Документо-ориентированный подход к построению информационной системы университетского менеджмента и использование учебного плана как структурообразующего элемента системы

Как и любая ERP-система, информационная система университетского менеджмента (ИСУМ) должна базироваться на неких моделях управленческих процессов в организации, теоретической основой которых служит такая область, как университетский (или, шире, образовательный) менеджмент. Специфике процессов управления высшим учебным заведением посвящена обширная литература (обзор основных источников приведен, например, в [5]). Имеются результаты обобщающего методологического характера [1, 7] и, что особенно важно для развития теории ИСУМ, представлены примеры математических моделей образовательного процесса [19].

Частью (а иногда и основной технологией построения) ИСУМ является та или иная система электронного документооборота (СЭД). Системы этого типа часто рассматривают как отличный от ERP-системы продукт. Действительно, их нельзя отнести к программам, связанным с «планированием ре сурсов», но, как уже отмечалось, в настоящее время понятие ERP-системы значительно расширилось, и, безусловно, к ее функциям относится подготовка документов (хотя, может быть, и не всех категорий). С другой стороны, создание документов в СЭД не может не опираться на базы данных, аналогичные тем, которые являются основой ERP-систем. Отделять СЭД от ERP-систем сейчас достаточно странно, хотя до сих пор многие фирмы выпускают программные продукты, относя их лишь к одной из этих категорий. Впрочем, они же предлагают услуги по «интеграции» этих и так очень переплетенных систем.

По одному из определений, «система электронного документооборота (СЭД) – организационнотехническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации» [11]. В качестве важных характеристик СЭД рассматривают степень защищенности информации, поддержку «электронной подписи» и т. д. [10, 13].

Хотя в силу консервативности законодательства (отчасти оправданного) в настоящее время переход на полный электронный документооборот практически невозможен, тема вызывает широкий интерес [3, 9]. На российском рынке имеется множество предложений по внедрению таких систем [12].

Для государственных университетов, с их чрезвычайно зарегулированной системой делопроизводства и отчетности, разграничить ИСУМ и систему электронного документооборота университета (СЭДУ) и вовсе невозможно [17]. Эта зарегулированность имеет ту положительную для разработчиков ИСУМ особенность, что практически каждый бизнес-процесс связан с одним или несколькими документами, которые должны быть оформлены в ходе его выполнения. Достаточно часто между биз-нес-процессом и документом имеется взаимно однозначная связь: процесс сопровождается «прохождением» документа по кабинетам и завершается его окончательным оформлением и утверждением; а с другой стороны, этот документ является отражением и подтверждением реализации бизнес-процесса для отчетности.

Из вышеобозначенного можно сделать вывод, что структуру ИСУМ можно базировать не на анализе бизнес-процессов, а на изучении системы делопроизводства данного университета. Например, форма приказа о зачислении абитуриентов на первый курс может многое сказать о свойствах бизнес-процесса конкурсного отбора. Кроме того, список подписей, необходимых для легитимности приказа, однозначно определяет основных «акторов» процесса, отвечающих в той или иной степени заегореализацию.Наконец, порядок этихподписейотражает, скореевсего,реальнуюпоследовательность во времени вовлеченности этих акторов в процесс, и, соответственно, может подсказать форму оптимальной информационной поддержки этого бизнес-процесса.

Таким образом, кроме процессно-ориентированного подхода можно говорить и о возможности документо-ориентированного подхода. Вероятно, выбор одного из них должен привести к результату, отличному, хотя и не значительно, от результата при альтернативном выборе. Однако методологически следование единственному подходу выглядит привлекательнее, нам представляется, что названные два подхода можно (а иногда и нужно) комбинировать в рамках одного проекта ИСУМ. Там, где документ действительно продуман, и вышеописанное хорошее соответствие реальному бизнес-процессу имеет место, «документный» подход может помочь сэкономить время и ресурсы. По сути, авторы «хорошо составленного» приказа уже сделали важную работу – они формализовали и «смоделировали» процесс. В случае же непродуманных, иногда случайно введенных в обиход документов, может только запутать разработчика; тогда ему придется разбираться непосредственно в бизнес-процессах.

Таким образом, все вышеупомянутое касается моделирования деятельности университета. Относительно внутренней логики построения программы, выбор между процессным и документным подходом должен быть однозначным, хотя он отражается не столько на работе системы, сколько на характере ее пользовательских интерфейсов. При процессном подходе система поддерживает бизнес-процесс, снабжая исполнителя информацией и фиксируя принимаемые им решения. Документы при этом генерируются параллельно (а могут, при ограниченном функционале программы, не генерироваться вовсе). При документном подходе в качестве цели исполнителя выступает подготовка и утверждение итогового документа, а бизнес-действия являются условиями, которые исполнитель должен выполнить для достижения цели.

Приведенное описание ситуации является, конечно, схематичным. Работа с документами, как упоминалось выше, имеет место в ИСУМ даже при отсутствии интеграции с СЭДУ. Обработку документов можно считать одним из бизнес-процессов, и во многих случаях этот подход вполне оправдан [14]. Кроме того, разработчикам ИСУМ часто приходится иметь дело с комплексными бизнес-процессами, а также с документами, роль которых не сводится к отражению одного или нескольких бизнес-процессов. Примером документа, чья роль не сводится к отражению небольшого числа бизнес-процессов, может служить учебный план подготовки специалиста того или иного образовательного уровня. Фактически, это несколько таблиц, содержащих в сжатой форме все основные параметры процесса обучения соответствующей группы студентов. Это, безусловно, структурообразующий документ для учебного процесса.

