Документальное оформление движения товаров на торговом предприятии (на примере ООО «Конфетки бараночки»)

Основными задачами учета товаров на предприятии ООО «Конфетки Бараночки» являются:

• -    контроль за их сохранностью;

• -    контроль за соответствием складских запасов установленным нормативам;

• -    контроль за выполнением плана снабжения;

• -    выявление фактических затрат, связанных с заготовлением товаров;

• -    документальное оформление операций по движению товаров;

• -    определение фактической себестоимости израсходованных товаров;

• -    обеспечение своевременности и полноты расчетов с поставщиками в строгом соответствии с заключенными договорами.

Все хозяйственные операции, связанные с движением товара, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет организации.

Документальное оформление поступления товара осуществляется в соответствии с п. 2 подпунктом 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли, в соответствии с утвержденным Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 01.07.96 № 1-794/32-5.

В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием [2].

В случае если организация ООО «Конфетки Бараночки» получает товары по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывают доверенность (форма № М-2). Как правило, доверенность выдается только лицам, работающим в организации. Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке.

Доверенность выписывают на 15 дней. Если же товары приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее, Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком на до 3 лет. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года.

К примеру, кладовщик ООО «Конфетки Бараночки» имеет доверенность на получение товаров от поставщика ООО «Ромашка» (приложение В).

В доверенности обязательно указывается дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной. Также указываются номер и дата выдачи, номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товары.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке. Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Работник, получающий товары, может предъявить поставщику кроме доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату товаров и др.).

Поставщик вместе с товарами должен передать представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т.д.).

Если работник по каким-либо причинам товары по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию. Там она храниться до конца текущего года.

В ООО «Конфетки Бараночки» журнал ведут для регистрации доверенностей, выписанных по форме № М-2. Этот журнал, прежде всего, необходим для того, чтобы дважды не выписывать доверенность на получение одних и тех же товаров.

Если работник не получил товары и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала делают запись: «Не использована».

Доверенности, по которым были выданы товары, и журнал учета выданных доверенностей хранят в архиве организации 5 лет.

Оприходование поступающих в организацию ООО «Конфетки Бараночки» товаров, если количество и качество поступивших товаров совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, оформляют приходным ордером.

К примеру, 16.02.2021г ООО «Конфетки Бараночки» получило от поставщика товар: печенье двух наименований, и передало их на склад, в связи с чем был выписан приходный ордер (Приложение Г).

Приходный ордер оформляют в одном экземпляре в день поступления товаров на склад. На несколько наименований товаров может быть оформлен один приходный ордер, если:

• -    товары поступили от одного поставщика по одному документу (например, по одной накладной);

• -    однородные товары поступили от одного поставщика по разным документам, но в течение одного дня.

Приходный ордер подписывают работник, принявший товары (например, кладовщик), и работник, сдавший товары на склад (подотчетное лицо, экспедитор и т.д.).

При оформлении приемки товаров приходным ордером необходимо в ней обязательно указать: название фирмы - поставщика товаров; фамилию и инициалы физического лица, у которого приобретены товары; название структурного подразделения, из которого поступили товары; единицу измерения товаров; указывают стоимость товаров и др.[3]

Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Ордер также хранится в бухгалтерии в течение 5 лет.

Для хранения товаров, топлива, запасных частей и др. - в ООО «Конфетки Бараночки» созданы специализированные склады, каждому из которых приказом руководителя присвоен постоянный номер. Этот номер в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Все документы по учету приобретения и реализации товаров формируются с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8,1».

Поступление в организацию товаров регистрируется с помощью документа «Поступление товаров».

ТОРГ-12 (Товарная маклаамая за постаешика с услуатии) Печать - ОК Записать Закрыть

Рисунок 1 - Окно регистрации поступления товаров

Со склада товары могут быть переданы на другой склад или в торговый зал.

При перемещении товаров оформляют требование-накладную (форма № М-11). Требование-накладную оформляют, если в организации не установлено ограничения (лимита) на отпуск товаров со склада. Для требования-накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Требование составляет кладовщик, отпускающий товары, в 2 экземплярах:

• -      первый экземпляр остается на складе;

• -    второй экземпляр передается работнику, который получает товары.

Оба экземпляра требования сдают в бухгалтерию. На товары разных наименований можно выписать общее требование-накладную.

В качестве примера можно рассмотреть требование-накладную, которое было выписано во время передачи нескольких наименований товаров.

При перемещении товаров внутри организации ООО «Конфетки Бараночки» (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутренне перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13). Этот документ составляют при перемещении товаров организации (например, при их передаче со склада на склад или со склада в торговый зал).

Для накладной на внутреннее перемещение предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Накладную составляет работник, выдающий товары со склада, в 2 экземплярах:

• -      первый экземпляр остается на складе;

• -    второй экземпляр передается работнику, который получает товары.

Оба экземпляра накладной сдают в бухгалтерию.

Бухгалтер должен отразить в учете движение товаров проводкой: Дебет счета 41 «Товары» Кредит счета 41 «Товары» – товары переданы на другой склад или в торговый зал.

Накладные должны храниться в архиве организации 5 лет.

Товары могут быть проданы или переданы безвозмездно сторонним организациям или физическим лицам.

При продаже (безвозмездной передаче) товаров в ООО «Конфетки Бараночки» оформляют товарную накладную (форма № ТОРГ-12). Для товарной накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Накладную выписывают в 2 экземплярах:

• -    первый экземпляр передают на склад для отпуска товаров;

• -    второй экземпляр передают получателю товаров.

Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя.

В накладной указывается номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, количество товара (в единицах), цена и общая стоимость отпускаемого товара, при этом НДС выделяется особой строкой. Документ подписывается материально ответственными лицами и заверяется печатями поставщика и покупателя.

Оформленную накладную кладовщик, отпустивший товары, передает в бухгалтерию. На основании накладной бухгалтер должен отразить выбытие товаров проводками:

• -    Дебет счета 90/2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары» - списана стоимость проданных товаров;

• -    Дебет счета 91/2 «Прочие расходы» Кредит счета 41 «Товары» - списана себестоимость товаров, переданных безвозмездно.

Накладная должна хранится в архиве организации 5 лет.

Отгрузка товаров в ООО «Конфетки Бараночки» осуществляется в соответствии с договором купли-продажи, заключаемым между продавцом и покупателем. Согласно Гражданскому Кодексу РФ по договору поставки поставщик-продавец,      осуществляющий      предпринимательскую деятельность, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю производимые или закупаемые им товары, предназначенные для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным потреблением. В договоре указываются наименование, количество, ассортимент, качество, комплектность поставляемых товаров, цена, порядок расчетов, почтовые и платежные реквизиты поставщика и покупателя, отгрузочные документы, последствия нарушения условий договора и т. д. Согласно договору оплата товаров может производиться предварительно до отгрузки или после их передачи покупателю. При предварительной оплате в договоре указывается размер перечисляемого аванса.