Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях

Актуальность данной работы обуславливается отсутствием унифицированной методики документального контроля ревизии финансовых операций в государственном учреждении, в связи с этим необходимостью становится разработка данной методики. Безусловно, сотрудники государственных учреждений ежедневно сталкиваются с большим объемом документооборота, что не исключает совершение ошибок. Необходимо создание такой системы контроля, которая позволит минимизировать риск появления ошибок.

В ходе написания настоящей статьи было проанализировано определение документального контроля и ревизии. Так, А.А. Петров в своем научном труде отражает понятие документального контроля, как проверки достоверности между данными, содержащимися в первичном учете (счетах-фактурах, накладных и т.д.) и другими документами, в которых проверяемые факты нашли отражение [1, с. 52]. На наш взгляд, данное определение документального контроля имеет полный объем. Также необходимо его сопоставить с определением термина «ревизия».

Стоит отметить, что ревизия может пониматься как в широком, так и в узком смысле. Так, О.И. Романова отражает значение ревизии в широком смысле. По ее мнению, ревизия – ряд контрольных действий направленных на установление до- стоверности фактов экономической деятельности предприятия [2, с. 12].

При этом Л.Б. Долгова отмечает, что документальная ревизия, которая понимается в узком смысле, это система проверочных действий для осуществления более полного контроля деятельности организации [3, с. 97]. Безусловно, в ходе документальной ревизии осуществляется проверка учета, законности и обоснованности проведенных финансовых операций на предприятии. Так, ревизия в узком смысле является подвидом ревизии в широком смысле.

Итак, было установлено, что документальный контроль и ревизия – это совокупность действий по установлению достоверности фактов отражения операций в учете предприятия. При этом под финансовой операцией понимается отражение действий по обороту денежных средств на предприятии, их депонирование, уплата фактических расходов. В связи с этим, контроль таких операций в казенных учреждениях является обязательным условием для сохранения целостности денежных средств и направления их по целевому назначению.

Необходимо отразить понятие государственного казенного учреждения, которое будет использоваться в данной статье. Государственное казенное учреждение – организация, осуществляющая оказание государственных услуг, работ, исполняющая функции по реализации власти за счет бюджетных средств. При выполнении своих полномочий, данные учреждения, как и иные организации в целом, могут совершать ошибки и нарушения в отражении финансовых операций на счетах учета. Существенное различие между выявлением недостатков учета в организациях и государственных учреждениях состоит в том, что денежные средства в учреждениях формируются за счет государственного бюджета. В связи с этим, пресечение нарушений позволяет государственные средства, в том числе отчисления от налогообложения, направлять по целевому использованию.

Так, проведение документального контроля позволяет выявить ошибки и нарушения в учете государственного учреждения. Анализ практики по совершаемым нарушениям указал, что при учете финансовых операций государственных учреждений, прослеживается следующая типология данных ошибок:

• 1)    недостатки при формировании внутренней учетной политики учреждения;

• 2)    недостатки при предоставлении первичных учетных документов;

• 3)    ошибки при формировании регистров бухгалтерского учета;

• 4)    нарушения, связанные с кассовыми операциями;

• 5)    ошибки, связанные с расчетами с подотчетными лицами [4].

Данные нарушения негативно влияют на деятельность государственного учреждения. Негативное влияние выражается в направлении денежных средств не по назначению, в связи с чем, происходит дефицит бюджета. Для предотвращения этого необходимо проводить документальный контроль и ревизию финансовых операций. Стоит отметить, что документальный контроль должен производиться внутренними службами государственного учреждения, например, внутренним аудитором.

При осуществлении документального контроля возникает ряд специфических проблем. Первой проблемой является не- достаточность разработанных методик по осуществлению документального контроля в государственных учреждениях. Безусловно, данные методики существуют, но они направлены на анализ подлинности предоставленных документов в регистр учета. Однако данного критерия проверки недостаточно. Это связано с тем, что лица, предоставляющие документы первичного учета, являются не всегда добросовестными, либо могут совершить ошибки из-за невнимательности.

Вторая проблема документального контроля в государственных казенных учреждениях - проведение проверок единожды в год, что является недостаточным, поскольку выявить все проблемы, возникшие в течение данного времени довольно трудоемко. Еще одной проблемой является отсутствие типологии документального контроля, то есть его деления на предварительный, текущий и последующий.

Необходимо отразить, что методика – это совокупность методов, как правило, предоставляемых в нормативных актах, регламентирующих документарные проверки (например, нормы ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ [5]). При этом методика формируется из методов проведения проверки. Так, могут быть использованы следующие методы: наблюдение, инспектирование, выборка, запрос, пересчет, сплошная проверка, формальный метод.

Однако данные методы используются казенными учреждениями по их выбору, что является недостаточным для выявления всех нарушений. В связи с типологией выявленных нарушений предлагается в качестве решения выделенных проблем иная методика документального контроля финансовых операций государственного казенного учреждения. В основе данной методики должны находиться уже разработанные методы контроля. В таблице представлена классификация этапов документального контроля и ревизии, их описание и методы, используемые на каждой из стадий проведения проверки.

Таблица. Методика проведения документального контроля и ревизии финансовых операций в государственном казенном учреждении

Так, в таблице представлена разработанная методика проведения документального контроля и ревизии финансовых операций в государственном учреждении. Предлагается деление документального контроля на три равнозначных этапа: предварительный, текущий и последующий. Данное разделение позволит создать полный контроль производящихся операций. С целью контролирования в каждом казенном учреждении необходимо утверждение должности внутреннего аудитора или лица, ответственного за документальный контроль и ревизию. В рамках предварительного контроля данное лицо обязано совершать формальную проверку документов (соответствие реквизитов, наличие печатей и т.д.), а также оценивать целесообразность заключаемых договоров, анализируя фактическую и планируемую стоимость.

В рамках текущего контроля данное лицо будет обязано производить сопоставление статьи расхода с ее реализацией, то есть использовать фактическую ревизию.

Также на этапе текущего контроля внутренний аудитор может осуществить прогнозирование дальнейших расходов, в рамках представленного бюджета. Последующий контроль по своей природе схож с полной аудиторской проверкой. При этом в зависимости от объема документооборота, может быть использована как сплошная, так и выборочная проверка. Инспектирование используется в данном случае, как изучение и проверка документальных записей. После проведения последующей проверки должно быть составлено заключение ответственного лица.

Таким образом, документальный контроль в государственном учреждении – это проверка документов, которые данное учреждение использует для проведения финансовых операций. Данные документы должны быть не только подлинными, но и отвечать принципу целесообразности. Задача при документальной проверке – выявление ошибок и недостатков формирования финансовой отчетности разных уровней, с целью предотвращения санкций со стороны вышестоящих органов и федеральной налоговой службы. Документальный контроль и ревизия в государственных казенных учреждениях не имеют унифицированную методику, что негативно сказывается на проведении контрольных мероприятий. В качестве проблем, существующих при проведении данного вида контроля, были выделены следующие: отсутствие унифицированной методики, редкие проверки (один раз в год), недостаток типологии (разделения на предварительный, текущий и последующий контроль). В качестве решения данных проблем было предложена новая методика проведения документальной проверки в государственных учреждениях. Она базируется на трех этапах, что позволяет решить проблему редких проверок, сократить работу в последующем. Внедрение данной методики позволит минимизировать риски, связанные с необнаружени-ем ошибок в финансовой деятельности государственных учреждений.