Документирование экономической информации

Вариативность учетных процедур, автоматизация учетной работы оказывают влияние на развитие творческой составляющей бухгалтерского учета. Особое значение имеет организация документооборота, своевременность и достоверность отражения происходящих событий в первичных учетных документах.

Документация и инвентаризация, составляя основу регистрации фактов деятельности и контроля состояния, движения и наличия объектов бухгалтерского учета, представляют собой базу для формирова- ния достоверной и правдивой экономической информации. Документирование хозяйственных операций и процессов деятельности – важнейший этап сбора и регистрации информации для дальнейшей обработки и использования в бизнесе. Вопросы методологии документирования фактов хозяйственной деятельности требуют современного обоснования и совершенствования. Документирование представляет собой составляющую бухгалтерского, управленческого и налогового учета, поэтому требует построения определенной системы с индивидуальной структурой, целями, задачами, внутренними и внешними связями.

Основные требования к бухгалтерским документам всегда устанавливаются законодательно. С 2022 г. вступил в действие новый федеральный стандарт, который регулирует правила оформления документов, регистров бухгалтерского учета и организации документооборота. Принятые нормы ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина России от 16.04.2021 года, должны применяться всеми коммерческими организациями [1].

Цифровая экономика позволяет освободить бухгалтера от технических функций бухгалтерского учета, необходимости многократного ввода различных данных в регистры и отчеты, но при этом возрастает роль качества составления первичных учетных документов, как источника достоверной информации.

В хозяйственной и финансовой деятельности организаций, а следовательно, и в бухгалтерском учете появляются новые цифровые финансовые объекты учета, такие как цифровая валюта, цифровой рубль, электронные потоки средств, криптовалюта и др. Возможность работы цифровых объектов обеспечивают: цифровые записи, блоки транзакций, токены, умные контракты и др. В данных условиях трудно переоценить роль документации при отражении фактов деятельности с новыми объектами.

Рассмотрение проблем развития цифровых технологий сбора и обработки экономической информации, раскрытия достоверной информации для пользователей, концепции формирования риск-ориентированных подходов устойчивого развития определили необходимость совершенствования методологии документирования информации.

Цель статьи – исследование места и роли документации в обеспечении достоверности учетной и отчетной информации.

Материалы и методы исследования

Методологическую основу исследования составили нормативные акты в области регулирования учетной деятельности, научные статьи ученых и практиков по вопросам надлежащего оформления достоверной и своевременной информации о деятельности организации документами бухгалтерского учета, рациональной структуры движения и хранения бухгалтерских документов.

При подготовке данной статьи были применены разные методы познания, например, экономико-статистические, наблюдения, классификация, систематизация и обобщение полученных результатов, также использованы системный и ситуационный подходы.

Результаты исследования и их обсуждение

В системе бухгалтерского учета формируется информация, которая позволяет оценить финансовое состояние бизнеса и результативность его функционирования, составить прогноз дальнейшего развития и определить эффективность разных направлений.

Основной целью документального оформления экономической информации является обеспечение пользователей возможностью оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и изменениях структуры и оценок бизнеса за прошлые и текущий периоды.

Власова В.М. справедливо отмечает, что «система учета на любом предприятии должна соответствовать законодательным и нормативным требованиям к бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности; обеспечивать объективность и достоверность информации для всех групп заинтересованных пользователей; быть удобной, понятной и оптимальной для формирования управленческих решений» [2].

Основой бухгалтерского учета, одним из элементов метода познания экономических событий, является документация. Развитие форм и методов регистрации фактов хозяйственной жизни в нашей стране, происходящих в организациях осуществлялось в нескольких направлениях.

В России, понятие документа, как письменного свидетельства возникло в XVIII в., уже в XIX в. документ стал выполнять функцию информационного источника для управления. Далее документы выполняли стандартные директивные функции и функции письменного доказательства. В настоящее время, все эти функции остаются актуальными и характеризуют роль и значение документов. Развернуто исторические аспекты реформирования методологии документирования показаны в своей статье Кеворковой Ж.А. и Карповой Т.П. [3].

В любом бизнесе создают и используют различные по видам и назначению документы. Распорядительные документы фиксируют управленческие решения, это могут быть постановление, приказ, распоряжение, указание и т.д. Такие документы дают разрешение на проведение определенных действий в определенных условиях. Результаты осуществления действий чаще всего являются основанием для составления первичного бухгалтерского документа. Документы бухгалтерского учета и отчетности регистрируют движение объектов бухгалтерского учета. Кадровые документы отражают учет наличия и движения трудовых ресурсов и являются основанием для регистрации информации в бухгалтерском учете, организации учета рабочего времени, начисления и выплаты заработной платы.

