Dizajniranje efektivnih timova u organizaciji

Radmila Micic

Ekonomski fakultet Priština-Kosovska Mitrovica

Rezime: Savremene organizacije posluju u turbulentnom okruženju, te sposobnost brzog prilagodavanja promenama u okruzenju postaje kljucni faktor njihovog opstanka. Trendovi u okruzenju: globalizacija, brze tehnološke promene, demografske promene, oštra konkurencija izazvali su promene u organizaciji. Organizacije su prinudene da napustaju tradicionalne nacine obavljanja poslova i uvode timove.

Timovi se najcesce predstavljaju kao grupa ljudi sa komplementarnim vestinama, koji su posveceni zajednickom cilju i ciji su clanovi odgovorni za rezultate koje ostvaruju. Svi clanovi tima prihvataju ciljeve tima kao sopstvene ciljeve. Znacaj timskog rada za organizaciju je u cinjenici da timovi mogu uciniti organizaciju fleksibilnijom, inovativnijom, konkurentnijom i decentralizovanijom.

U radu se razmatraju osnovne karakteristike timova, koje je potrebno dizajnirati tako da organizacija ostvaruje visoke performanse. Najpre se definišu timovi. Zatim se ukratko prikazuju vrste timova i njihove karakteristike. Posebna pažnja u radu je posvecena dizajniranju timova. Cilj ovog rada je da nakon determinisanja osnovnih karakteristika timova, istakne bitne momente u dizajniranju efektivnih timova.

Kjucne reci: organizacija, timovi, dizajn, efektivnost

UVOD

Savremeni trendovi iz okruženja: globalizacija tržišta, oštra konkurencija, demografske promene, promene u strukturi radne snage, kulturne razlike, brze tehnološke promene, informatizacija poslovanja, otvorili su brojne izazove za organizacije. Trendovi iz okruženja izvršili su snažan pritisak na organizacije da redizajniraju strukturu i uvode radikalne promene u organizaciji. Klasicne organizacione strukture, sa velikim brojem hijerarhijskih nivoa, bivaju zamenjene novim oblicima organizacionog dizajna. Novi organizacioni modeli eliminišu lanac komandovanja, limitiraju raspon kontrole, uvode decentralizaciju odlucivanja, uvode timove. Cilj svih ovih promena je stvaranje fleksibilne strukture sa osobinama organskog dizajna: niska specijalizacija, niska formalizacija, visoka decentralizacija, grupisanje poslova oko procesa, neposredno komuniciranje kao oblik koordinacije. Savremene strukture su fleksibilne, otvorene, inovativne, decentralizovane.

Trendovi iz okruženja i težnja organizacija da postanu fleksibilnije, racionalnije i konkuretnije, afirmisali su timove kao oblike unutrašnje strukture organizacije. Danas, timovi i timski rad postaju sve popularniji oblik rada u savremenim organizacijama. Tim predstavlja oblik formalne organizacije zajednickog rada ljudi, koje povezuje misija, cilj, zadatak i interes. Clanovi tima poseduju komplementarna znanja i sposobnosti, posveceni su zajednickom cilju i preuzimaju individualnu i kolektivnu odgovornost. Generalno, rad u timovima eliminise osecaj otudenosti, monotonije, povecava produktivnost rada, doprinosi satisfakciji zaposlenih i stvara uslove za razvoj kreativnosti i inovativnosti.

U narednom tekstu prikazacemo osnovne karakteristike timova i timskog rada. Ukratko cemo obrazloziti pojam i definisanje timova, prednosti i nedostatke timskog rada. Zatim cemo prikazati tipologiju i karakteristike timova. Posebna paznja u radu bice posvecena dizajniranju timova. Cilj ovog rada je da, nakon determinisanja osnovnih karakteristika timova, istakne bitne momente u kreiranju efektivnih timova – radnih, upravljackih i virtuelnih.

1.    Pojam i definisanje timova

Tim se najcesce definise kao „grupa ciji clanovi imaju komplementarne vestine i okupljeni su oko zajednicke svrhe ili skupa radnih ciljeva, za cije ostvarivanje su podjednako svi odgovorni“2. U literaturi preovladava shvatanje da su timovi specificna vrsta grupe. To znaci da izmedu timova i grupa postoje sustinske razlike, i to u pogledu: ucinka, odgovornosti, privrzenosti svrsi, odnosima sa rukovodstvom. Ucinak tima zavisi od pojedinacnog doprinosa i od efekta kolektivnog rada, dok ucinak grupe zavisi od individualnog doprinosa pojedinca. Clanovi tima preuzimaju individualnu i kolektivnu odgovornost, dok clanovi grupe preuzimaju samo individualnu odgovornost. Clanovi tima dele zajednicku posvecenost i lojalnost postavljenom cilju, a clanovi grupe imaju zajednicki interesni cilj. I na kraju, timovi se razlikuju od grupa i po odnosu prema menadžmentu. Timovi su fleksibilni i autonomni, a grupe izvršavaju naloge menadžmenta.

