Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях
Автор: Ермакова А.В.
Журнал: Экономика и бизнес: теория и практика @economyandbusiness
Статья в выпуске: 9 (91), 2022 года.
Бесплатный доступ
Данная статья посвящена документальному контролю и ревизии финансовых операций в государственных казенных учреждениях. В ней анализируется терминология, касающаяся документального контроля. Кроме этого, выделен ряд проблем, который присутствует при проведении контрольных действий по финансовым операциям в государственных учреждениях. Также представляется новая методика проведения документального контроля, которая позволит снизить риски не обнаружения ошибок в документообороте.
Документальный контроль, ревизия, государственное казенное учреждение, внутренние проверки, финансовые операции
Короткий адрес: https://sciup.org/170195431
IDR: 170195431 | DOI: 10.24412/2411-0450-2022-9-61-64
Текст научной статьи Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях
Актуальность данной работы обуславливается отсутствием унифицированной методики документального контроля ревизии финансовых операций в государственном учреждении, в связи с этим необходимостью становится разработка данной методики. Безусловно, сотрудники государственных учреждений ежедневно сталкиваются с большим объемом документооборота, что не исключает совершение ошибок. Необходимо создание такой системы контроля, которая позволит минимизировать риск появления ошибок.
В ходе написания настоящей статьи было проанализировано определение документального контроля и ревизии. Так, А.А. Петров в своем научном труде отражает понятие документального контроля, как проверки достоверности между данными, содержащимися в первичном учете (счетах-фактурах, накладных и т.д.) и другими документами, в которых проверяемые факты нашли отражение [1, с. 52]. На наш взгляд, данное определение документального контроля имеет полный объем. Также необходимо его сопоставить с определением термина «ревизия».
Стоит отметить, что ревизия может пониматься как в широком, так и в узком смысле. Так, О.И. Романова отражает значение ревизии в широком смысле. По ее мнению, ревизия – ряд контрольных действий направленных на установление до- стоверности фактов экономической деятельности предприятия [2, с. 12].
При этом Л.Б. Долгова отмечает, что документальная ревизия, которая понимается в узком смысле, это система проверочных действий для осуществления более полного контроля деятельности организации [3, с. 97]. Безусловно, в ходе документальной ревизии осуществляется проверка учета, законности и обоснованности проведенных финансовых операций на предприятии. Так, ревизия в узком смысле является подвидом ревизии в широком смысле.
Итак, было установлено, что документальный контроль и ревизия – это совокупность действий по установлению достоверности фактов отражения операций в учете предприятия. При этом под финансовой операцией понимается отражение действий по обороту денежных средств на предприятии, их депонирование, уплата фактических расходов. В связи с этим, контроль таких операций в казенных учреждениях является обязательным условием для сохранения целостности денежных средств и направления их по целевому назначению.
Необходимо отразить понятие государственного казенного учреждения, которое будет использоваться в данной статье. Государственное казенное учреждение – организация, осуществляющая оказание государственных услуг, работ, исполняющая функции по реализации власти за счет бюджетных средств. При выполнении своих полномочий, данные учреждения, как и иные организации в целом, могут совершать ошибки и нарушения в отражении финансовых операций на счетах учета. Существенное различие между выявлением недостатков учета в организациях и государственных учреждениях состоит в том, что денежные средства в учреждениях формируются за счет государственного бюджета. В связи с этим, пресечение нарушений позволяет государственные средства, в том числе отчисления от налогообложения, направлять по целевому использованию.
Так, проведение документального контроля позволяет выявить ошибки и нарушения в учете государственного учреждения. Анализ практики по совершаемым нарушениям указал, что при учете финансовых операций государственных учреждений, прослеживается следующая типология данных ошибок:
-
1) недостатки при формировании внутренней учетной политики учреждения;
-
2) недостатки при предоставлении первичных учетных документов;
-
3) ошибки при формировании регистров бухгалтерского учета;
-
4) нарушения, связанные с кассовыми операциями;
-
5) ошибки, связанные с расчетами с подотчетными лицами [4].
Данные нарушения негативно влияют на деятельность государственного учреждения. Негативное влияние выражается в направлении денежных средств не по назначению, в связи с чем, происходит дефицит бюджета. Для предотвращения этого необходимо проводить документальный контроль и ревизию финансовых операций. Стоит отметить, что документальный контроль должен производиться внутренними службами государственного учреждения, например, внутренним аудитором.
При осуществлении документального контроля возникает ряд специфических проблем. Первой проблемой является не- достаточность разработанных методик по осуществлению документального контроля в государственных учреждениях. Безусловно, данные методики существуют, но они направлены на анализ подлинности предоставленных документов в регистр учета. Однако данного критерия проверки недостаточно. Это связано с тем, что лица, предоставляющие документы первичного учета, являются не всегда добросовестными, либо могут совершить ошибки из-за невнимательности.