Более того, этот же документ (точнее, набор этих документов) во многом регламентирует деятельность такого важнейшего структурного подразделения, как кафедра: ее штатное расписание, квалификационные требования к преподавателям и т.д. Такой подход был реализован, например, в модели ИСУМ, которая была подготовлена в 2006–2007 гг. международной командой (Украина, Россия, Германия, Испания, Словакия) в рамках проекта Темпус SMOOTH «Системная модернизация университетского менеджмента» [18]. Соответствующая группа модулей в этой системе так и называлась – «Учебный план» (что отражало преимущественно документо-ориентированный стиль разработки), хотя иногда ее называли также системой «Кафедра» – в духе процессного подхода.

Учебный план, как уже отмечалось, – это группа таблиц. Эти таблицы, без особых преобразований, переносились в базу данных ИСУМ, где, в соответствии с реляционными стандартами, между их полями устанавливались необходимые соответствия.

Бизнес-процессы, связанные с учебными планами, можно разделить на две группы. Одна большая группа – это процессы, связанные с использованием информации, содержащейся в планах, такие как распределение нагрузки преподавателей, расчет штатов, составление расписания занятий, формирование рабочих программ дисциплин и т. д. Другая часть – это модули, помогающие составлять учебные планы, отталкиваясь от образовательных стандартов, мнения стейкхолдеров, имеющегося кадрового состава кафедр(ы) и т. п.

Несколько слов относительно технологии реализации модуля «Учебный план» в проекте SMOOTH. Его разработка велась на основе технологий “Microsoft.NET”. Данный выбор мотивировался широким распространением программного обеспечения, поддерживающего технологии “Microsoft”, относительно низкой (для коммерческого ПО) ценой и наличием скидок для учебных заведений. Технология “.NET” предоставляет достаточно удобную и гибкую среду для разработки информационных систем.

Как уже отмечалось, ИСУМ состоит, главным образом, из базы данных (содержащей основную информацию), набора модулей (для обработки информации) и интерфейсов пользователя (для выбора выполняемых задач в ходе диалога с пользователем).

В качестве СУБД была использована СУБД “Microsoft Access”, что отражает инструментальную идеологию проекта. В перспективе планировался переход на “MS SQL Server”, но до этой стадии проект доведен не был. Разработка алгоритмов обработки данных велась на совместимых с технологией “.NET” языках программирования: “ASP.NET”, “VBScript.NET”, “JavaScript.NET”, “Jscript. NET”, “C#”. Основные алгоритмы обработки данных были реализованы на “C#” [16].

Интерфейсы пользователей разрабатывались как web-приложения, что вполне соответствует современному стилю, в частности, при разработке корпоративных информационных систем, к которым можно отнести ИСУМ [6].

Необходимо отметить, что составление учебных планов – это творческий процесс, с трудом поддающийся формализации. Естественно, стояла задача не только обеспечить разработчика средствами для внесения параметров плана в базу данных, но и помочь ему в ходе процесса выбора этих параметров, иначе говоря, в «оптимизации» учебного плана. При этом сформулировать задачу оптимизации в классической форме, учитывая разноплановость требований к плану, было затруднительно. Для решения этой «нечеткой» задачи разработчики попытались использовать элементы методов искусственного интеллекта [4, 8]. Очевидно, что подобные подходы все шире применяются при разработке ERP-систем [2, 20, 21, 22].

Кроме непосредственного эффекта, который может оказать внедрение ИСУМ в практику вуза, необходимо учитывать и те новые возможности, которые цифровизация бизнес-процессов может дать в будущем. Уже сегодня самообучающиеся интерактивные алгоритмы активно используются в ряде областей (от финансовой аналитики до космонавтики). Массово эти методы в практику ERP-систем еще не внедрены, но это дело ближайшего будущего. Базы данных организаций и предприятий, содержащие обширную, каждый день накапливающуюся информацию (приобретающую свойства “big data”), создают все предпосылки для запуска самообучающихся программ, которые на основе накопленного опыта будут не только предоставлять менеджеру информацию в концентрированном виде, как это происходит сегодня, но и предлагать готовые решения с обоснованием их целесообразности.

В рамках ИСУМ проекта SMOOTH были сделаны попытки использовать подобные новые подходы. В частности, был реализован генетический алгоритм составления, на основе выписок из учебных планов, расписания занятий [15]. Сгенерированные расписания подвергались затем корректировке со стороны соответствующих служб, но, что важно, давали неплохое приближение для дальнейшего совершенствования.

Как уже отмечалось, составление учебных планов представляет собой оптимизационную задачу при достаточно жестких ограничениях и при отсутствии очевидного критерия оптимизации. Было предложено использование метода экспертных оценок; алгоритм состоял в поиске множества допустимых решений, после чего к работе подключали экспертов. Мнения последних могли носить некатегоричный характер, и для их обработки использовался формализм теории нечетких множеств [2]. Накопленная база данных использовалась как основа для примитивной базы знаний в рамках подхода [23]. Решение оптимизационной задачи не было доведено до полноценной компьютерной реализации, были разработаны модули для поддержки лишь нескольких частных этапов процесса, однако накопленный опыт показывает перспективность подхода и будет использован при проведении дальнейших исследований.

В целом работа над проектом показала важность использования документо-ориентированного подхода к проектированию ИСУМ, в частности, такого центрального для учебного процесса документа, как учебный план.