Generalno, da bi radna grupa prerasla u tim potrebno je da clanovi grupe poseduju komplementarna znanja i sposobnosti, da su posveceni zajednickom cilju, da preuzimaju individualnu i kolektivnu odgovornost, da izmedu clanova tima postoje intenzivne interakcije koje ce proizvesti sinergetski efekat.

Da bi timovi ostvarili sinergiju i doprineli obezbedenju performansi organizacije potredno je da budu dobro dizajnirani. Dakle, dobar dizajn tima predstavlja kljucni faktor efektivnosti timskog rada. Za dobar dizajn su potrebna dva bitna momenta, i to: izbor clanova tima i definisanje timskih uloga. Izbor clanova tima je bitna pretpostavka efektivnosti timova. Pri tom, mora se imati u vidu cinjenica da je lakse sastaviti tim strucnjaka nego obezbediti da strucni ljudi budu dobri timski igraci i prihvate nacin na koji treba da saraduju.

Efektivno dizajniranje timova obuhvata i definisanje timskih uloga. Timska uloga predstavlja skup tipicnih ponasanja za odredenu poziciju u timu. Svaki clan tima ima odredenu poziciju u timu i u skladu sa ocekivanjima ponasa se u skladu sa svojom pozicijom. Za takve ljude kazemo da su dobri timski igraci. Robinson je izdvojio devet timskih uloga, i to³:

• •    Inovator - to su pojedinci koji pokrecu inicijativu i kreiraju nove ideje. Individualci su i vole autonomiju.

• •    Promoter – to su pojedinci koji brzo prihvataju i promovišu ideje inovatora. Komunikativni su i poseduju sposobnost percepcije, retoricke sposobnosti i dr.

• •    Analiticar - poseduje strucna znanja, na osnovu kojih vrsi analizu situacije i problema i predlaze moguca resenja.

• •    Organizator – sprovodi ideju u akciju, definiše ciljeve, planira i organizuje aktivnosti, kreira klimu i kulturu u organizaciji.

• •    Producent – to su pojedinci koji mogu da doprinesu ostvarenju standarda, te time i jacanju konkurentnosti organizacije.

• •    Kontrolor – doprinose poštovanju pravila, propisa, procedura, normi i standarda, te time i ostvarenju planiranih zadataka.

• •    Podržavalac – to su pojedinci koji deluju konstruktivno, održavaju stabilnost organizacije i doprinose izgradnji poverenja, zalaganju i posvecenosti timu.

• •    Savetnik – pojedinci koji deluju preventivno, koji prikupljaju misljenja ostalih clanova tima, kako bi se donela ispravna odluka.

• •    Integrator - to su pojedinci koji doprinose jacanju zajednistva, podsticu kognitivne a potiskuju afektivne konflikte, afirmisu takmicarski duh i kreativnost.

Savremeni uslovi poslovanja sve vise afirmisu timski rad. Cinjenica je da su timovi doprineli povecanju racionalnosti i fleksibilnosti organizacija. Medutim, oni i pored brojnih prednosti imaju i dosta nedostataka. Oni nisu univerzalno rešenje za stvaranje visokih performansi organizacije i ne treba ih primenjivati svuda i po svaku cenu, vec u situacijama kada su potrebni. U nastavku cemo navesti neke prednosti, a i nedostatke timskog rada.

Bitne prednosti timskog rada su4:

• •    povecana motivacija zaposlenih;

• •    povecana posvecenost ciljevima organizacije;

• •    povecana produktivnost;

• •    smanjenje troškova poslovanja;

• •    bolja medusobna komunikacija zaposlenih;

• •    unapredenje poslovnih vestina;

• •    povecana poslovna fleksibilnost.

Na strani nedostataka timskog rada naveli bi:

• •    stres i frustracija zbog ne prilagodenosti nacinu timskog rada;

• •    eliminisanje srednjeg menadžmenta;

• •    pojava grupnog mišljenja koja umanjuje kreativnost zaposlenih;

• •    zasicenost timskim radom moze da dovede do pada performansi.

