Что влияет на эффективность исследований систем управления?

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. Особенно актуально это становится сейчас в условиях постоянных изменений и кризисных явлений в экономике России [1–6].

К факторам, определяющим необходимость постоянной адаптации организации, относятся:

• 1)    рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;

• 2)    рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;

• 3)    финансовый рынок;

• 4)    рынок труда;

• 5)    геополитическая обстановка.

Россия переживает сейчас сложный и противоречивый период становления новой системы экономических отношений в условиях геополитических изменений. Поэтому развитие и совершенствование предприятия должно базироваться на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований. Раскроем эти характеристики.

• 1.    Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

• 2.    Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. К числу таких проблем можно отнести такие, как:

• •    развитие структуры управления;

• •    мотивация персонала;

• •    мотивация техники и информационных систем управления;

• •    разработка управленческих решений;

• •    подготовка персонала и др.

• 3.    Ресурсы – это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

• 4.    Эффективность исследований требует соизмерений затрат на проведение исследований и полученных результатов.

• 5.    Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, всестороннее исследование и анализ, – это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

Исследование – это составная часть менеджмента организации. Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Бизнес, как и другие виды человеческой деятельности, также представляет собой некую систему. Здесь наличествуют невидимые взаимозависимости, которые порой только с годами раскрываются полностью. Поскольку мы сами входим в эту ткань социальной жизни, нам вдвойне трудно увидеть изменения в ее целостности. Вместо этого мы приковываем внимание к отдельным частям системы и потом удивляемся, что нам никогда не удается разрешить наши глубочайшие проблемы. Системное мышление представляет собой концептуальную рамку, совокупность развитых знаний и инструментов, которые предназначены для более легкого восприятия целостности явлений, что должно нам помочь в понимании процесса и его улучшении.

Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы? Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Он основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить шесть функциональных зон:

• •    маркетинг;

• •    финансы (бухгалтерский учет);

• •    производство;

• •    персонал;

• •    организационную культуру;

• •    имидж организации.

Методика анализа производственной зоны организации существенно отличается от широко известной методики оценки организационнотехнического уровня производства. Это отличие объясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения. В ходе анализа производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет ли доступ организация к новым материальным ресурсам; каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продуции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства?

Финансовое отношение организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния поможет выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов: сбыт, реклама, продвижение товара.

Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.

Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факторы внешней среды организации. Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности. Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических и геополитических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией, и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства (что сейчас становится особенно важным), отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, применяемые ранее.

Он проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. В основе анализа лежат:

• •    продолжительность и трудоемкость работ, связанных с предпро-ектным обследованием;

• •    подбор материалов для проведения исследования;

• •    выбор метода исследования;

• •    обоснование экономической, технической и организационной целесообразности;

• •    разработка компьютерных программ.

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

• 1)    выявить тенденции развития предприятия его место и роль в современной рыночной экономике;

• 2)    установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;

• 3)    выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

• 4)    определить условия, препятствующие достижению целей;

• 5)    осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

• 6)    использовать передовой опыт других предприятий;

• 7)    изучить необходимые сведения для адаптации выбранной эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

• 1)    роль и место данного предприятия в отрасли;

• 2)    состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

• 3)    производственная структура предприятия;

• 4)    система управления и ее организационная структура;

• 5)    особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;

• 6)    инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

• 7)    формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников.

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя.

Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития (предприятия компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований. Программа системного анализа в свою очередь включает перечень вопросов, подлежащих исследованию, и их приоритетность. Например, программа системного анализа может включать анализ:

• •    предприятия;

• •    типа производства и его технико-экономическую характеристику;

• •    подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги), – основные подразделения;

• •    вспомогательных и обслуживающих подразделений;

• •    системы управления предприятием;

• •    форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.

Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработке и передаче информации, в средствах связи.

Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций в данный момент. При этом отслеживается политика правительств других стран, направления «за» и «против» развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие возможности для достижения обще фирменных целей?

Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации – это совокупность методов организационного и техникоэкономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.

Таким образом, с практической точки зрения проведение исследований предъявляет определенные требования к составу и квалификации коллектива аналитиков и разработчиков.

Исследователи должны:

• •    иметь опыт работы в области управления конкретными производственными объектами;

• •    обладать знаниями современных методов и техники управления;

• •    обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;

• •    иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;

• •    уметь систематизировать полученную информацию, инициировать новации в организации. Итак, возрастание роли управления в условиях переменчивой среды и полной ответственности за свои результаты ведет к вовлечению в сферу управления дополнительных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных).

Эффективность исследования – вариант исследования, ведущий кратчайшим путем к успеху. Это одна из его характеристик, которая показывает, как соотносятся затраты усилий или ресурсов на его проведение и результат или степень достижения цели.

Факторы, определяющие эффективность исследования:

• -    исследовательский потенциал: креативное образование; возможности мышления исследователя;

• -    принципы использования потенциала: организация исследования; методы и методология исследования; оценка проблем и ситуации; фактологическое обеспечение исследования.

В немалой степени исследовательскую деятельность можно сравнить с творчеством, которое зависит от вдохновения. Как правило, управлять вдохновением можно, мотивируя его или путем создания благоприятной обстановки для его проявления. А это уже и есть управление.

На эффективность деятельности менеджера влияет ряд факторов: потенциал сотрудника, его способность выполнять определенную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом; культура организации. Все эти факторы действуют совместно в интеграционном единстве.

Эффективность управления во многом определяется эффективностью исследования системы управления, которая определяется правильно подобранными методами исследования, системным подходом, исследованием всех уровней управленческой системы.