Документационное обеспечение управления предприятием в условиях цифровой экономики

В наши дни цифровая экономика развивается стремительными темпами, все более усложняя внутренние процессы и обесценивая «традиционные» подходы. Однако некоторые явления тяжелее поддаются преобразованиям, учитывая укрепление новых условий. Документационное обеспечение управления (далее – ДОУ) содержит в себе определенные правила ведения, исключив которые, могут возникнуть проблемы с правовой стороны для большинства предприятий. Тем не менее существует компромисс между традиционными правилами документоведения и современными технологическими разработками для упрощения этого процесса.

С развитием цифровизации внедряется электронный документооборот, который за короткий срок стал уже общепринятым явлением. Также появляются новые формы, способные в перспективе заменить электронное ДОУ. Однако оба способа ведения документации на предприятии подчиняются общим принципам и правилам.

Требования к заполнению электронной документации почти совпадают с требованиями к бумажной, но их форма немного отлична. Например, для придания окончательной юридической силы приказа (распоряжения) необходима подпись. Ее можно поставить 2 способами: традиционно от руки руководителем предприятия или вос- пользовавшись электронной подписью, заверенной у нотариуса. Согласно Федеральному закону ФЗ-№63 «Об электронной подписи» Российской Федерации, подобная подпись имеет равнозначное действие бумажному аналогу. Преимуществом также является то, что контрагентам не нужно подписывать акт о признании самой подписи, что упрощает и ускоряет дальнейший документооборот [2].

Для большинства документов правила заполнения и написания абсолютно идентичны и прописаны в федеральных законах и методических указаниях. Нарушение норм по созданию актов, распоряжений, приказов и т.д. приводит утрате их юридической силы.

Электронный документооборот получил широкое распространение, однако приобретает особую популярность новейшая форма ДОУ – блокчейн. Блокчейн – платформа, известная тем, что является основной для криптовалют, однако современное ее применение не настолько ограничено.

Блокчейн (от англ. Blockchain – «цепочка из блоков») – технология децентрализованного хранения информации, состоящей из цепочки блоков, хранящей определенные данные и записи [4]. Цепочки не сообщены с одним общим сервером, что определяет высокую степень защиты информации шифрованием. Используя дан- ные технологии, были созданы смарт-контракты - короткие акты, передающиеся на основе блокчейна, хорошо защищаемые ею и гарантирующие их исполнение. В виде смарт-контракта можно представить любой документ, используемый предприятиями при внешних и внутренних отношениях. Отсюда следует, что ограничения ДОУ, накладываемые при создании приказов, распоряжений и иных актов, действовали также на блокчейн. Однако, следует быть внимательным при его создании, так как существует ряд недостатков использования данного метода документооборота [1]:

• 1)    записанный смарт-контракт не подлежит изменениям, благодаря специфике платформы и ее защиты;

• 2)    отсутствие правового регулирования;

• 3)    смарт-контракт существует только в среде блокчейна, из-за чего его потенциалом могут пользоваться IT-компании и стартапы;

• 4)    сложность в интеграции с реальными объектами мира, с которыми он должен взаимодействовать. По этой причине в основном используется пока что в сфере исполнения обязательств, которые можно отследить с помощью автоматизированных систем. Но многие влиятельные компании видят, что в перспективе данный недостаток будет устранен, как и остальные.

Несмотря на значительные упущения систем смарт-контрактов, у них все же есть некоторые преимущества [1, 3, 5]:

• -    экономия издержек за счет отсутствия посредников при проведении коммерческих операций;

• -    вышеупомянутая безопасность системы;

• -    повышенная скорость обработки документов за счет автоматизированных систем;

• -    подтверждение права собственности на контракт самостоятельно выгружаемой организацией;

• -    исключение «человеческого фактора».

В сравнении с данной «сырой» системой, наоборот, получающей положительные отзывы, электронный документооборот выглядит намного целостнее и полнее. Тем не менее последний в свою очередь может подвергаться мошенническим операциям, которые ставят предприятие в небезопасное положение, на ряду с влиянием человеческого фактора.

В Российской Федерации большинство фирм привыкли к использованию электронного метода документирования управления, так как оно экономичнее во времени, просто в использовании и в некотором роде может подвергаться «плагиату» отдельных актов, приказов и распоряжений для упрощения документотворче-ства. В перспективе Россия планирует перейти на использование блокчейн-платформ, но, к сожалению, сам процесс будет проходить медленно по сравнению с глобальным рынком [3, 5]. Это обуславливается множеством барьеров для внедрения данной технологии, в особенности с юридической точки зрения. Федеральный закон в данном вопросе еще не установил нормы и правила, потому особенности заполнения электронной документации переносится на смарт-контракты до неопределенного срока. Несмотря на эти нерешенные организационные вопросы, компании и внутри страны, и за ее пределами активно используют блокчейн в сфере документации.

Таким образом, можно предположить, что законодательство Российской Федерации, возможно, в скором времени урегулирует поставленную проблему, что упростит оформление представленного метода ведения ДОУ и увеличит его популярность.

Подводя итоги вышесказанному, можно выделить две новые формы составления документации и ДОУ для предприятия: электронный метод и метод использования блокчейн-платформ с помощью смарт-контрактов. Последняя форма относительно молодая и имеет большое количество минусов на данный момент, однако в будущем у нее есть хороший потенциал для большинства сфер. Электронная форма записи ДОУ более надежна и подтверждается опытом. По этой причине она не исчезнет в ближайшее время, а будет использоваться до тех пор, пока не появится совершенная альтернатива или абсолютно иная форма записи.