2.    Vrste timova i njihove karakteristike

U literaturi je prisutna široka lepeza tipologija timova. Prema mišljenju Mohrman-a, tipologija timova se moze vrsiti na tri nacina, i to5:

• •    prema zadatku ili svrsi na: radne timove – fokusiraju se na koriscenje resursa organizacije u cilju obavljanja poslova organizacije i timove za unapredenje - fokusirani su na zadatak da povecaju efektivnost procesa koje organizacija koristi;

• •    prema vremenu timovi mogu biti: privremeni – formiraju se zbog nekog specijalnog projekta sa odredenim rokom i trajni - timovi koji postoje sve dok postoji i organizacija;

• •    prema odnosu tima sa strukturom organizacije na: nadredene timove – timove koji imaju autoritet iznad funkcijskih jedinica i intaktne timove – aktivnosti ovih timova ne prelaze linije delokruga.

Prema Sundrstom-u⁶, timovi se mogu razlikovati u pogledu: stepena tehnicke specijalizacije clanova tima, stepenu koordinacije sa drugim radnim jedinicama, radnom ciklusu i tipicnim autputima. Polazeci od ove tipologije, autor navodi sledece timove: savetodavni, proizvodni, projektantski i akcioni .

Robbins razlikuje tri vrste radnih timova, i to⁷:

• •    Timovi za rešavanje problema . Ovi timovi nastaju sa ciljem da rese tekuce ili potencijalne buduce probleme organizacije. Formira ih i kontrolise menadzment organizacije. Clanovi tima mogu biti strucnjaci iz jedne poslovne funkcije, ali i strucnjaci iz ostalih funkcija. Nakon rešavanja problema oni se rasformiraju. Tzv. „kružoci kvaliteta“ najpre su nastali u japanskim kompanijama sa ciljem da rese probleme unapredenja kvaliteta, unapredenja uslova rada, povecanja proizvodnje i produktivnosti, smanjenja troškova, i sl.

• •    Samoupravni timovi . Ovi timovi samostalno postavljaju ciljeve, biraju svoje clanove, metode rada, mere sopstvene performanse i snose odgovornost za eventualne greške u poslovanju. Drugim recima, oni samostalno donose sve odluke vezane za funkcionisanje organizacije i ostvarivanje postavljenih ciljeva. Popularnost ovih timova zasnovana je na evidentnom smanjenju troskova poslovanja i povecanju produktivnosti.

• •    Interfunkcionalni timovi . Timovi koji se formiraju sa ciljem da resavaju probleme koji su zajednicki za vise organizacionih delova, kao i probleme koji proisticu iz lose koordinacije i komunikacije poslovnih funkcija u organizaciji. Clanovi interfunkcionalnih timova su zaposleni iz razlicitih poslovnih funkcija. Formiranjem ovih timova postize se koncentracija razlicitih strucnjaka, sto dovodi do bolje saradnje, razmene ideja, znanja i informacija. Na taj nacin se ostvaruje bolja koordinacija i uspesnije resavanje kompleksnih problema.

Danas se u savremenim organizacijama pominju i sledece vrste timova:

• •    Upravljacki timovi (TMT timovi). Upravljacki timovi ili tzv. top

menadžment timovi su timovi koji deluju u vrhu organizacije i donose vazne upravljacke odluke. Neke od uloga TMT timova su: imenovanje generalnog menadžera i menadžerske strukture, promovisanje organizacione kulture, unapredenje imidza i reputacije preduzeca itd. Clanovi ovih timova poseduju kompetentnost, moc, uticaj, reputaciju, dobre kontakte, pruzaju podrsku i savete. Buduci da clanovi ovih timova poseduju razlicita znanja, vestine i sposobnosti to je njihov znacaj za uspeh organizacije veliki. Danas se smatra da je uticaj ovih timova na razvoj organizacije veci od uticaja celnih ljudi u organizaciji8.

• •    Virtuelni timovi. To su timovi koje cini „grupa ljudi koja komunicira kroz medusobnozavisne zadatke vodena zajednickim ciljem“⁹. U virtuelnim timovima komunikacija se bazira na savremenoj elektronskoj tehnologiji. Clanovi ovih timova mogu da medusobno komuniciraju i razmenjuju znanja, ideje i informacije i onda kada su prostorno udaljeni. Ovi timovi nastaju radi obavljanja nerutinskih poslova u organizaciji. Komuniciranje putem elektronske pošte, video-konferencija, veb-stranica postaje sve popularnije sa razvojem globalnih kompanija. Medutim, ovakav vid komunikacija nosi sa sobom niz nedostataka, kao što su otudenost i nedostatak uspostavljanja socijalnih odnosa.

