Формирование автоматизированной системы бюджетного планирования на сельскохозяйственном предприятии

На рынке программных продуктов представлено множество решений полностью или частично реализующих автоматизацию задач бюджетирования и управленческого учета .

На российском рынке систем бюджетирования сейчас представлено более десятка программных продуктов автоматизации бюджетного планирования . Они различаются функциональными возможностями , а также стоимостью внедрения и масштабом предприятия , на котором могут быть использованы . Из западных систем наиболее известны на российском рынке :

Oracle Financial Analyzer (OFA);

Hyperion Pillar;

Adaytum e.Planning Analyst;

EPS Prophix Budgets;

Comshare MPS.

Из отечественных продуктов выделяются :

ИНТАЛЕВ : Бюджетное управление ;

ЦПС : Бюджетное планирование предприятий АПК ;

Черноземье Интеко : Управление агробизнесом ;

Адептис : Сводное планирование в сельском хозяйстве .

В последние годы разработки российских компаний, предлагающих свои автоматизированные системы бюджетного планирования, по своей функциональности приблизились к западным аналогам. Кроме того, отечественные системы обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интегрированностью с другими российскими пакетами.

Системы бюджетного планирования как иностранного , так и отечественного производства разнообразны по своему построению , применяемым информационным технологиям , глубине проработки функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия . Поэтому многим сельскохозяйственным производителям сложно разобраться , какая именно автоматизированная система бюджетного планирования наиболее подходит им из всех систем , представленных на рынке .

Вследствие этого необходимо провести сравнительный анализ существующих программных продуктов в области бюджетного планирования , по результатам которого объективно определятся достоинства и недостатки систем бюджетирования , представленных сегодня на российском рынке для сельскохозяйственных предприятий . По нашему мнению , элементы технологии бюджетирования и подходы к их автоматизации целесообразно рассматривать со следующих позиций : интеграции с другими средствами автоматизации учета ; состава и свойств информационных объектов системы бюджетирования для сельскохозяйственного предприятия ; организации работы пользователей с системой ; внедрения , поддержки и системы распространения программного продукта .

• 1 . Интеграция с другими средствами автоматизации предприятия . Насколько гибко можно интегрировать систему автоматизации с учетной системой , используемой на предприятии , или с той , которая планируется использоваться ? Этот момент является одним из самых важных , так как большая часть данных , используемых в бюджетном управлении и управленческом учете , используется также в бухгалтерской учетной системе . Например : если на сельхозпредприятии используется или планируется использовать систему «1 С : Предприятие » ( наиболее популярную учетную систему среди сельскохозяйственных предприятий ), то рамки выбора программного обеспечения сужаются . Поэтому необходимо производить поиски среди систем , разработанных на данной платформе , поскольку пользователи избавляются от двойного ввода данных в будущей работе .

• 2 . Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования для сельскохозяйственного предприятия . Первое , на что стоит обратить внимание при выборе системы – это состав ее информационных объектов . Они характеризуют информационную мощность системы и определяют , какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию .

• 3 . Измерения статей бюджетов . Планирование и анализ бюджета , как правило , многомерная задача . Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационной или финансовой структуры , в разрезе поставщиков , потребителей , продуктов и услуг . Эти измерения бюджетных статей должны 42

характеризоваться соответствующими справоч никами . Как минимум , данных справочников в системе должно быть три :

• •    Подразделения ( организационная и финансовая структура предприятия ). Этот справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры . При этом необходимо различать как структурные ( или финансовые ) подразделения , так и руководителей , ответственных за тот или иной участок планирования . В финансовой структуре находит отражение иерархия центров прибыли , затрат , финансовой ответственности , отчетности , ценообразования , управления ресурсами и других центров , определенных методикой бюджетирования .

• •    Номенклатура . Для производственных или торговых предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их номенклатурой . Что же касается хозяйственной деятельности сельскохозяйственного предприятия , то например , БДР растениеводства ведется в натуральном измерении как в части доходов , так и в части расходов . Но поскольку бюджет – это финансовый документ , наличие в системе цен на товары и услуги для приведения натурального к денежному учету просто необходимо .

• •    Контрагенты . Такое измерение бюджетных статей может не присутствовать в упрощенном варианте системы бюджетирования . Однако при планировании и , особенно , при учете необходимо указать с какими контрагентами осуществляются операции . Если нет такого измерения бюджетной строки , то информация о клиентах , потребителях и поставщиках все равно присутствует в системе в виде примечаний , комментариев к статьям или бюджетным строкам и т . д . Если же эту информацию структурировать в виде еще одного классификатора бюджета , то появляется возможность вести планирование бюджета с позиций ориентации предприятия на своих клиентов ( потребителей ). А это в свою очередь дает дополнительную ценную информацию при анализе бюджета для предприятий , ориентированных на рынок . Также наличие справочников потребителей и поставщиков существенно упрощает ввод информации в систему при планировании и учете .

