Документационное обеспечение организационного проектирования рабочего места

В современных социально – экономических условиях целью организационного проектирования в границах деятельности каждого хозяйствующего субъекта становится разработка новых систем (отдельных элементов, в т.ч. и рабочих мест) или предложений по изменению существующих, а результатом комплект технической, организационной и планово – экономической документации, необходимой для их осуществления работы. Организационное проектирование предназначено для того, чтобы создать прототип или прообраз организации или определить направления ее изменения.

Процесс организационного проектирования «сопровождают» различные подсистемы, среди которых подсистемы производственно – хозяйственного, кадрового, программно – целевого, регламентационного, документационного обеспечения и т.д.

Например, документационное обеспечение проектирования рабочих мест является важной частью процесса и имеет своей целью обеспечение организации и работников всей необходимой информацией (в документированном виде) для подготовки и реализации производственной деятельности.

Организационные (внутрикорпоративные) документы являются основой деятельности организации и содержат положения, обязательные для исполнения. Документы разрабатываются и оформляются (утверждаются) в соответствии с требованиями действующего законодательства и корпоративными стандартами. К основным организационным документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации и учредительный договор. К внутренним документам организации, регламентирующим ее организационную структуру, порядок взаимодействия между структурными единицами организации, относятся: положение об организационной структуре; положения о подразделениях; должностные инструкции (перечень документов может быть дополнен в конкретной организации).

В процессе организационного проектирования создается определенный комплект проектной документации рабочего места. Рабочее место – зона трудовой деятельности работников, обеспеченная необходимыми для выполнения работы средствами и ресурсами (например, организационное оснащение; технологическая оснастка; проектная и рабочая документация; средства коммуникации и т.д.).

Рабочее место является первичным звеном организации, где осуществляется профессиональная деятельность и достигается главная цель, например, качественное оказание услуг.

Состояние и организация рабочих мест непосредственно определяют уровень производительности труда. Кроме этого организация рабочего места непосредственно формирует обстановку, в которой постоянно находится работник, что влияет на его самочувствие, настроение, работоспособность (и, в конечном итоге, на производительность труда).

Определенное рабочее место в любом учреждении, организации должно соответствовать определенным требованиям. Документация на рабочее место должна быть исчерпывающей, а ее количество минимально необходимым. Недостатки в документационной организации рабочего места ведут к снижению качества выполняемых функций, неэффективному использованию ресурсов, нарушению трудовой дисциплины.

С целью улучшения организации и совершенствования рабочих мест в организациях регулярно должна проводиться их аттестация. В процессе аттестации рабочих мест оценивается, например, соответствие технических средств характеру и объему выполняемых работ, соответствие квалификации работника, рациональность планировки, оснащение, условия труда и техника безопасности. По результатам оценки разрабатывается план рационализации рабочих мест.

ООО «Аромат» - это супермаркет, занимающийся розничной торговлей. В его организационную структуру входят: директор, заместитель директора, старший продавец, менеджер, главный бухгалтер, бухгалтер, а также маркетолог-консультант, продавцы – кассиры, охранники, уборщицы, грузчики.

Профессия продавец – кассир предполагает умение распределять внимание, работать, не теряя концентрации, приветливость, коммуникабельность, стрессоустойчивость. Он должен уметь работать на кассовом аппарате, калькуляторе, обращаться со сканером штрих-кода и прочей техникой на рабочем месте. Также он должен уметь вести кассовую документацию, работать в программе 1С, распознавать фальшивые купюры. В своей деятельности продавец – кассир руководствуется:

• •     уставом предприятия;

• •     должностной инструкцией;

• •     правилами внутреннего трудового распорядка;

• •     действующими корпоративными положениями и инструкциями;

• •     приказами и распоряжениями директора предприятия.

Рабочее место продавца – кассира по степени автоматизации является местом машинно – ручной работы с монотонным трудом. Эмоциональная нагрузка характеризуется высокой нервно – психической напряженностью. По степени подвижности оно является стационарным.

Перед началом работы кассир получает у директора (заместителя) под роспись:  ключи, разменные деньги, принадлежности для работы, подготавливает ПУ (печатающее устройство), включает ККТ (терминал) в сеть, проверяет наличие лент (чековой, контрольной, красящей), а в случае их отсутствия устанавливает.

В течение смены продавец – кассир обязан обеспечивать тщательный уход и бережное обращение с ККТ, операцию ввода сумм осуществлять в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовой машины.

