Документооборот и его организация

Актуальность выбранной мной темы заключается в том, что в современном мире существует огромное количество предприятий и на каждом из них есть документы. Эти документы в целом составляют документооборот.

"Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Все хозяйственные операции, которые происходят в организации, необходимо оформить соответствующими документами [1] .

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. В момент формирования аппарата управления разделяются обязанности между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции .

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции[6].

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд . В общей массе документов организации можно выделить три основные группы:

• -    внутренние, используемые при решении внутренних проблем и задач организации;

• -    исходящие, создаваемые для передачи информации пользователям, заинтересованным в ее получении;

• -    входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц ^[4]. Формальную проверка документов осуществляет бухгалтер. Она состоит в том, что устанавливается правильность оформления документов с помощью контроля полноты заполнения всех реквизитов ^[2]. Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определенного периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации .

При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота. К ним относятся:

• 1.    Полнота и своевременность отражения всех фактов хозяйственной жизни при устранении излишнего дублирования.

• 2.    Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных работников.

• 3.    Осуществление контроля над законностью фактов хозяйственной жизни и сохранностью имущества.