• •    Статьи бюджетов – это информационное « сердце » системы бюджетирования . Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению . Сколько в системе бюджетирования должно присутствовать таких планов статей ? Как минимум три : бюджет доходов и расходов , бюджет движения денежных средств , а также бюджет активов и пассивов ( баланс ). Но , как правило , для более полного учета специфики работы предприятия , реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются исходные и производные планы :

• -    бюджет продаж и бюджет закупок в стоимостном и натуральном выражении , определяющие бюджет операционной деятельности ( прямые доходы и расходы ), бюджет размещения ресурсов , бюджет по бизнес - направлениям , бюджет проектов – это далеко

не полный список видов бюджетов , применяемых для построения бюджета доходов и расходов ;

• -    смета капитальных вложений , план резервов , определяющие косвенные расходы и другие виды расходов , необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств ;

• -    бюджет движения финансовых ресурсов , бюджет движения товаров , запасов , бюджет задолженности ( БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов ), платежный календарь – средство контроля расходования средств , а также управленческий баланс , финансовый план и другие вспомогательные таблицы , облегчающие расчет финансовых результатов .

Актуальным является вопрос о способах реализации в системе перечисленных видов бюджетов . Если в системе их количество ограничено , то это означает , что система существенным образом ориентирована на определенную методику бюджетирования или специфику деятельности предприятия . При этом , чем меньше в системе видов бюджетов , тем более универсальной она является и может быть настроена на различные технологии бюджетирования .

Как известно , основой планов является бюджетная статья . В чистом виде – это строка с названием и числовым значением , а также со значениями справочников , определяющих измерения бюджетной статьи . Но для полноценной работы с бюджетом этого часто бывает недостаточно . Поэтому у бюджетных статей должны присутствовать следующие свойства :

• •    хранение значений во временных периодах – день , месяц , квартал , год – для обеспечения различных режимов планирования и учета ( год по кварталам , квартал по месяцам и т . д .), а также для выполнения всестороннего анализа бюджета ;

• •    неограниченная иерархия статей бюджета – для обеспечения процессов агрегации и « сверления » информации (drill down) при анализе структуры бюджета ;

• •    собственное и консолидированное состояние ( план / факт , абсолютное и относительное отклонение );

• •    возможность учета значений статьи в различных валютах и натуральном измерении ;

• •    дополнительная аналитика статей , необходимая для реализации таких возможностей , как , например , учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения внеплановыми операциями ;

• •    проводки по бюджетным статьям , позволяющие документировать изменение значений статей .

Важным моментом является наличие первичной информации , используемой при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей . Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем . Она устраняет ограничения « табличного » представления информации о бюджете , реализованного только в виде планов статей . К первичной информации для бюджетного планирования в сельскохозяйственном предприятии относятся :

• -    структура посевных площадей , технологические карты растениеводства , оборот стада животных ( КРС , свиньи , птица и др .), технологические карты животноводства , рационы кормления и потребность в кормах и др .;

• -    бюджетные строки и бюджетные документы , заявки , сметы , контракты , договора , платежные документы и другие виды документов , на основании которых выполняется расчет значений статей ;

• -    объекты поддержки финансовой логики : аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками , счета управленческого учета .

Наличие в бюджетной системе первичной информации может являться как существенным подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования , так и быть источником существенных затрат в эксплуатации . Как правило , первичная информация , необходимая для системы бюджетирования , присутствует и в других системах автоматизации предприятия – в системах автоматизации бухгалтерии , системах автоматизации основной и оперативной деятельности . Дублирование этой информации в системах может привести как к большому объему ее повторного ввода в систему бюджетного планирования , так и к разработке сложных систем интеграции . Решением этой проблемы является применение технологии « Хранилищ данных » с мощными средствами интеграции приложений , обеспечивающими надежное взаимодействие системы бюджетного планирования с другими системами автоматизации деятельности предприятия .

При разработке системы бюджетного планирования на предприятии необходимо соблюдать определенные алгоритмы . Алгоритмы системы бюджетного планирования – это совокупность действий , которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей . Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета , чем более они разнообразны , тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетного планирования . Множество стадий процесса бюджетного планирования , сложность организационной и финансовой структур предприятия , разнообразие подходов в планировании и расчете фактических показателей приводят к необходимости применения разнообразных алгоритмов , а именно :

• -    алгоритмы планирования ;

• -    алгоритмы учета исполнения бюджета ;

• -    алгоритмы перераспределения и трансферты ;

• -    алгоритмы расчета финансовых результатов .

