Делегирование полномочий как важная часть функции организации

Современному руководителю в одиночку очень трудно справляться со всем количеством проблем и вопросов, ежедневно возникающих в деятельности организации. И даже свой круг служебных обязательств субъекту управления не всегда так просто исполнять, поскольку их слишком много, они разнообразны и специфичны, могут отбирать достаточное количество энергии и времени.

В таких условиях руководитель решает передать часть своих обязанностей, менее значимых и важных, в руки своим подчиненным (сотрудникам организации), при этом сохраняя за собой основные функции как управляющего предприятием.

Официальное наименование этот процесс получил еще в 1920-х г.г., когда его ocнoвные принципы изложил отечественный ученый П.М. Керженцев.

Система этих принципов была сформулирована под названием "Делегирование организационных полномочий и ответственности".

В теории управления термин «делегирование» характеризуется как процесс передачи части функций руководителя своим подчиненным для решения конкретных задач и достижения целей организации.

В таком случае основная задача руководителя- это предельно эффективно распределить полномочия между персоналом для более быстрого и качественного достижения цели.

Суть делегирования заключается в том, что руководитель предоставляет свободу действий своим сотрудникам в отношении исполнения возложенных на них обязательств, но при этом сохраняет ответственность за конечный итог работы за своей должностью.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность - это возложенное на работника обязательство исполнять делегируемые ему задачи и отвечать за их результат.

Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на выполнение заданий.

В теории менеджмента делегирование полномочий преследует следующие основные цели[3]:

• -    освобождение времени делегирующего для решения задач, в которых его сложнее или невозможно заменить;

• -    повышение мотивации тех, кому полномочия делегированы;

• -    повышение доверия в рабочем коллективе;

• -    проверка сотрудников на исполнительность.

Иная схожая интерпретация целей делегирования показана на рисунке 1.1.

Рис. 1.1 Цели делегирования.

Благодаря делегированию полномочий у руководящего аппарата появляется возможность поручать бесчисленное количество задач своим работникам, что дает каждому сотруднику чувствовать себя более вовлеченным в деятельность организации и значимым в процессе улучшения ее деятельности. Все это несомненно может привести к усилению мотивации персонала и, как следствие, увеличение его продуктивности труда.

Процесс делегирования полномочий проходит ряд этапов.

На первом этапе процессом планирования и постановки цели занимается исключительно руководитель, контролируя каждый шаг сотрудника в процессе исполнения возложенных на него обязанностей. Также возможность «обратной связи» на данной стадии предоставляется работнику обязательно.

На втором этапе действия по планированию осуществляется совместно. Руководитель и сотрудник подробно рассматривают задачи в деятельности организации, каждый шаг их решения и сроки. Тем самым происходит процесс обучения планированию.

При этом деятельность сотрудника регулярно анализируется и подвергается проверке.

На третьем этапе основная цель руководителя-составить задачу, а сотрудника-спланировать деятельность, затем руководитель совершает анализ плана выполнения и осуществляет контроль .

Четвертый этап – постановка проблемы. На этой стадии сотрудник самостоятельно должен проанализировать возникшую, либо по прогнозам вероятную проблемную ситуацию. Его задача– самостоятельно определить возможные варианты решения проблемы и ресурсы, которые необходимы для этого. Сотрудник сам осуществляет контроль и планирование своей деятельности, благодаря предоставленных ему максимально широких полномочий.

Фундаментом изучаемого нами процесса являются основополагающие принципы делегирования. Несоблюдение этих принципов на практике может привести к тому, что делегирование будет некачественным, а процесс управления значительно затруднится.

Принципы делегирования полномочий в организации:

• 1)    Принцип единоначалия. Свои новые обязанности сотрудник организации может получать лишь от одного руководителя. Также отчет о

проделанной работе подчиненный может предоставить только своему непосредственному начальнику.

• 2)    Принцип ограничения нормы управления. Этот принцип регулирует возможное и наиболее приемлемое количество сотрудников, которыми может руководить субъект делегирования. Здесь устанавливаются ряд факторов, способных влиять на необходимое число подчиненных. К ним относятся: уровень управления, характер решения различных проблем и вопросов, квалификация подчиненных, способности руководителя, его специальные знания, организаторские способности и т.д.

• 3)    Принцип соответствия прав обязанностям. Данный пункт предполагает то, что объем делегируемых полномочий у сотрудника не должен превышать, либо принижать объем возложенных на него обязанностей.

• 4)    Принцип закрепленной ответственности. Делегирование является процессом передачи подчиненным обязанностей, а не ответственности, которая в любом случае закрепляется за должностью руководителя.

• 5)    Принцип отчетности по отклонениям. Данный принцип означает, что подчиненный должен предоставлять отчет и информировать своего начальника о различных изменениях и отклонениях в реализации полученных задач.

Можно выделить ряд условий эффективного делегирования полномочий:

• •    непосредственно перед передачей обязанностей подчиненным необходимо проанализировать все их способности, уровень квалификации, специальные знания и навыки;

• • не стоит поручать сотруднику работу, в осуществлении которой ему не хватает имеющегося опыта;

• • необходимо подробно и четко разъяснить подчиненным суть и основные задачи делегируемой работы;

• • попытаться создать всевозможные условия для повышения мотивации сотрудников в отношении исполнения порученных обязанностей.

Руководителя делегирование полномочий освобождает от многих мелких несложных в исполнении задач, что позволяет ему в полной мере сконцентрировать внимание на более глобальных и значимых проблемах, более эффективно и равномерно распределить рабочую нагрузку между подчиненными, выявить среди них возможных приемников на вышестоящие должности.

Подчиненным делегирование полномочий позволяет максимально продуктивно применять способности, знания и опыт, которыми они обладают, овладеть новыми навыками, проявить инициативу и самостоятельность, развить себя как личность.