Вторая проблема документального контроля в государственных казенных учреждениях - проведение проверок единожды в год, что является недостаточным, поскольку выявить все проблемы, возникшие в течение данного времени довольно трудоемко. Еще одной проблемой является отсутствие типологии документального контроля, то есть его деления на предварительный, текущий и последующий.
Необходимо отразить, что методика – это совокупность методов, как правило, предоставляемых в нормативных актах, регламентирующих документарные проверки (например, нормы ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ [5]). При этом методика формируется из методов проведения проверки. Так, могут быть использованы следующие методы: наблюдение, инспектирование, выборка, запрос, пересчет, сплошная проверка, формальный метод.
Однако данные методы используются казенными учреждениями по их выбору, что является недостаточным для выявления всех нарушений. В связи с типологией выявленных нарушений предлагается в качестве решения выделенных проблем иная методика документального контроля финансовых операций государственного казенного учреждения. В основе данной методики должны находиться уже разработанные методы контроля. В таблице представлена классификация этапов документального контроля и ревизии, их описание и методы, используемые на каждой из стадий проведения проверки.
Таблица. Методика проведения документального контроля и ревизии финансовых операций в государственном казенном учреждении
Этап проведения |
Описание |
Методы, используемые для реализации |
Предварительный документальный контроль |
Данный вид контроля должен производиться перед фактическим совершением финансовой операции. То есть ревизионный орган должен производить проверку достоверности и целесообразности финансовой операции. |
Формальная проверка, анализ соответствия заключаемого договора с планом финансовохозяйственной деятельности учреждения, проверка целесообразности заключения договора. |
Текущий документальный контроль |
Проведение повседневного анализа соответствия между планированием финансовых операций и их реализацией. То есть проверка, в ходе которой ревизор устанавливает соблюдение освоения бюджета на реализацию операции. Также производится анализ отражения операций, как в первичной документации, так и в иных регистрах. |
Анализ методом сопоставления, оценка эффективности расходов, прогнозирование. |
Последующий документальный контроль |
Итоговый контроль произведенных финансовых операций. |
Совершение выбо-рок/сплошная проверка, инспектирование. |
Так, в таблице представлена разработанная методика проведения документального контроля и ревизии финансовых операций в государственном учреждении. Предлагается деление документального контроля на три равнозначных этапа: предварительный, текущий и последующий. Данное разделение позволит создать полный контроль производящихся операций. С целью контролирования в каждом казенном учреждении необходимо утверждение должности внутреннего аудитора или лица, ответственного за документальный контроль и ревизию. В рамках предварительного контроля данное лицо обязано совершать формальную проверку документов (соответствие реквизитов, наличие печатей и т.д.), а также оценивать целесообразность заключаемых договоров, анализируя фактическую и планируемую стоимость.
В рамках текущего контроля данное лицо будет обязано производить сопоставление статьи расхода с ее реализацией, то есть использовать фактическую ревизию.
Также на этапе текущего контроля внутренний аудитор может осуществить прогнозирование дальнейших расходов, в рамках представленного бюджета. Последующий контроль по своей природе схож с полной аудиторской проверкой. При этом в зависимости от объема документооборота, может быть использована как сплошная, так и выборочная проверка. Инспектирование используется в данном случае, как изучение и проверка документальных записей. После проведения последующей проверки должно быть составлено заключение ответственного лица.
Таким образом, документальный контроль в государственном учреждении – это проверка документов, которые данное учреждение использует для проведения финансовых операций. Данные документы должны быть не только подлинными, но и отвечать принципу целесообразности. Задача при документальной проверке – выявление ошибок и недостатков формирования финансовой отчетности разных уровней, с целью предотвращения санкций со стороны вышестоящих органов и федеральной налоговой службы. Документальный контроль и ревизия в государственных казенных учреждениях не имеют унифицированную методику, что негативно сказывается на проведении контрольных мероприятий. В качестве проблем, существующих при проведении данного вида контроля, были выделены следующие: отсутствие унифицированной методики, редкие проверки (один раз в год), недостаток типологии (разделения на предварительный, текущий и последующий контроль). В качестве решения данных проблем было предложена новая методика проведения документальной проверки в государственных учреждениях. Она базируется на трех этапах, что позволяет решить проблему редких проверок, сократить работу в последующем. Внедрение данной методики позволит минимизировать риски, связанные с необнаружени-ем ошибок в финансовой деятельности государственных учреждений.
Список литературы Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях
- Петров А.А. Значение документального контроля в сфере проверки деятельности компании // Интернаука. - 2020. - №2. - С. 52-59.
- Романова О.И. Основные этапы поведения ревизионных действий в организации // Экономическая безопасность. - 2021. - №5. - С. 12-14.
- Долгова Л.Б. Проведение документальной ревизии как способ нивелировать ответственность за правонарушения в бухгалтерском учете // Экономика и аудит. - 2022. - № 1. - С. 96-100.
- Налоговый мониторинг // ФНС. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/taxmonit/(дата обращения: 12.09.2022).
- Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 08.03.2022) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" // Собрание законодательства РФ. - 2022. - Ст. 1025.