Документационное обеспечение управления в социально-реабилитационных центров для несовершеннолетних Иркутской области

В настоящее время нестабильность экономической ситуации значительно расширяет спектр социальных, психологических факторов, которые стимулируют детскую безнадзорность, бездомность и социальное сиротство. В целях профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, а также в целях социального обслуживания отдельных категорий граждан, находящихся в трудной жизненной ситуации в Российской Федерации действуют социально-реабилитационные центры для несовершеннолетних. В Иркутской области насчитывается 16 учреждений данного профиля.

Организация работы с документацией является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений в организациях любой формы собственности, в том числе и в государственных учреждениях субъектов федерации. Рассмотрим вопросы документационного обеспечения управления на примере    социально-реабилитационного    центра

Нижнеудинского района.

Областное государственное бюджетное учреждение социального обслуживания      «Социально-реабилитационный      центр      для несовершеннолетних Нижнеудинского района» (далее - ОГБУСО СРЦ) образовано в 2006 году. Предметом деятельности Центра является социальное обслуживание несовершеннолетних в возрасте от 3 до 18 лет.

Целью деятельности учреждения является реализация государственной политики в области социального развития, включая социальную защиту отдельных категорий граждан и социальное обслуживание, а также профилактика безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних.

Основные виды деятельности ОГБУСО СРЦ: предоставление социальных услуг отдельным категориям граждан, признанных нуждающимися в социальном обслуживании; деятельность по выявлению и устранению причин и условий, способствующих безнадзорности и беспризорности несовершеннолетних; оказание, в рамках социального обслуживания, социальной, психологической и иной помощи несовершеннолетним, их родителям или иным законным представителям; формирование и введение информационных систем, баз данных, информационных ресурсов в сфере социального обслуживания населения; осуществление отдельных полномочий органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан; выявление несовершеннолетних граждан, нуждающихся в установлении над ними опеки или попечительства, включая обследование условий жизни таких несовершеннолетних граждан и семей; подбор и подготовка граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями несовершеннолетних граждан, либо принять детей, оставшихся без попечения родителей, в семью на воспитание.

В общем случае, организация работы социально-реабилитационных центров ведется в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации (например, Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации», нормативно-правовыми актами Иркутской области (например, Закон Иркутской области от 01 декабря 2014 года № 144-оз «Об отдельных вопросах социального обслуживания граждан в Иркутской области», а также на основании локальных нормативных актов учреждений (устава, правил внутреннего распорядка и др.).

Анализ документов ОГБУСО СРЦ и материалов, представленных на сайтах аналогичных учреждений, показал, что в процессе осуществления всех видов деятельности в социально-реабилитационных центрах, образуются различные виды управленческих документов (приказы, положения, планы, отчеты). При этом в социально-реабилитационных центрах отсутствует такой документ, как Инструкция по делопроизводству -основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами. Для решения этой проблемы Министерству социального развития, опеки и попечительства Иркутской области рекомендуется разработать типовую инструкцию по делопроизводству для социально- реабилитационных центров.

Порядок разработки и требования к инструкции по делопроизводству установлены только для федеральных органов исполнительной власти Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В Правилах даны лишь общие принципы и положения ведения делопроизводства, поэтому Росархивом утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. В настоящее время, Методические рекомендации являются основным нормативно-методическим документом при разработке инструкций по делопроизводству в организациях любой организационно-правовой формы. Учитывая, что нами рассмотрены учреждения Иркутской области, следует учитывать требования Инструкции по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 05 июля 2012 год N 199-уг.

Кроме выше указанных документов, при разработке инструкции необходимо использовать национальные стандарты по делопроизводству. Прежде всего, речь идет о стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором приведены термины и определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела и ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (вступает в силу 01.07.2018), который устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Структура текста инструкции по делопроизводству строго не регламентирована. В нашем случае, документ может состоять из следующих разделов:

• 1.    Общие положения;

• 2.    Создание документов;

• 3.    Организация документооборота;

• 4.    Документальный фонд.

В разделе «Общие положения» необходимо установить сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных документов»), определить подразделение или должностное лицо, которое отвечает за работу с документами, привести правовую основу разработки Инструкции. Раздел может быть дополнен главой «Основные термины».

Раздел «Создание документов» должен определять: виды и разновидности документов, используемые для документирования управленческой деятельности, общие правила подготовки и оформления документов; виды бланков, применяемых в организации.

Раздел «Организация документооборота» должен включать: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; прием и обработку документов, устанавливать порядок приема и обработки документов, поступающих и отправляемых из организации всеми используемыми средствами связи, в том числе и по каналам электронной связи. Необходимо установить порядок и организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, определить принципы построения информационно -справочной работы и контроля за исполнением документов.

Раздел «Документальный фонд» должен быть посвящен разработке и ведению номенклатуры дел, формированию дел, организации и проведению экспертизы ценности документов и передачи дел в архив.

В настоящее время многие виды документов создаются в электронной форме, государственными органами широко практикуется обмен электронными документами. Поэтому Инструкцию необходимо дополнить разделом «Особенности работы с электронными документами». Учитывая, что в социально-реабилитационные центры поступают обращения граждан (в том числе и через сайты учреждений) в Инструкцию целесообразно включить раздел «Работа с обращениями граждан».

В инструкцию необходимо включить приложения, которые должны содержать справочно-иллюстрационный материал, систематизированный в порядке расположения разделов. В приложении могут помещать образцы бланков, примеры документов, оттиски печатей, формы номенклатуры дел, схемы документооборота. Пример схемы документооборота представлен на рисунке 1.

Рис.1. Пример схемы документооборота

Таким образом, разработка Инструкции по делопроизводству позволит установить единые правила работы с документами, регламентировать порядок составления, оформления, прохождения и исполнения документов, повысить эффективность работы с документами, а также обеспечит соответствие внутренних правил работы с документацией требованиям нормативно-правовых и нормативно-методических актов Российской Федерации и Иркутской области.