Вопросы документального оформления фактов хозяйственной деятельности, организации документооборота всегда широко обсуждались в экономической литературе и на сегодня остаются актуальными.

Власова В.М. фиксирует, что «прежде, чем заполнить документ нужно иметь четкое понимание сущности происходящего факта, считает бухгалтерскую работу как «очень гибкий, меняющийся комплекс приемов, с помощью которых необходимо быстро, своевременно и правильно реагировать на новые законодательные акты, вызывающие изменения в налогообложении, начислении амортизации, составе доходов и расходов» [2].

В условиях пандемии многие предприятия вынуждены были перевести работников на удаленный режим работы. Такой режим работы вызвал необходимость изменения работы с документами, особенно составляемыми на бумажном носителе. Подписать документ несколькими сотрудниками, передать его по назначению без личного вза- имодействия невозможно. Бухгалтерский методологический центр (БМЦ), в связи с этим выпустил соответствующие рекомендации, в которых предложил решение возникших проблем с подписанием документов и передачей их по назначению. БМЦ отметил высокую эффективность удаленной работы с использованием электронных документов [4]. В связи с этим каждая организация должна была определиться с конкретными мерами по обеспечению достоверности процесса сбора и регистрации учетной информации.

При организации удаленной работы возникают вопросы, можно ли использовать скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете и не вызовет ли применение таких документов претензий со стороны налоговых органов. В тематическом выпуске под редакцией Брызгалина А.В. проведен анализ позиций бухгалтерского и налогового законодательства, национальных стандартов РФ (ГОСТ Р 7.0.8-2013) по данному вопросу. По результатам этого анализа, специалисты пришли к выводу, что «… электронный образ (скан-образ) документа, созданный с помощью средств сканирования документа, оформленного на бумажном носителе, и его распечатанный экземпляр не имеют юридической силы» [5]. Оценив позицию Минфина РФ и ФНС России, документы судебной практики, авторы отмечают, что однозначно предположить налоговые последствия применения скан-документов довольно сложно в связи с отсутствием законодательных норм и противоречивостью мнений, изложенных в письмах МФ РФ и ФНС РФ, и неоднозначностью позиций арбитражной практики [5].

Общими проблемами оформления документов являются: несвоевременное поступление первичных документов от контрагентов, отсутствие обязательных реквизитов.

Решать проблему несвоевременного оформления и поступления первичных учетных документов, в том числе расчетных с помощью внедрения системы электронного документооборота даже в малом бизнесе, предлагают Глущенко А.В. и Малий Н.А. [6]. Они считают, что внедрение электронных документов будет полезно для всех участников экономического процесса. Менеджеры получат возможность быстро составлять сметы, акты, договоры, информация своевременно будет доступна и руководству организации для контроля и принятия решений, и бухгалтерии для регистрации фактов деятельности и обобщения информации. Эффективность внедрения цифровых технологий в производство неоспорима [7].

Мясников О.А. предлагает прописывать в условиях договора частичную предварительную оплату поставок, чтобы были средства для оплаты налогов. Кроме этого, считает рациональным в договорах закреплять условие о своевременном выставлении счетов-фактур и первичных документов [8].

В определенных ситуациях может возникнуть необходимость организации раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности, по субъектам деятельности, по договорам, по тарифам и т.д. Порядок организации раздельного учета нормативно не определен. Арбатская Т.Г. и Путырская Я.В. акцентируют наше внимание на том, что «на сегодняшний день применяемые терминология, классификация и оценка учетных объектов в рассматриваемых секторах экономики вызывают дискуссии среди ученых» [9]. Катаева Н.Н. справедливо отмечает, что раздельный учет может быть необходим для целей бухгалтерского и налогового учета, а также для управленческого учета. Автор предлагает организовать работу с документами таким образом, чтобы не допускать искажений налоговой базы и формировать достоверную информацию в бухгалтерском учете. Предлагается организовать кодировку первичных учетных документов, которая позволит без ошибок распределить расходы и доходы по необходимым объектам [10].

