Документальное оформление и признание в учете расходов на корпоративные мероприятия для сотрудников компании

Руководство организации принимает решение о проведении на Новый год корпоратива для сотрудников в ресторане. В данном случае, рекомендуется оформить приказ руководителя компании о проведении корпоративного мероприятия, в котором будет указано, где, когда и по какому поводу оно будет организовано. В этом же приказе следует назначить работников, которые будут отвечать за организацию праздника и за расходы. Рекомендуется также заранее составить бюджет.

Ответственным лицам следует собрать документы, которые подтвердят фактические затраты, например, товарные накладные, авансовые отчеты, чеки ККТ, акты выполненных работ (оказанных услуг), ведомости выдачи подарков и др. [1].

Следует иметь в виду, что учесть данные расходы для налога на прибыль, единого налога, связанного с применением упрощенной системы налогообложения, в любом случае невозможно (п. 29 ст. 270 НК РФ) [2]. Первичные документы позволят списать затраты в бухгалтерском учете.

Необходимо обратить внимание на то, чтобы первичные документы, подтверждающие эти расходы, не содержали информацию о том, какой доход получил каждый сотрудник, во избежание доначисления НДФЛ и страховых взносов с выплат в пользу работников организации. В НК РФ на этот счет ничего не изменилось, прежние разъяснения актуальны. Так, НДФЛ не нужно начислять, если нельзя определить точный доход каждого участника корпоратива (письмо Минфина от 03.08.2018 № 03-04-06/55047) [3]. Если получится персонализировать расходы каждого работника, то следует удержать НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ) [2].

Представители Минфина РФ, ФНС России настаивают, чтобы компании предприняли максимально возможные меры, чтобы доход сотрудника установить (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-0406/33350) [4], угрожая при этом привлечением к ответственности по статье 123 НК РФ.

Компаниям, чтобы избежать персонализации и избежать ответственности, как наилучший вариант, рекомендуется организовать шведский стол.

Аналогично со страховыми взносами. Если нельзя оценить доход каждого отдельного сотрудника, то и отсутствуют основания для начисления взносов (п. 4 ст. 431 НК РФ, определение ВАС от 26.11.2012 № ВАС-16165/12) [2, 5].

Как правило, для проведения корпоратива компания приобретает алкоголь. В этом случае, организация не сможет закупить алкоголь оптом, потому что у нее нет лицензии на торговлю алкоголем. Исключение – пиво, сидр, медовуха, пуаре. Для продажи этих напитков лицензия не нужна

(ст. 18 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ) [6].

Для корпоратива алкоголь приобретается только в розницу. В этом случае тоже можно расплатиться в безналичном порядке с расчетного счета. При покупке в розничном магазине алкогольные напитки выведут из системы ЕГАИС. После этого никакие дополнительные документы организации оформлять не понадобится. При этом продавать такой алкоголь компания не имеет права, так как у нее отсутствует на это лицензия (ст. 18 Закона № 171-ФЗ) [6].

На практике имеют место случаи, когда компании перед Новым годом пытаются провести обучающий корпоратив, затраты на который признаются в налоговом учете, если это мероприятие – обучающий мастер-класс.

Автор обращает внимание, учет затрат на мероприятие будет зависеть не от его названия, а от того, чем там будут заниматься сотрудники. Так, корпоратив и мастер-класс – это два разных мероприятия. Налоговый инспектор по документам может установить, о чем в действительности идет речь. Корпоратив – развлекательное мероприятие. Затраты на него в налоговые расходы не включаются, это прямо предусмотрено в п. 29 ст. 270 НК РФ [2].

Затраты, которые связаны с участием работников в мастер-классах, можно учесть в налоговом учете, если обучение связано с деятельностью компании и имеет производственную необходимость. Учесть расходы на мастер-класс можно как прочие, связанные с производством и реализацией по одному из оснований (ст. 264 НК РФ) [2]. Если обучение проводит образовательная организация с лицензией на основании договора и образовательной программы, а по итогам выдают документ о квалификации, то это расходы на обучение (п. 3 ст. 264 НК РФ) [2]. Если лицензии нет или не соблюдаются другие условия, расходы учитываются как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) [2].

Необходимо обратить внимание, что, если компания действительно будете проводить мастер-класс, стоит именно так и назвать мероприятие. Это поможет избежать лишних споров с инспекторами.

Если организация закупает продукты питания и алкогольные напитки для новогоднего корпоративного праздника, то следует внимательно подойти к вопросу исчисления НДС при передаче товаров гостям и сотрудникам на корпоративном мероприятии. Так, НДС в общем случае начислять не нужно. Реализация – это передача права собственности на продукцию от одной стороны другой (ст. 39 НК) [2]. Напитки, продукты питания, развлекательные мероприятия – у компании не возникает обязанности по начислению НДС в бюджет с этих объектов, что подтверждает мнение Минфина РФ, озвученное, например, в письме от 13.12.2012 №03-07-07/133 [7].

Квалифицировать корпоратив как передачу товаров для собственных нужд, расходы на приобретение которых, не учитывают при расчете налога на прибыль, также нельзя (подп. 2 п. 1ст. 146НК РФ) [2]. Эту норму применяют только в том случае, если имела место фактическая передача товаров между структурными подразделениями компании. «Входной» НДС по расходам на корпоратив к вычету из бюджета не принимается, а признается в общей сумме расходов на праздничное мероприятие, которая не является расходами в соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 170 НК [2], письмом Минфина [8].

Другое дело – если расходы персонифицированы, например, если сотрудник получил на мероприятии ценный подарок. Тогда с его стоимости надо исчислить НДС, согласно разъяснениям, содержащимся в письмах Минфина [9, 10].

Автор надеется, что материалы статьи помогут бухгалтерам компаний избежать ошибок в порядке признания расходов на корпоративные мероприятия в бухгалтерском и налоговом учете.