Кассир имеет право (в течение смены):

• •     по указанию администрации изменять шифр, применять штампы

и оттиски «погашено», «счет», «контроль» и т.д.;

• •     получать распечатки по кассовой машине;

• •     при выявлении неисправностей обязан: выключить кассовую

машину; вызвать представителя администрации; определить характер неисправности (администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает специалиста ЦТО, предварительно поставив в известность налоговую инспекцию, делает соответствующую запись в журнале вызова технических специалистов).

Кассиру запрещается:

• •    работать без контрольной ленты, за исключением тех ККТ, конструкцией которых предусмотрен электронный контрольный журнал (буфер контрольной ленты);

• •     допускать посторонних лиц к кассовой машине;

• •     покидать свое рабочее место;

• •     самостоятельно вносить изменения в работу кассового

терминала;

• •     иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные в ККТ, кроме

денег, выданных перед началом работы для размена и т.д.

По окончанию работы (смены) кассир должен выполнить действия:

• •     подготовить денежную выручку к сдаче;

• •     при наличии неиспользованных чеков, подписать их, наклеить на

лист бумаги, совместно с администрацией оформить акт (ф. КМ-3);

• •     подготовить другие платежные документы;

• •     составить справку – отчет (ф. КМ-6) и сдать выручку вместе со

справкой – отчетом старшему кассиру.

Администрация при обосновании должностных функций работника учитывает требования квалификационных характеристик и на их основе и применительно к своим условиям деятельности разрабатывает соответствующие документы местного характера (должностная инструкция, описание рабочего места и т.д.).

На рабочем месте продавца – кассира в супермаркете «Аромат» есть должностная инструкция, которая определяет функциональные обязанности, права и ответственность работника.

Анализ должностной инструкции продавца – кассира показывает, что в ней четко разграничены права и обязанности работника; исключены дублирования в выполнении операций, в каждой операции есть свой четкий план действия. Для работника установлена мера ответственности за невыполнение или нарушения каких – либо операций.

Иногда вместо должностной инструкции на предприятии применяют такой документ, как «Описание рабочего места». Он содержит типовые разделы и описывает наименование рабочего места; классификационную группу рабочего места; количество работников на рабочем месте; характеристику и подчиненность органов управления; схему замещения должностей на рабочем месте; содержание работы на рабочем месте (основные трудовые функции); технические характеристики рабочего места; требования, предъявляемые к квалификации работника; требования физического и психического характера и т.д.

В супермаркете ООО «Аромат» используются модели POS – терминалов Fujitsu TP3000, TPX и IBM POS 7x3, с ними и работают продавцы – кассиры. Эффективность работы кассового места зависит от таких факторов, как:

• •     профессиональная подготовка кассира;

• •     правильно подобранное оборудование;

• •     эргономичность рабочего места;

• •     простота и надежность выбранного ПО и т.д.

Одним из основных документов, составляемых (используемых) при проектировании рабочих мест, является спецификация, включающая перечисление необходимых требований к опыту, квалификации и способностям успешно выполнять профессиональные задачи на определенном рабочем месте. Спецификация «вытекает» непосредственно из описания рабочего места, отвечает на вопрос: «Каковы профессиональные, деловые и личные качества человека для того, чтобы он успешно осуществлял рабочий процесс?». Основанием к установлению требований к работнику, составлению спецификации является знание состава и содержания функций, выполняемых на рабочем месте, характера, условий и организации труда. Спецификация рабочего места дает информацию, которую можно использовать для отбора кандидатов на свободные вакансии и осуществления выбора при перемещениях работников.

Для работы в небольшом магазине от работника торговли требуются минимальные профессиональные знания и навыки. В большом супермаркете (например, в отделе сетевой продажи бытовой техники и электроники) требования на порядок выше. Зато возможности и перспективы карьерного роста на таких торговых предприятиях достаточно заманчивы. Активный, обучаемый молодой работник может, начав с продавца – консультанта, стать менеджером по продажам, начальником отдела или директором открывающегося магазина сети.

Учитывая специфику обязанностей, которые в силу должности выполняет продавец – кассир, это должен быть человек, обладающий рядом качеств, отсутствие которых не позволит оставаться в профессии длительное время.

Продавец – кассир – это уравновешенный и ответственный человек. Он должен обладать высокой концентрацией внимания, иметь хорошую память, легко ориентироваться в группах товаров, выполнять «в уме» несколько последовательных математических действий. Продавец должен обладать приятным голосов, доброжелательным характером, хорошей дикцией, быть эмоционально стабильным, вежливым и всегда выдержанным и т.д.