Многие авторы обращают внимание на необходимость раскрытия принципа документальности в организационно-техническом разделе учетной политики, отмечая, в частности важность такого решения в отношении оформления нематериальных активов, так как по данным объектам не было разработано унифицированных форм документации [11]. Кроме этого, многие авторы обсуждают вопросы документального оформления операций с нематериальными активами, в частности Дружиловская Т.Ю. [12], Лисовская И.А., Трапезникова Н.Г. [13], Клычова Г.С., Айдосова Б.Х., Парфенова К.А. [14] Алборов Р.А., Козменкова С.В., Мосунова Е.Л. [15], и другие авторы.

Организация работы с документами состоит из комплекса мероприятий, которые обеспечивают формирование документооборота, использование документов в теку- щей деятельности и обеспечение условий хранения документов.

При регистрации фактов хозяйственной деятельности, оформлении и хранении учетных документов часто встречаются такого рода ошибки:

– несвоевременная регистрация факта деятельности (в частности, в оборотных ведомостях в текущем учете встречаются отрицательные сальдо по аналитическим счетам к счету 10 «Материалы»). Что вызвано несвоевременностью поступления первичного документа и регистрации его в регистре учета, при отсутствии возможности электронной регистрации на складе. Нарушение сроков оформления документов, как правило, приводит к корректировке данных бухгалтерской и налоговой отчетности;

– для оформления хозяйственных операций используют документы, применение которых не установлено внутренними локальными актами. Формы первичных учетных документов и регистров учета должны быть определены руководителем экономического субъекта, в соответствии с нормами ст. 9 и ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете». Каждая организация, формируя свою учетную политику, должна утвердить формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета в соответствии с требованиями п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» [16];

– имеют место нарушения сроков хранения документации, уничтожение документов без оформления соответствующих актов о выделении их к уничтожению.

Длительное время в российском бухгалтерском учете применялись унифицированные формы первичных документов и регистров учета. Была разработана инструкция, обязательная для всех, о порядке заполнения реквизитов унифицированных документов. В рамках действующего закона «О бухгалтерском учете», организациям предоставлено право выбирать какими документами оформлять происходящие события хозяйственной жизни. Законом установлены лишь общие правила составления документов и обязательные реквизиты.

Стоит отметить, что в большинстве организаций используют формы документов, разработанных ранее и успешно адаптированных во все электронные ресурсы обработки учетной информации.

В условиях цифровизации экономики важным представляется использование но- вых технологий обработки экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. Цифровые технологии позволят оптимизировать сбор и обработку информации, контроль бизнес-процессов и обеспечат своевременный обмен информацией между подразделениями бизнеса и контрагентами.

Актуальным является создание системы электронного документооборота [17]. Такая работа проводится в нашей стране уже более четверти века. Но пока широко внедряются лишь отдельные элементы электронного документооборота, что способствует созданию единого информационного пространства и повышению эффективности работы. Ранее мы отмечали, что развитие бухгалтерского учета при широком применении цифровых технологий, определяет необходимость пересмотра функционала бухгалтерских услуг [18]. Существенное изменение функций учетных работников вызывает необходимость развития профессионального суждения, способности применения новых методических и методологических подходов к формированию информации.

В настоящее время активно применяются электронные формы бухгалтерских и налоговых документов для представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Учет расчетов с бюджетом по НДС полностью автоматизирован, счета-фактуры, книги покупок и продаж, налоговые декларации оформляются только в электронном виде, что обеспечивает высокий уровень контроля за своевременностью и полнотой исполнения обязательств по налогу.

Самый высокий уровень автоматизации и цифровизации формирования и обработки информации, в том числе о фактах хозяйственной деятельности, организован в банковском секторе экономики. Бухгалтерский учет движения денежных средств, в подавляющем большинстве организаций ведется в электронном виде и очевидные преимущества этого поняты и приняты субъектами экономических отношений.

Высоким уровнем цифровизации отмечаются таможенные операции. Технические особенности работы таможенных органов в настоящее время характеризуются успешным внедрением «бизнес-процесса» взаимодействия электронных таможен, ЦЭД, таможен и таможенных постов, что позволяет контролировать все этапы передвижения товаров и осуществлять контроль после выпуска товаров [19].

В большинстве коммерческих организаций другие участки учетной работы по регистрации и сбору информации менее автоматизированы. Поэтому возникает необходимость уделять больше внимания оформлению документов и организации документооборота как в бумажном, так и в электронном виде.

Порядок документального оформления фактов хозяйственной жизни, в том числе внешнеэкономической деятельности регулируется несколькими документами.

Закон «О бухгалтерском учете» устанавливает порядок и общие требования к организации бухгалтерского учета, составлению первичных учетных документов и регистров, инвентаризации объектов бухгалтерского учета, организации внутреннего контроля, требования к составу и формированию отчетной информации [20].

