Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях

Автор: Ермакова А.В.

Журнал: Экономика и бизнес: теория и практика @economyandbusiness

Статья в выпуске: 9 (91), 2022 года.

Бесплатный доступ

Данная статья посвящена документальному контролю и ревизии финансовых операций в государственных казенных учреждениях. В ней анализируется терминология, касающаяся документального контроля. Кроме этого, выделен ряд проблем, который присутствует при проведении контрольных действий по финансовым операциям в государственных учреждениях. Также представляется новая методика проведения документального контроля, которая позволит снизить риски не обнаружения ошибок в документообороте.

Документальный контроль, ревизия, государственное казенное учреждение, внутренние проверки, финансовые операции

Короткий адрес: https://sciup.org/170195431

IDR: 170195431   |   DOI: 10.24412/2411-0450-2022-9-61-64

Текст научной статьи Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях

Актуальность данной работы обуславливается отсутствием унифицированной методики документального контроля ревизии финансовых операций в государственном учреждении, в связи с этим необходимостью становится разработка данной методики. Безусловно, сотрудники государственных учреждений ежедневно сталкиваются с большим объемом документооборота, что не исключает совершение ошибок. Необходимо создание такой системы контроля, которая позволит минимизировать риск появления ошибок.

В ходе написания настоящей статьи было проанализировано определение документального контроля и ревизии. Так, А.А. Петров в своем научном труде отражает понятие документального контроля, как проверки достоверности между данными, содержащимися в первичном учете (счетах-фактурах, накладных и т.д.) и другими документами, в которых проверяемые факты нашли отражение [1, с. 52]. На наш взгляд, данное определение документального контроля имеет полный объем. Также необходимо его сопоставить с определением термина «ревизия».

Стоит отметить, что ревизия может пониматься как в широком, так и в узком смысле. Так, О.И. Романова отражает значение ревизии в широком смысле. По ее мнению, ревизия – ряд контрольных действий направленных на установление до- стоверности фактов экономической деятельности предприятия [2, с. 12].

При этом Л.Б. Долгова отмечает, что документальная ревизия, которая понимается в узком смысле, это система проверочных действий для осуществления более полного контроля деятельности организации [3, с. 97]. Безусловно, в ходе документальной ревизии осуществляется проверка учета, законности и обоснованности проведенных финансовых операций на предприятии. Так, ревизия в узком смысле является подвидом ревизии в широком смысле.

Итак, было установлено, что документальный контроль и ревизия – это совокупность действий по установлению достоверности фактов отражения операций в учете предприятия. При этом под финансовой операцией понимается отражение действий по обороту денежных средств на предприятии, их депонирование, уплата фактических расходов. В связи с этим, контроль таких операций в казенных учреждениях является обязательным условием для сохранения целостности денежных средств и направления их по целевому назначению.

Необходимо отразить понятие государственного казенного учреждения, которое будет использоваться в данной статье. Государственное казенное учреждение – организация, осуществляющая оказание государственных услуг, работ, исполняющая функции по реализации власти за счет бюджетных средств. При выполнении своих полномочий, данные учреждения, как и иные организации в целом, могут совершать ошибки и нарушения в отражении финансовых операций на счетах учета. Существенное различие между выявлением недостатков учета в организациях и государственных учреждениях состоит в том, что денежные средства в учреждениях формируются за счет государственного бюджета. В связи с этим, пресечение нарушений позволяет государственные средства, в том числе отчисления от налогообложения, направлять по целевому использованию.

Так, проведение документального контроля позволяет выявить ошибки и нарушения в учете государственного учреждения. Анализ практики по совершаемым нарушениям указал, что при учете финансовых операций государственных учреждений, прослеживается следующая типология данных ошибок:

  • 1)    недостатки при формировании внутренней учетной политики учреждения;

  • 2)    недостатки при предоставлении первичных учетных документов;

  • 3)    ошибки при формировании регистров бухгалтерского учета;

  • 4)    нарушения, связанные с кассовыми операциями;

  • 5)    ошибки, связанные с расчетами с подотчетными лицами [4].

Данные нарушения негативно влияют на деятельность государственного учреждения. Негативное влияние выражается в направлении денежных средств не по назначению, в связи с чем, происходит дефицит бюджета. Для предотвращения этого необходимо проводить документальный контроль и ревизию финансовых операций. Стоит отметить, что документальный контроль должен производиться внутренними службами государственного учреждения, например, внутренним аудитором.

При осуществлении документального контроля возникает ряд специфических проблем. Первой проблемой является не- достаточность разработанных методик по осуществлению документального контроля в государственных учреждениях. Безусловно, данные методики существуют, но они направлены на анализ подлинности предоставленных документов в регистр учета. Однако данного критерия проверки недостаточно. Это связано с тем, что лица, предоставляющие документы первичного учета, являются не всегда добросовестными, либо могут совершить ошибки из-за невнимательности.

Вторая проблема документального контроля в государственных казенных учреждениях - проведение проверок единожды в год, что является недостаточным, поскольку выявить все проблемы, возникшие в течение данного времени довольно трудоемко. Еще одной проблемой является отсутствие типологии документального контроля, то есть его деления на предварительный, текущий и последующий.