• 4.    Организация работы пользователей с системой . Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с бюджетом : файловая система бюджетирования и система бюджетирования с единой базой данных .

• 5.    Внедрение , поддержка и система распространения программного продукта . По нашему мнению , здесь возможны следующие варианты :

При использовании файловой системы бюджетирования каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования, работает со своей персональной таблицей. Затем в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с бюджетом проста и понятна. Одним из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией является система бюджетирования, построенная с применением Excel. При этом Excel можно отнести к универсальному программному обеспечению , более или менее пригодному для решения любых экономических задач. Однако слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных.

Более современный подход – использование системы бюджетирования с единой базой данных , поскольку он основывается на одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными в рамках единой информационной системы . В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса . Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей , поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД .

Поскольку система бюджетирования , как правило , рассчитана на коллективную работу пользователей , то , несомненно , все они могут обладать различными правами доступа как к функциям ( алгоритмам ) системы , так и к данным системы в процессе бюджетирования . В связи с этим наиболее предпочтительным является наличие возможности моделирования прав доступа пользователей .

Фиксация действий пользователей , а также событий по выполнению алгоритмов расчетов , передачи данных и других функций в системном журнале , может характеризовать систему бюджетирования как достаточно развитую в плане безопасности данных .

• а )    Поддержка продукта разработчиком . Наличие руководства пользователя , обновлений по мере выхода новых релизов и версий , консультаций с разработчиком в случае проблем при эксплуатации необходимы для получения отдачи от программного продукта в течение всего жизненного цикла ;

• б )    Приобретение новых версий . Развитие требований со стороны системы управления и ИТ - области заставляет разработчиков регулярно выпускать новые версии . В этом случае важно , насколько существует возможность учета ранее сделанных инвестиций в продукт при приобретении новых версий ;

• в )    Возможность внедрения продукта разработчиком . Программные продукты для бюджетирования требуют не только тщательной настройки , но и предварительного обучения персонала , разработки регламентов системы бюджетного управления . Наличие типовых методик и консультационно - внедренческих продуктов позволяет быстрее и надежнее добиться результата от системы ;

• г )    Приобретение через партнерскую сеть , а не только у разработчика . Возможность приобретения продукта не только у разработчика из другого города и региона , но и у местного партнера , а также возможность сопровождения местными специалистами , сокращают временные и финансовые затраты при внедрении и эксплуатации ;

• д )    Наличие внедренных решений . Для управленческих продуктов очень важным фактором является количество ранее выполненных внедрений , опыт разработчика . Наличие внедренных решений ,

особенно в примерно схожих предприятиях по видам бизнеса , повышает уверенность в успехе проекта внедрения для конкретного предприятия .

Нами были исследованы имеющиеся в настоящий момент программные продукты , позволяющие автоматизировать эти аспекты деятельности сельскохозяйственных предприятий . Анализу были подвергнуты три программных продукта , разработанные на платформе 1 С : « Сводное планирование в сельском хозяйстве » ЗАО АдептИС г . Воронеж ; « Бюджетное планирование предприятий АПК » ООО « ЦентрПрограммСистем » г . Белгород ; « Управление агробизнесом » г . Воронеж . Каждый из этих программных средств имеет свои особенности и возможности , но в целом они применяются для решения задач планирования в сельском хозяйстве , прогнозирования и экономического анализа с целью выработки и повышения обоснованности принимаемых управленческих решений . Данные программы совместимы с применяемыми на большинстве сельскохозяйственных предприятий учетными конфигурациями 1 С , имеют возможности интеграции с ними и позволяют расширить функции этих систем . Вышеотмеченное качество дает возможность собрать полностью индивидуальную и реально необходимую на предприятии комплексную информационную систему управления , и именно такой подход имеет смысл использовать на сельскохозяйственных предприятиях . Это имеет значение еще и по той причине , что основная масса существующих комплексных систем не может подойти сельскохозяйственным предприятиям на существующем этапе их технического ( степени использования информационных технологий ) и финансового ( возможности инвестиций в информационные технологии ) развития , в том числе и из - за отсутствия полноценных систем комплексной автоматизации именно для сельскохозяйственного производства .

Результаты анализа программных продуктов по бюджетному планированию в разрезе 22 показателей , характеризующих эти продукты по стоимости , составу и свойствам информационных объектов , внедрению , поддержке и системе распространения программного продукта , показали , что использование конфигурации « Бюджетное планирование предприятий АПК » является рациональным с точки зрения функциональности и возможности адаптации к особенностям сельскохозяйственного предприятия .

стратегического АПК [Текст]/ // Известия планирования К.С.Терновых, Оренбургского

государственного аграрного университета . – 2010. – Т . 2. – № 26-1. – С . 121-125.