• •    Globalni timovi. Bitna odlika globalnih timova je ta sto ih cine ljudi iz razlicitih zemalja i razlicitih nacionalnih kultura. To moze biti izvor šansi, ali i pretnja opstanku organizacije. Razrešenje problema lezi u uspesnom prihvatanju razlicitosti pripadnika razlicitih kultura, postovanju nacionalnih vrednosti i verovanja pojedinaca i sredina iz kojih dolaze.

3.    Dizajniranje efektivnih timova

Efektivnost tima u organizaciji zavisi od najmanje dve dimenzije. Prva se odnosi na ostvarene performanse tima, u smislu da li one zadovoljavaju postavljene standarde. Dok se druga dimenzija odnosi na održivost tima, koja se odnosi na spremnost clanova tima na dalju saradnju.

Na efektivnost tima uticu brojni faktori. Jedan od modela efektivnosti tima prikazan je na sledecoj slici .

Slika 1 : Model efektivnosti tima¹⁰

Prema mišljenju Hekman-a¹¹, sastavljanje efektivnih radnih timova je proces koji se odvija u cetiri faze.

• •    Prva faza stvaranja efektnog tima je predrad. U ovoj fazi treba doneti odluku o poslu koji treba da se uradi, da li je potrebno formirati tim, koji su ciljevi tima i kakav je autoritet oformljenog tima.

• •    Druga faza zahteva stvaranje uslova za rad. Da bi timovi uspešno funkcionisali neophodno je obezbediti materijalne resurse, adekvatne ljudske resurse ali i podršku organizacije.

• •    Treca faza obuhvata formiranje i izgradnju tima. U ovoj fazi treba jasno odrediti clanove tima, postici saglasnost u pogledu prihvatanja zadatka i svrhe tima i utvrditi odgovornost za svakog clana tima ponaosob.

• •   Cetvrta faza podrazumeva pruzanje stalne podrske timu. Da bi

tim uspešno obavio zadatak potrebno je permanentno pratiti njegov rad, u smislu obezbedenja dodatnih materijalnih sredstava ili popune ljudskih resursa.

Timovi mogu biti uspešni ako imaju adekvatno organizaciono okruženje. Ciljevi tima moraju biti usaglaseni sa strategijom organizacije. Medutim, organizacija mora da pruzi podrsku timu, u smislu obezbedenja reasursa, obuke, motivisanja clanova tima itd. Sem toga, mora se uzeti u obzir i sire okruženje. Dakle, potrebno je stvoriti neophodne uslove za rad tima, kao što su: jasno definisanje vizije, misije, cilja i zadatka; neformalnost; participacija; slušanje; civilizovano neslaganje; donošenje odluka konsenzusom; otvorene komunikacije; jasne uloge i dodela posla; podela vodstva; odnosi sa okruzenjem; diverzifikacija stilova; samoprocena.

Prema jednom misljenju, razvoj efektivnih upravljackih timova odvija se kroz cetiri faze¹²:

• •    Definisanje situacije - obuhvata analizu eksternog okruženja (karakteristike delatnosti, konkurencije, kulturnog i društvenog ambijenta) i internog okruženja (karakteristike strategije, organizacione kulture i ljudskih resursa).

• •    Definisanje profila TMT – podrazumeva adekvatan sastav, odnosno odabir clanova cije vrednosti, stavovi, vestine i licni stil odgovaraju poželjnom profilu.

• •    Fer pristup prema postojecim rukovodiocima - top menadzment, uz pomoc konsultanata, treba da sagleda sposobnosti i vestine

postojecih rukovodilaca, da uoci eventualne nedostatke nekih veština, kako bi se kroz trening isti nadoknadili.

• •    Kreiranje plana — plan treba da ukljuci mere kako bi se premostio jaz izmedu onoga sto jeste i onoga sto bi trebalo da bude. Plan treba da ukljuci obuku i trening postojecih menadzera, ali i ukljucivanje novih menadzera koji vise odgovaraju potrebnom profilu.

Za stvaranje efektivnih virtuelnih timova potrebno je obezbediti sledece¹³:

• •    Kreiranje identiteta – virtuelne timove kreiraju ljudi koji imaju zajednicku ideju, koji su povezani informacionom tehnologijom i kreiranje njihovog identiteta je veoma bitno.

• •    Formulisanje misije – je aktivnost koja ima za cilj da pokaže svrhu formiranja tima. Misija mora biti jasno definisana, razumljiva i, ono sto je vazno, mora biti prihvacena od strane svih clanova tima.