Необходимо отразить, что методика – это совокупность методов, как правило, предоставляемых в нормативных актах, регламентирующих документарные проверки (например, нормы ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ [5]). При этом методика формируется из методов проведения проверки. Так, могут быть использованы следующие методы: наблюдение, инспектирование, выборка, запрос, пересчет, сплошная проверка, формальный метод.

Однако данные методы используются казенными учреждениями по их выбору, что является недостаточным для выявления всех нарушений. В связи с типологией выявленных нарушений предлагается в качестве решения выделенных проблем иная методика документального контроля финансовых операций государственного казенного учреждения. В основе данной методики должны находиться уже разработанные методы контроля. В таблице представлена классификация этапов документального контроля и ревизии, их описание и методы, используемые на каждой из стадий проведения проверки.

Таблица. Методика проведения документального контроля и ревизии финансовых операций в государственном казенном учреждении

Этап проведения

Описание

Методы, используемые для реализации

Предварительный документальный контроль

Данный вид контроля должен производиться перед фактическим совершением финансовой операции. То есть ревизионный орган должен производить проверку достоверности и целесообразности финансовой операции.

Формальная проверка, анализ соответствия заключаемого договора с планом финансовохозяйственной деятельности учреждения, проверка целесообразности заключения договора.

Текущий документальный контроль

Проведение повседневного анализа соответствия между планированием финансовых операций и их реализацией. То есть проверка, в ходе которой ревизор устанавливает соблюдение освоения бюджета на реализацию операции. Также производится анализ отражения операций, как в первичной документации, так и в иных регистрах.

Анализ методом сопоставления, оценка эффективности расходов, прогнозирование.

Последующий документальный контроль

Итоговый контроль произведенных финансовых операций.

Совершение выбо-рок/сплошная проверка, инспектирование.

Так, в таблице представлена разработанная методика проведения документального контроля и ревизии финансовых операций в государственном учреждении. Предлагается деление документального контроля на три равнозначных этапа: предварительный, текущий и последующий. Данное разделение позволит создать полный контроль производящихся операций. С целью контролирования в каждом казенном учреждении необходимо утверждение должности внутреннего аудитора или лица, ответственного за документальный контроль и ревизию. В рамках предварительного контроля данное лицо обязано совершать формальную проверку документов (соответствие реквизитов, наличие печатей и т.д.), а также оценивать целесообразность заключаемых договоров, анализируя фактическую и планируемую стоимость.

В рамках текущего контроля данное лицо будет обязано производить сопоставление статьи расхода с ее реализацией, то есть использовать фактическую ревизию.

Также на этапе текущего контроля внутренний аудитор может осуществить прогнозирование дальнейших расходов, в рамках представленного бюджета. Последующий контроль по своей природе схож с полной аудиторской проверкой. При этом в зависимости от объема документооборота, может быть использована как сплошная, так и выборочная проверка. Инспектирование используется в данном случае, как изучение и проверка документальных записей. После проведения последующей проверки должно быть составлено заключение ответственного лица.

Таким образом, документальный контроль в государственном учреждении – это проверка документов, которые данное учреждение использует для проведения финансовых операций. Данные документы должны быть не только подлинными, но и отвечать принципу целесообразности. Задача при документальной проверке – выявление ошибок и недостатков формирования финансовой отчетности разных уровней, с целью предотвращения санкций со стороны вышестоящих органов и федеральной налоговой службы. Документальный контроль и ревизия в государственных казенных учреждениях не имеют унифицированную методику, что негативно сказывается на проведении контрольных мероприятий. В качестве проблем, существующих при проведении данного вида контроля, были выделены следующие: отсутствие унифицированной методики, редкие проверки (один раз в год), недостаток типологии (разделения на предварительный, текущий и последующий контроль). В качестве решения данных проблем было предложена новая методика проведения документальной проверки в государственных учреждениях. Она базируется на трех этапах, что позволяет решить проблему редких проверок, сократить работу в последующем. Внедрение данной методики позволит минимизировать риски, связанные с необнаружени-ем ошибок в финансовой деятельности государственных учреждений.

Список литературы Документальный контроль и ревизия финансовых операций в государственных казенных учреждениях

  • Петров А.А. Значение документального контроля в сфере проверки деятельности компании // Интернаука. - 2020. - №2. - С. 52-59.
  • Романова О.И. Основные этапы поведения ревизионных действий в организации // Экономическая безопасность. - 2021. - №5. - С. 12-14.
  • Долгова Л.Б. Проведение документальной ревизии как способ нивелировать ответственность за правонарушения в бухгалтерском учете // Экономика и аудит. - 2022. - № 1. - С. 96-100.
  • Налоговый мониторинг // ФНС. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.nalog.gov.ru/rn77/taxation/taxmonit/(дата обращения: 12.09.2022).
  • Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 08.03.2022) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" // Собрание законодательства РФ. - 2022. - Ст. 1025.
Статья научная