Документальное оформление по учету движения материально-производственных запасов

Информация о совершенных хозяйственных операциях, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материально-производственных запасов, должна отражаться в соответствующих первичных учетных документах. По учету движения материальных ценностей разработаны типовые формы документов, правильное оформление которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и правильным использованием этих запасов.

Унифицированные формы первичной документации по учету материально-производственных запасов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997 г.[1] Однако их использование является не обязательным. Предприятие может самостоятельно разработать формы первичной документации с учетом особенностей своей деятельности, утвердив их приказом об учетной политике.

При документальном оформлении учета производственных запасов на предприятии могут быть использованы следующие формы документов.[2]

Доверенность на получение ТМЦ (форма М-2) - первичный учетный документ, применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении товарно-материальных ценностей от поставщика по договору, счету, соглашению или заказу. Документ заполняется бухгалтером в одном экземпляре и выдается под расписку получателю. Полностью заполненная доверенность в конце обязательно подписывается лицом, получивший данный документ, главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Приходный ордер (форма М-4) оформляется для учета материалов и товаров, поступивших от поставщиков. Материально-ответственное лицо в день поступления товаров на склад выписывает ордер на фактически принятое количество ценностей.

Акт о приемке материалов (форма М-7) - документ, составляемый в следующих случаях:

• -    при приемке товарно-материальных ценностей, которые имеют качественное и количественное расхождение;

• -    при обнаружении расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

• -    при приемке товаров и материалов, поступивших без соответствующих документов;

• -    при предъявлении претензии поставщику либо отправителю является в качестве юридического основания.

Акт заполняется в двух экземплярах членами приемной комиссии, в которую входят материально-ответственное лицо, представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. После того как были приняты товары и материалы один экземпляр акта с приложенными документами передают в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. [3]

Лимитно-заборная карта (форма М-8) используется для оформления хозяйственных операций по расходу материалов и контроля за соблюдением лимитов на их отпуск в производство. Является оправдательным документом при списании материальных ресурсов со склада. Данный первичный документ составляется в двух экземплярах на одно наименование запаса. Один экземпляр передается потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется заведующим складом (кладовщиком) только после предъявления структурным подразделением своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Требование-накладная (форма М-11) - это первичный документ, который носит оправдательный характер. На основании него в организации происходит приходование или списание различных материальных ресурсов. Накладная в 2-х экземплярах составляется материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр предназначен для сдающего склада для списания ценностей, другой - принимающему складу для оприходования ценностей.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15) заполняется при передаче материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов, либо представителям компании, расположенным за пределами территории фирмы.

Выписывается накладная работником склада или бухгалтером в двух экземплярах на основании письменного распоряжения руководителя предприятия. Первый экземпляр предназначен для организации отпускающей материалы, второй – для получателя материалов. Важным условием для получения материально-производственных запасов является наличие доверенности у получателя ТМЦ, которая предъявляется работнику склада.

Для фиксирования движения МПЗ на складах и учета местонахождения материальных ценностей по каждому наименованию, сорту, виду, размеру и другим отличительным признакам используется карточка учета материалов (форма М-17). Карточки оформляются назначенным материально-ответственным лицом или заведующим складом. Записи в данном документе ведутся по каждому номенклатурному номеру материала на основании первичных приходнорасходных документов в день совершения операции. Карточки учета материалов на предприятиях хранятся в течение пяти лет.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма М-35) подлежит оформлению при оприходовании материальных ценностей, полученных в результате ликвидации зданий и сооружений, но при этом являющихся пригодными для использования в работе организации. Акт составляется и подписывается комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика в трех экземплярах. Два экземпляра акта остаются у заказчика, третий – передается подрядчику. При оприходовании материальных ценностей заказчик один из экземпляров акта прилагает к выставленному счету подрядчика.

Рассмотрев особенности документального оформления учета производственных запасов, можно сделать вывод о том, что регистрация хозяйственных операций, связанных с движением МПЗ, осуществляется в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Основными документами, отражающими движение ТМЦ, являются доверенность, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, карточка учета материалов и акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.