдела. Определяются основные параметры помещения (площадь, высота зала, наличие буфета или кухни), составляется список всех возможных залов города. Специалист обзванивает их последовательно с целью выявить свободные помещения на требуемую дату. После выявления вакантных мест проведения мероприятия специалист отправляет официальные запросы с целью определить оптимальное по цене помещение. Согласованием цены и дополнительных услуг на найденное помещение занимается Отделом по поддержке малого и среднего предпринимательства.

Функция «Организация фуршета». Организацию фуршета осуществляет руководитель PR-отдела. Решается вопрос о приготовлении еды на месте или ее привоза, согласовываются меню и объемы необходимого обеспечения в соответствии с количеством участников мероприятия. Расходы на организацию фуршета должны быть согласованы с бухгалтерией.

Функция «Поиск модератора». Поиском модератора (ведущего) мероприятия занимается специалист PR-отдела. После нахождения модератора с ним определяют общий сценарий мероприятия и требования к его проведению. Модератор дорабатывает сценарий и согласовывает его с Отделом по поддержке малого и среднего предпринимательства.

Функция «Составление списка выступающих». Составлением списка выступающих и определением времени их выступления в течении всего мероприятия занимаются специалист PR-отдела и модератор.

Функция «Организация транспорта и проживания». Организацией транспорта и проживания занимается специалист PR-отдела, который договаривается с гостиницей, обсуждает и бронирует необходимое количество номеров, а также сроки проживания и дополнительные услуги (например, организация питания для гостей). Параллельно выполняются работы по организации всех транспортных перемещений гостей и участников мероприятия. Все плановые затраты на выполнение этой функции согласовываются с бухгалтерией.

Функция «Проведение мероприятия». На подготовительном этапе данной функции осуществляется настройка звукового оборудования, подготавливается сцена, расставляются бутылки с водой для гостей и выступающих.

Начальным этапом данной функции является встреча и регистрация гостей и участников мероприятия, обеспечение их раздаточным материалом. После этого участники проходят в зальное помещение и занимают свои места. Необходимо отметить, что почетные гости и выступающие располагаются в первом ряду.

В ходе выполнения мероприятия руководитель и сотрудники PR-отдела следят за порядком и, в случае необходимости, оперативно решают возникающие проблемы. Также в обязанности сотрудников PR-отдела входит сопровождение гостей до банкетного зала, организация работы гардероба и контроль доставки гостей и участников мероприятия до гостиницы.

Функция «Подведение итогов, составление отчета». На следующий после проведения мероприятия день руководитель PR-отдела готовит полный отчет, выявляет положительные и отрицательные моменты.

Функция «Передача на ознакомление в Отдел по поддержке малого и среднего предпринимательства». Отчет утверждается Отделом по поддержке малого и среднего предпринимательства.

Функция «Передача документов в архив». После утверждения в Отделе по поддержке малого и среднего предпринимательства отчет подшивается в архивную папку.