Документальное оформление товарных операций в торговых организациях

Оформление документов в торговле регламентируют Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1–794/32–5).

Ответственность за оформление, достоверность и своевременную передачу документом для применения в бухгалтерском учете несут лица, подпись которых стоит на документе.

Формы документов определяются торговой организацией в соответствии с системой учетной документации, которая в нормативном виде приводится в Альбоме форм первичной учетной документации в торговле и общественном питании (утв. Приказом Минторга РСФСР от 28 ноября 1988 г. № 229).

Помарки, подчистки, нечитаемые исправления не допускаются в первичных документах. Исправления производятся зачеркиванием и внесением правильной надписи над зачеркиванием текстом. Исправления оговариваются в документе и подтверждаются подписями и печатью. В основном первичные документы составляются в двух экземплярах.

Для документального отражения используются стандартные формы документов (ТОРГ).

Основанием для отражения операции по приобретению товаров являются договора купли–продажи.

Товары поступают в организацию с сопроводительными документами – товарными накладными и счет – фактурами.

Товарные накладные могут рассматриваться и как приходные, и как расходные документы.

Расходным документом накладная является для поставщика, который отпускает товар; приходным – для покупателя, т.е. для самой торговой организации. Для него она является основанием для операции оприходования товара.

Накладная выписывается поставщиком при отгрузке товаров, подписывается она двумя сторонами – МОЛ поставщика и покупателя, которые соответственно сдают и принимают товар. Подписи подтверждают принятие товара в объявленном количестве, соответствующем ассортименте и по ценам, указанным в накладной. Методические рекомендации позволяют оприходовать товар по счету и счет–фактуре. Счет–фактура (форма 868а) и счет (форма 868) заполняются при наличии большого количества товаров, они являются основаниями для оплаты товаров.

В случае, когда приемка товаров происходит на складе поставщика, необходима доверенность МОЛ, которая подтверждает его право на получение товаров. Без доверенности операция не считается выполненной должным образом оформленной. Первоначальная приемка товаров по количеству и качеству производится через внешний осмотр, результаты которого вносятся в товаросопроводительный документ.

Приемку товаров производят по «Акту о приемке товаров» (форма № ТОРГ–1), который составляют члены приемочной комиссии. В том случае, если выявляются количественные и качественные расхождения при приемке, которые не подтверждают правильность данных, указанных в товаросопроводительных документах, применяют «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно–материальных ценностей» (форма № ТОРГ–2), составляемый в четырех экземплярах, а также «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (форма № ТОРГ–3), составляемый в пяти экземплярах. Эти акты могут служить основанием для выставления претензии. Также в актах не указываются данные по тем товарам, в которых не обнаружено расхождений.

После окончания приемки и составления соответствующих актов, все документы (акты и товаросопроводительные документы) передаются в бухгалтерию.

В том случае, если в качестве товаросопроводительного документа идет только накладная и отсутствует счет или счет - фактура, товары принимаются согласно «Акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ–4), который отражает поступление товаров по фактическому наличию. Составляется два экземпляра акта, первый из которых передается в бухгалтерию, а второй - материально ответственному лицу.

Когда необходимо принять и оприходовать тару или упаковочные материалы, которые могут быть получены при распаковке и не указываются отдельной строкой в сопроводительных документах, а их стоимость включается в цену товара, составляется в двух экземплярах «Акт об опри- ходовании тары, не указанной в счете поставщика» (форма № ТОРГ–5). Один акт передается в бухгалтерию, второй – материально – ответственному лицу.

Поступившие товары передаются на склад организации для хранения. Организация учета товаров на складе определяется способом хранения, среди которых выделяют партионный и сортовой, что обеспечивает и одноименный партионный и сортовой учет товаров.

Партионный учет осуществляется с применением партионных карт (форма № МХ–10), которые составляются на каждую партию товаров, что обеспечивает контроль за поступлением и отгрузкой товаров. Карта составляется материально – ответственным лицом в двух экземплярах на каждую товарную партию.

В ней указываются реквизиты отправителя и получателя; станции отправителя; данные акта о приеме товара; качественные и количественные характеристики получаемого товара. Один экземпляр карты находится на складе, он позволяет обеспечить складской учет товаров, а второй передается в бухгалтерию.

В партионной карте МОЛ делает отметки о дате отпуска товара, номере расходного документа, количество товара. Полный расход по партиям товаров оформляется в партионной карте подписью уполномоченных лиц, указываются данные о нормах естественной убыли, что позволяет выявить результаты учета товаров.

Когда партия товаров полностью выбывает, партионная карта передается в бухгалтерию, где обеспечивается ее соответствующая проверка.