В нормативных документах регулирования бухгалтерского учета (ФСБУ и ПБУ) обобщены общие требования и правила, которые должны в полной мере выполняться при регистрации и оформлении операций о наличии, состоянии и движении объектов в бухгалтерском учете. При этом возникает, в некоторых случаях, необходимость составления специальных первичных документов. Например, в соответствии с ПБУ 2/2008 «Учет договоров строительного подряда» для признания доходов и расходов «по мере готовности» надо определить, каким документом будет определяться эта мера, всегда ли можно определить степень готовности по КС-2 и КС-3., которые традиционно применяются для признания стоимости выполненных работ по строительству и модернизации объектов основных средств. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» устанавливает обязанность участника внешнеэкономической деятельности отражать операции в валюте, которая для целей бухгалтерского учета и отражения в регистрах пересчитывается в рубли по правилам данного ПБУ. Возникает необходимость разработки первичного документа (справки, справки-расчета) для подтверждения правильности пересчета денежных средств [21; 22].

Новые стандарты бухгалтерского учета предполагают применение оценочных значений в бухгалтерском учете при отраже- нии операций по движению объектов учета. Ликвидационная стоимость, справедливая стоимость и др. должны быть определены при принятии объекта к бухгалтерскому учету и далее должны проверяться на соответствие действительности. Следовательно, каждая организация должна определить формы и порядок оформления этих событий первичным учетным документом.

Положения и инструкции ЦБ РФ, как одного из государственных регуляторов бухгалтерского учета, о безналичных и наличных расчетах, расчетно-кассовом обслуживании, кредитовании юридических лиц и т.д. устанавливают жесткие правила осуществления регистрации и оформления движения денежных потоков, и обеспечивают удобство условий расчетов в рамках осуществления деятельности. При этом, первичный учетный документ - платежное поручение оформляется в письменном и электронном виде. Платежи между участниками бизнеса осуществляются безналично с применением электронной подписи. Все необходимые платежные денежные документы распечатываются и прилагаются к распечатанным выпискам банка, что будет необходимо для внутреннего и внешнего аудита налоговых проверок.

Все факты хозяйственной деятельности экономического субъекта должны быть своевременно оформлены первичными учетными документами.

Документ - это письменное свидетельство подтверждения факта совершения хозяйственной операции или разрешение на ее совершение.

Под документами бухгалтерского учета подразумеваются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета. Документы бухгалтерского учета должны соответствовать установленным требованиям.

К бухгалтерскому учету должны приниматься документы только своевременно созданные, правильно оформленные и содержащие достоверные сведения. В законе «О бухгалтерском учете» установлен перечень обязательных реквизитов для первичных документов и регистров бухгалтерского учета (ст. 9 и ст. 10). Общими обязательными реквизитами для документов бухгалтерского учета являются: наименование документа (регистра); наименование организации, составившей документ (регистр); величина измерения совершенных действий; наименования должностных лиц и подписи ответственных за оформление документа. В первичном документе бухгалтерского учета, для признания и соответствующей квалификации, должно быть однозначное и своевременное описание проведенной операции. Регистры бухгалтерского учета должны отражать: даты начала и окончания (период), за который сформирована информация, и способ группировки (хронологический или систематический) [20].

Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита лишает документ юридической силы. Формы применяемых первичных документов и регистров бухгалтерского учета в каждой организации утверждает руководитель (как правило, в приложении к Учетной политики или в Положении о документообороте).

Руководитель экономического субъекта должен установить должностных лиц, имеющих право подписывать бухгалтерские документы. При этом надо обратить внимание на систему внутренних локальных документов организации в части установления должностных обязанностей, оплаты труда и ответственности за достоверность информации, содержащейся в учетных документах.

В законе определено, что работники, ведущие бухгалтерский учет не несут ответственности за достоверность информации первичного документа, составленного другими лицами (п. 3 ст. 9). Но при этом, в соответствии с нормами п. 2 ст. 10 закона они не могут принять документ, которым оформлены мнимые и притворные сделки. Поэтому важно правильно сформировать документооборот и определить ответственность конкретных должностных лиц организации за формирование достоверной информации.

Естественно, что документы, составленные в электронном виде, должны быть и подписаны электронной подписью. Виды электронной подписи устанавливаются в соответствии с нормами законодательства (в частности закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 г.) [23].

В настоящее время электронные подписи оформлены в большинстве организаций на руководителя, который подписывает налоговые отчеты и банковские документы.