Сложилась определенная практика разделения качеств на группы:

• •    деловые качества – ответственность, исполнительность, оперативность, целеустремленность, настойчивость, самостоятельность, дисциплинированность, инициативность, честность добросовестность, ответственность за принимаемые решения и выполняемые действия и т.д.;

• •    индивидуально – психологические качества – эмоциональная и нервно-психическая устойчивость, коммуникабельность, открытость, аккуратность, высокая концентрация внимания, памяьб, работоспособность и т.д.;

• •    психофизиологические качества – хорошее состояние здоровья, отсутствие хронических заболеваний, хорошее зрение, усидчивость и т.д.

Работа в магазине требует эффективного взаимодействия с коллегами, командной работы, быстрой реакции на меняющиеся ситуации, умения обслуживать внезапные «наплывы» покупателей. Качества продавца – консультанта при взаимодействии с коллегами: инициативность, энергичность, взаимовыручка, трудолюбие, ориентация на сотрудничество, командный дух, дипломатичность.

Качества продавца – консультанта при взаимодействии с покупателями: доброжелательность, общительность, желание помочь, вежливость, умение хорошо выглядеть, терпение, эмпатия и умение разделять эмоции с покупателем. Покупатели выбирают не только товар или услугу, но и внимание, и заботу о них в процессе продажи. Если в продавце нет желания помогать другим людям, то покупатели сразу это чувствуют. Они иногда будут покупать и у такого продавца, чтобы сэкономить время, или потому, что им срочно что-то нужно, но покупать они будут у него гораздо меньше. Продавцы – консультанты, которые обладают отмеченными качествами, вызывают больше доверия и покупатели возвращаются в магазин вновь и вновь.

Качества продавца при взаимодействии с руководством: ответственность, обязательность, самостоятельность, умение слушать, амбициозность, аналитические способности, желание улучшить работу магазина. При успешном взаимодействии с руководством продавец – консультант всегда «выигрывает»: его идеи приветствуются, мнение учитывается, работа улучшается.

Для эффективной деятельности современной компании, в которой применяются современные технологии и система менеджмента качества, развиты внутрикорпоративные коммуникации необходима четкая организация трудового процесса на каждом рабочем месте. В этих целях в организации могут быть оформлены паспорта рабочего места.

Чтобы разработать паспорт рабочего места, необходимо предварительно провести следующие мероприятия: изучить нормативную справочную информацию; подготовить внутренние локальные документы; провести всесторонний анализ существующего рабочего места в соответствии с нормативной (в т.ч. корпоративной) документацией.

Типовая структура паспорта рабочего места (с возможными вариантами) включает разделы: «Назначение рабочего места», «План работы», «Функционально – организационная структура», «Регламентирующие документы», «Организационно – распорядительные документы», «Пространственное расположение рабочего места», «Оснащение рабочего места», «Условия труда на рабочем месте», «Перечень документов на рабочем месте» и т.д.

Применение паспорта рабочего места позволяет повысить эффективность труда, влияет на работоспособность и сохранность здоровья работников. Кадровым менеджерам этот документ помогает, например, сэкономить время и избежать возможных ошибок при адаптации нового работника.

В ООО «Аромат» проводится аттестация и сертификация рабочих мест (например, указывают факторы, оказывающие влияние на безопасность и охрану труда). Оценивается травмобезопасность рабочих мест и составляется протокол оценки травмобезопасности рабочего места. В протоколе перечисляют применяемое оборудование, инструменты, приспособления, средства обучения и инструктажа и используемые для их оценки нормативные правовые акты.

На каждом рабочем месте в организации есть инструкция по охране труда (по ней составляют карту аттестации). При проверке составляются ведомости рабочих мест. Так как сертификацию рабочих мест ООО «Аромат» прошла, то в организации есть следующие документы: копии документов на право проведения измерений и оценок условий труда; карты аттестации рабочих мест по условиям труда с протоколами измерений и оценок условий труда; ведомости рабочих мест и результатов аттестации рабочих мест по условиям труда; план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда; протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда; приказ о завершении аттестации рабочих мест и утверждении ее результатов.

Инструктаж по технике безопасности проходит каждый работник в супермаркете. Новые продавцы – кассиры по приходу проходят вводный и первичный, далее в процессе своей деятельности кассир проходит повторную проверку, а когда в ООО «Аромат» устанавливают новое оборудование, то проводят внеплановый инструктаж.

Рационально подобранный перечень документов (на каждое рабочее место) в значительной степени снижает управленческие риски и определяет общую эффективность функционирования организации [1, 2].