Документация - элемент метода бухгалтерского дела

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо отражать каждую хозяйственную операцию, так как финансово-хозяйственная деятельность предприятия сопровождается выполнением множества хозяйственных операций. Поэтому с этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета документация.[2]

Документация – это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется соответствующим документом, который служит не только основанием для ее фиксирования, но и способом регистрации и наблюдения за ней. Документы служат целями контроля, дают возможность проведения документальной проверки и обеспечивают сохранность имущества.

В повседневной работе предприятий независимо от формы собственности создаются различные документы по производственной, хозяйственной и финансовой деятельности. Особую группу учетноэкономических документов составляют бухгалтерские документы. Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции.

Документирование хозяйственных операций является неотъемлемым элементом бухгалтерского дела, так как любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета, только на основе правильно оформленных документов.

В бухгалтерском учете применяется множество различных документов, которые классифицируются по следующим основным признакам:[3]

• 1.    По назначению документы делятся на:

• -    распорядительные документы, т.е. в них содержится распоряжение, приказ, задание на совершение хозяйственной операции. Эти документы служат основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных ценностей и др.

• -    исполнительные (оправдательные) документы, которые свидетельствуют о совершении факта хозяйственной жизни.

• -    Комбинированные документы выполняют функции распоряжения и исполнения. Это расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

• 2.    По месту составления документы подразделяются на:

• -    Внутренние - это такие документы, которые составляются и используются в пределах данного предприятия, к ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, наряды, авансовые отчеты и т.д.

• -    Внешние документы составляются в одном предприятии, а используются в другом. Они выходят за пределы предприятия. К ним относятся счета, счета-фактуры, платежные требования, накладные, акты приема выполненных работ и т.п.

• 3.    По степени обобщения документы делятся на:

• -    Первичные - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют большое значение в бухгалтерском учете, так как являются основой всех последующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Имеют также и юридическую силу, являясь основанием для разрешения различных споров в арбитраже и т.п.

• -    Сводные документы фиксируют ряд однородных операций по мере их совершения или содержат сведения ряда первичных документов. В качестве примера можно выделить ведомости движения готовой продукции, отчеты о движении материальных ценностей.

• 4.    По способу (количеству) охватываемых операций:

• -    Разовые документы - применяются для отражения одного факта хозяйственной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение.

• -    Разовые документы - применяются для отражения одного факта хозяйственной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011г., выделяют следующие основные виды бухгалтерских документов:

• 1.    Первичные учетные документы (статья 9);

• 2.    Регистры бухгалтерского учета (статья 10);

• 3.    Формы бухгалтерской (финансовой) отчетности.[1]

Каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы фиксируют хозяйственные операции в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, складах, цехах и т.д. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а так же контроль сохранности имущества предприятия.

Первичные учетные документы применяются к учету, если они составлены по форме и имеют обязательные реквизиты. Формы первичных документов утверждает руководитель предприятия по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Данные, содержащиеся в первичных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета. Учетные регистры так же должны быть составлены по форме и содержать обязательные реквизиты, которые утверждает руководитель предприятия.

В конце отчетного года все данные, содержащиеся в учетных регистрах, переносятся в соответствующие формы бухгалтерской отчетности, которые так же проверяются и утверждаются руководителем предприятия. После отражения данных в соответствующих документах и переноса их в бухгалтерскую отчетность, их подшивают, ставят печать, подпись руководителя предприятия и сдают в архив.

Таким образом, документация – это важный элемент бухгалтерского дела, так как с помощью его предприятие может контролировать ход совершения хозяйственных операций, их достоверность и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета.

Использованные источнкии:

• 1.    Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011г. (ред. от 04.11.2014г.).

• 2.    Бухгалтерское дело: Учебник/В. М. Швецкая, Н. А. Головко. – М.: Изд. Дашко и К, 2012. – 304 с.

• 3.    Кирьянова З. В. Теория бухгалтерского учета. – М.: финансы и

  статистика, 2010. – 192 с.

"Экономика и социум" №6(19) 2015