Деловое общение, как необходимый элемент организации умственного труда. Требования к его организации и проведению

Правильное использование рабочего времени, эффективность деятельности работников умственного труда во многом зависят от того, как правильно построено их деловое общение. Деловая переписка, телефонные разговоры, установка деловых контактов(деловая встреча), все это включает в себя деловое общение. Есть большая вероятность потери рабочего времени при неправильном владении техникой делового общения. Плохое владение техникой рабочего времени ведет за собой и другие проблемы: заметно увеличиваются затраты труда при возникновении и решении даже не сложных вопросов, проявляется чувство дискомфорта в психологическом плане, чувствуются раздражения, обиды. Можно не сталкиваться с этими проблемами, но для этого необходимо выработать четкие правила, и использовать выработанные практикой способы делового общения.

Необходимо взять за правило, что во время личной деловой переписки, личное и служебное письмо должно быть кратким, четким и точным.

В служебной переписке должна быть информация, которая была бы изложена в доступной для получателя форме, не нужно включать лишних сведений, переписка должна быть четкой при этом очень убедительной и простой по форме. В соответствии с тоном письма, должна быть продумана и форма обращения к адресату. Если вы отвечаете на письмо адресата(письмо-ответ), следует придерживаться тому варианту обращения которому придерживается и отправитель.

Не стоит забывать, что для разных категорий работников принята различная, отличающаяся от других форма официального письменного обращения(к примеру, ученые используют при обращении друг к другу ученую степень.) Деловое письмо, как правило, имеет свою концовку в виде небольшого выражения с пожеланиями успехов, в виде выражения благодарности, либо призыва к продолжению дальнейшего общения и плодотворного сотрудничества.

Необходимо придерживаться сложившимся, устоявшимся стандартам в подписи письма, это характерно как для личной, так и для служебной переписки.

Культура общения, также присутствует при ведении деловых телефонных переговорах. Правильная культура ведения телефонных переговоров способствует сокращению нерациональных затрат рабочего времени. Стоит отметить, что не каждый вопрос можно решить во время телефонного разговора. Поэтому важно заранее подумать: какую форму лучше выбрать для данного конкретного делового общения.

Совершенствование деловых телефонных переговоров подразумевает: правильную, систематичную запись телефонных контактов с обязательным указанием всех известных данных абонента; обязательную подготовку к разговору по телефону, предмет разговора обязательно должен быть конкретным, не долгим (не более 4-5минут), содержательным; правильный выбор времени для делового общения по телефону; использование правильной формы обращения.

Одним из важных элементов делового общения является правильная техника установления непосредственных деловых контактов. Результат будет зависеть от того, насколько правильно будут соблюдены правила ведения деловых разговоров.

Исходя из практики, мы можем выделить 2 основных вида деловых разговоров: информационный, где цель разговора - получение определенной информации; дискуссионный, в котором каждый партнер отстаивает свою точку зрения.

Техника проведения делового разговора предполагает соблюдение определенных правил: конкретное и четкое определение предмета разговора (обсуждения); присутствие конкретной цели; разработку проекта рабочей недели; составление планов рабочего дня.

Планирование личным временем, по сути, является процесс составления плана труда на день. Необходимо планировать не только свои личные и профессиональные цели, но также и всю рабочую нагрузку. Необходимо это для того чтобы правильно расставить приоритеты: что нужно сделать в первую очередь, что можно делегировать другим, а что можно оставить на потом, или вовсе избежать

Планирование личной работы должно осуществляться по определенной последовательности: анализ свободного времени; оценка планируемой деятельности; сопоставление затрат свободного времени на планируемые работы; составление собственного перспективного плана; приоритетность их выполнения.

В настоящее время в помощь работникам умственного труда предоставляется разнообразие современной оргтехники: калькуляторы, диктофоны, аппаратура для чтения микрофильмов; компьютерная техника, ксероксы; канцелярия, принтеры, сканеры и др.

Правильное использование работниками современной оргтехники в трудовой деятельности заметно повышают эффективность труда, делая его более привлекательным, способствуют снижению утомляемости, а также вносят разнообразие в выполнение трудовых процессов.

"Экономика и социум" №1(10) 2014