В местах хранения учет товаров осуществляется через прикрепление к ним товарного ярлыка (форма № ТОРГ–11), заполняемого в одном экземпляре на каждое наименование товара. Товарный ярлык хранится с товаром в месте нахождения последнего и обеспечивают заполнение инвентаризационной описи при проведении инвентаризации.

Аналитический учет обеспечивает применение «Карточек количественно–стоимостного учета» (форма № ТОРГ–28), которые составляются отдельно на каждый товар. Записи производятся в стоимостном и количественном выражении, основанием для записей служат документы, которые передают в бухгалтерию МОЛ.

Учет движения и остатков товаров (тары)обеспечивает «Журнал учета движения товаров на складе» (форма № ТОРГ–18), который ведет МОЛ в разрезе сортов. Записи в журнале делаются на основании приходных и расходных документов, накопительных ведомостей, которые обеспечивают учет отпуска товаров и тары за истекший день.

В оптовой торговле учет отпуска товаров покупателям отражается в «Товарной накладной» (форма № ТОРГ–12), составляемой в двух экземплярах, из которых один остается в организации – оптовом продавце, что позволяет списывать товары, а второй передается покупателю, что обеспечивает для него оприходование ценностей.

Учет документов по движению товаров осуществляют в «Товарном отчете» (форма № ТОРГ–29) и «Отчете по таре» (форма № ТОРГ–30), которые составляются в двух экземплярах, в них указываются номера и даты документов, которые обеспечивали движение товаров и тары за период. Товарный отчет составляется тогда, когда применяется сальдовый метод учета. Он подписывается бухгалтером и МОЛ; бухгалтер забирает себе один экземпляр ответа со всеми прилагаемыми к нему документами, которые включены в отчет.

Внутреннее перемещение товаров (по структурным подразделениям или между материально – ответственными лицами) отражается посредством «Накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» (форма № ТОРГ–13).

Периодическое проведение инвентаризации в торговых предприятиях позволяет выявить недостачи и излишки товаров, их большое количество и значимость делает инвентаризацию необходимой. Закон «О бухгалтерском учете» в ст.11 указывает, что активы, к которым относятся товары в торговых организациях, подлежат инвентаризации, которая позволяет сопоставить данные фактические с данными учетными. Расхождения отражаются в том отчетном периоде, в котором проводилась инвентаризация. Инвентаризация проводится либо в сроки, установленные законодательно, либо планово или внепланово, в соответствии с графиком инвентаризаций в торговом предприятии. Так как инвентаризация товаров на складе торговой организации – это очень трудоемкий процесс, то проведение инвентаризации осуществляет инвентаризационная комиссия.

На первом этапе издается приказ с указанием сведений об инвентаризационной комиссии, точный период проведения инвентаризации, причины и перечень товаров на складе, которые подлежат инвентаризации. В процессе подготовки определяется кто и за что отвечает, какие методы проверки будут использованы. В процессе проведения инвентаризации обеспечивается фактический пересчет товара, определяется соответствие фактических и учетных данных. Особенностью фактического пересчета товаров в торговле является то, что применяется метод натуральной проверки, в котором помимо пересчета количества выполняется взвешивание и обмер товаров. Такая система проведения инвентаризации предполагает, что товар должен быть открыт (вскрытые упаковки), если же упаковка не повреждена, то возможна документальная проверка.

Данные о фактическом количестве товара заносятся в инвентаризационные описи (форма ИНВ – 3), к которым прилагаются акты обмеров, отвесов и иные документы, которые могут подтвердить фактическое наличие количество товара. Движение товаров на момент проведения инвентаризации останавливается полностью, основанием для движения не может служить даже продажа этого товара. В условиях автоматизации учета процесс инвентаризации несколько облегчается, так как возможно использовать сканер. После окончания инвентаризации все оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. Отражение результатов инвентаризации производится в сличительных ведомостях (форма ИНВ – 19), которые позволяют определить расхождения данных бухгалтерского учета и инвентаризационных описей. Ведомость составляется в двух экземплярах. Один хранится в бухгалтерии, второй передается МОЛ.

Если в процессе проведения инвентаризации обнаружена недостача или порча товаров, что требует их списания, то составляется «Акт о списании товаров» (форма № ТОРГ–16). Для уценки товаров вследствие морального устаревания, снижении спроса, понижении качества применяется «Акт об уценке товарно–материальных ценностей» (форма № МХ–15), составляемый в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – у МОЛ. Он же может прикладываться к товарной накладной, если товар решено продавать по более низким ценам или возвращать поставщику.