Деловое письмо - залог успеха вашего дела

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1, c.80]. В данной статье мы уделим внимание особенностям делового письма и его разновидностям.

Деловое письмо – это старая форма официальной корреспонденции. Деловые письма пишутся с различными целями и выполняют ряд важнейших функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.

Существует типовая внутренняя структура делового письма:

❖ Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

> Заголовок - тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

> Обращение - лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

> Цель письма - краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору …».

❖ Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. - в зависимости от темы письма.

• ❖    Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись - фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности [2, с.46].

Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма - это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

Вот некоторые наиболее распространенные виды деловых писем:

• •    Благодарность: Данный вид письма пишется, когда вы хотите поблагодарить кого-то за помощь или за поддержку в трудную минуту. Письмо можно использовать просто для того, чтобы поблагодарить за то, что вы получили от кого-то и что вам очень помогло.

• •    Извинение: Письмо-извинение пишется, если вы что-то не сделали. Если человек получил задание, и у него не получилось его выполнить, тогда он извиняется и просит в данном письме о возможности исправиться.

• •    Письмо-признательность: Письмо-признательность пишется, чтобы оценить чью-то работу в организации. Данный вид письма пишет

начальник своему подчиненному. Организация может также писать данное письмо в адрес другой организации, чтобы поблагодарить клиента за сотрудничество.

• •    Рекламация: Рекламация пишется, чтобы показать кому-то, что возникла ошибка и что ее необходимо исправить как можно быстрее. Письмо может использоваться в качестве документа, который предупреждает читателя.

• •    Письмо-запрос: Письмо-запрос пишется, чтобы получить информацию о продукте или услугах.

• •    Письмо-заказ: Это письмо, как подразумевает название, используется для заказа продукции. Это письмо может быть использовано в качестве документа, имеющего законную силу, которое подтверждает сделку между покупателем и поставщиком.

• •    Рекомендательное письмо: Данный вид письма пишется, чтобы порекомендовать человека на работу. Письмо содержит позитивные аспекты личности кандидата и то, как он/она будет полезна для организации. Письмо-рекомендация используется даже для продвижения человека в организации [3, с.121].

В заключение отметим, что написание делового письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела [4, с.125].