• •    Determinisanje rokova — oznacava ubrzanje tempa i pripremanje za implementaciju.

• •    Postavljanje ciljeva – ciljevi služe kao odrednice za zadatke i rezultate koje treba postici. Opsti ciljevi su okvir za postavljanje pojedinacnih ciljeva.

• •    Identifikovanje clanova - podrazumeva odabir clanova tima. Potrebno je najpre odabrati kljucne ljude, a kasnjie popuniti prazna mesta. Clanovi virtualnog tima moraju da poseduje vestine informacionog upravljanja, sposobnost formalne i neformalne komunikacije, sposobnost da dele informacije, i sl.

• •    Uspostavljanje odnosa – je veoma bitno za kreiranje uspešnih virtuelnih timova. Ovi odnosi ukljucuju odabir ljudi koji ce komunicirati i utvrdivanje ciljeva njihovih medusobnih kontakata. Za uspesno funkcionisanje tima nije potrebno da svaki clan tima bude ukljucen u sve zadatke. Mnogo je bitnije jasno odrediti koji clanovi tima treba da budu ukljuceni za odredene zadatke.

• •    Izbor medija – pri odabiru medija treba uzeti u obzir: aktivnosti koje obavljaju clanovi tima, medije koji su vec korisceni, spremnost clanova tima da prihvate medije koje nisu koristili, i sl.

Na osnovu prethodnog, mozemo reci da dizajniranje efektivnih timova u organizaciji obuhvata set sledecih aktivnosti:

• •    Definisanje radnog zadatka tima – zadatak tima mora biti jasno definisan, izdvojen od ostalih zadataka i znacajan za organizaciju.

• •    Definisanje autoriteta tima – delegiranje zadatka timu za sobom povlaci i delegiranje autoriteta, kako bi tim uspesno obavio zadatak.

• •    Odredivanje optimalne velicine tima — optimalna velicina tima broji izmedu 5 i 7 clanova.

• •    Struktura tima — obuhvata: odredivanje lidera tima i njegovih ovlascenja, jasno definisanje uloge i zadataka za svakog clana tima ponaosob, nacina resavanja konflikata, i dr.

• •    Izbor clanova tima — je kriticna pretpostavka efektivnosti timskog rada. Da bi doprineli uspesnom obavljanju zadatka, clanovi tima treba da poseduju kompetentna znanja iz svoje struke, konceptualne i interpersonalne vestine, dobre licne karakteristike, sklonost ka timskom radu i fleksibilnost.

• •    Trening clanova tima — je oblik ucenja, usavrsavanja vestina i

razvoja sposobnosti pojedinaca u cilju stvaranja tzv. timskih igraca.

• •    Sistem nagradivanja i ocenjivanja performansi — treba da podstice kooperativnost i saradnicke odnose u organizaciji. Potrebno je unapred definisati timske pokazatelje za uspeh ili neuspeh rada tima, kao i nagrade i kazne clanovima tima za timski razultat.

ZAKLJUCAK

U radu smo dali prikaz osnovnih determinanti za kreiranje efektivnih timova u organizaciji. Dinamizam faktora okruženja, oštra konkurencija, globalizacija poslovanja, razvoj informacione tehnologije aktuelizirali su timove i timski rad. Tim je oblik formalne organizacije zajednickog rada ljudi koje povezuje zajednicki cilj, zadatak i interes. Tim predstavlja grupu ljudi koja poseduje komplementarna znanja i sposobnosti, posvecena je zajednickom cilju i svi clanovi tima preuzimaju individualnu i kolektivnu odgovornost.

Da bi timovi bili efektivni, obezbedili sinergiju i organizacione performanse neophodno je da budu dobro dizajnirani. Dizajniranje efektivnih timova obuhvata set aktivnosti: definisanje radnog zadatka tima, odredivanje optimalne velicine tima, definisanje timskih uloga, izbor adekvatnih clanova tima, trening i sistem nagradivanja, i dr.

U savremenim kompanijama, sa uvodenjem timskog rada znatno je povecana fleksibilnost organizacije, povecan je stepen decentralizacije odlucivanja i ukljucivanja zaposlenih u proces donosenja odluka. To se pozitivno odrazava na organizacionu posvecenost radnika, povecanu motivisanost i lojalnost zaposlenih. Timska struktura ima sve odlike organskog dizajna, i doprinosi porastu fleksibilnosti, konkurentnosti, inovativnosti i decentralizaciji organizacije.