Мы согласны с мнением авторов Никоновой И.Ю. и Перфильевым А.Л., что «отсутствие систем электронного документооборота (ЭДО) в организациях говорит о не- зрелости бизнес-процессов, слабой культуре работы с электронными документами и отставании от всеобщего технологического процесса» [24].

Новый стандарт бухгалтерского учета в части документов и документооборота не внес кардинальных изменений в организацию документооборота, но установил и систематизировал требования к первичным документам и регистрам учета, определил некоторые термины, например, «дата составления первичного учетного документа». При этом дата составления документа может не совпадать с датой осуществления конкретной операции.

В стандарте прописано, что в качестве даты первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом, совершившим сделку и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события. При этом, в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни [1].

Однако, в информационном сообщении от 10.06.2021 г. № ИС-учет-33, регулятор обращает внимание на то, что должны быть исполнены требования федерального закона «О бухгалтерском учете» о том, что «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания» [25].

В законе в составе обязательных реквизитов, документов и регистров учета не предусмотрены варианты в части определения даты, там обозначена «дата составления документа». При этом, в любой первичный документ могут быть внесены дополнительные реквизиты.

Согласно нормам ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» – «документы должны составляться на русском языке», такое требование не является новым [1]. Но установлен ряд случаев, когда документ может быть составлен на иностранном языке. Такой документ должен иметь построчный перевод на русский язык. В том случае, если нормативные акты страны, в которой ведется хозяйственная деятельность требуют составления документов на языке данной страны, то при- нимаются такие документы, однако регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

Основой документооборота бесспорно является первичный учетный документ. В некоторых публикациях, анализируя положения ФСБУ 27/2021, авторы делают акцент на то, что «теперь система регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать полноту информации, отражение объектов учета в хронологической последовательности и систематическое накопление информации о них на счетах бухгалтерского учета, в том числе на синтетических счетах» [26]. Непонятно, почему только сейчас, такой порядок существует очень давно и не предполагалось его менять. Комментаторы новых нормативных документов не всегда корректно трактуют новые аспекты регулятора.

Состав и содержание учетных документов, которые применяются в хозяйственной деятельности, зависят от особенностей проводимой сделки. Обычно такими документами являются: договоры, платежные документы, счета, товарные накладные, счета-фактуры или универсальные передаточные документы, акты приемки-передачи выполненных услуг, бухгалтерские справки.

Документальное оформление внешнеэкономических сделок имеет свои особенности в оформлении учетных и таможенных процедур. Участники такой сделки в соответствии с установленными правилами осуществляют определенные процедуры: экспедиции груза, страхования груза, таможенного оформления, хранения груза на таможенных складах или складах временного хранения, сертификация товаров и др.

Здесь необходимо применение типовых бланков установленного образца – инвойс, иностранный контракт, платежные документы, таможенная декларация и др. В бухгалтерском учете надо отразить начисление и уплату таможенных пошлин, страхование и сертификацию, сформировать расходы на доставку, в т.ч. услуги посредников.

При организации документооборота внешнеэкономических сделок, прежде всего необходимо уметь классифицировать договоры и контракты по их видам, условиям налогообложения, таможенным обязательствам, срокам выполнения. Текст договоров по структуре и содержанию отдельных пунктов должен соответствовать нормам законодательства, однозначно трактовать отдельные существенные положения и применяемые ключевые термины.

Для организации своевременного и качественного документирования фактов внешнеэкономической деятельности каждая организация должна сформировать специальные положения во внутренних локальных документах, в том числе в Учетную политику и в Рабочий План счетов бухгалтерского учета, определить учетную единицу, даты пересчета иностранной валюты, формы применяемых документов.

В соответствии с Федеральным стандартом ФСБУ 27/2021: «Если обязательные реквизиты включаются в первичный учетный документ на основании другого документа, который содержит информацию о проведении факта хозяйственной деятельности, то следует отразить данные этого докумен- та, позволяющие идентифицировать оправдательный документ [1].

Заключение

Рассмотренные нами актуальные вопросы документального оформления фактов хозяйственной жизни подтверждают наличие определенных требований к документации и возможности применения разных способов создания документов. Отсюда возникает необходимость дальнейшего обсуждения и совершенствования системных подходов к организации документооборота. Участники бизнеса на уровне внутренних локальных документов должны более внимательно подходить к обеспечению достоверности и своевременности регистрации фактов и обобщению информации для принятия соответствующих решений.