Формирование электронных портфолио обучающихся в электронной информационно-образовательной среде образовательной организации

Во введении произведён обзор нормативных документов, регламентирующих деятельность образовательных организаций в сфере электронного обучения, дистанционных образовательных технологий, формирования электронной информационно-образовательной среды образовательной организации.

В основной части изложен практический опыт формирования единой информационно-образовательной среды вуза, включая электронное портфолио, с помощью Microsoft Office 365, что позволило кардинально снизить затраты на приобретение компьютерной техники, программного обеспечения и затраты рабочего времени специалистов.

С развитием информационных технологий в высшей школе остро встал вопрос внедрения в образовательный процесс компьютерных средств создания электронной информационно-образовательной среды (далее -ЭИОС), включающей в себя электронное обучение и дистанционные образовательные технологии. В Федеральном законе "Об образовании в Российской Федерации" от 2012 года N 273-ФЗ определены эти понятия: "Под электронным обучением понимается организация образовательной деятельности с применением содержащейся в базах данных и используемой при реализации образовательных программ информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий, технических средств, а также информационно-телекоммуникационных сетей, обеспечивающих передачу по линиям связи указанной информации, взаимодействие обучающихся и педагогических работников. Под дистанционными образовательными технологиями понимаются образовательные технологии, реализуемые в основном с применением информационно-телекоммуникационных сетей при опосредованном (на расстоянии) взаимодействии обучающихся и педагогических работников" [1].

Необходимость использования ЭИОС в учебном процессе продиктована требованиями времени и современным образовательным процессом. Сегодня уже невозможно представить, что огромный объём информации и знаний, который содержится в учебно-методических материалах, предлагаемых для изучения современному студенту, может храниться и обрабатываться по старинке, в бумажном виде, без применения компьютеров.

Кроме того, как мы видим, использования электронной среды требует регулятор. Так, кроме уже процитированного выше "Закона об образовании" Минобрнауки РФ принят ещё ряд нормативных документов, регламентирующих действия вузов в этой области.

Так, в Приказе от 19.12.2013 г. N 1367 "Об утверждении порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры", в главе "III. Организация образовательного процесса по образовательным программам", в-частности, уточняется, что "использование сетевой формы реализации образовательной программы осуществляется с письменного согласия обучающегося, а "организация образовательного процесса по образовательным программам при сочетании различных форм обучения, при использовании сетевой формы реализации указанных программ, при ускоренном обучении осуществляется в соответствии с Порядком и локальными нормативными актами организации" [2].

Приказ от 9.01.2014 г. № 2 определяет "Порядок применения организациями, осуществляющими образовательную деятельность, электронного обучения, дистанционных образовательных технологий при реализации образовательных программ" [3]. В нём, в-частности, говорится:

"5. При реализации образовательных программ или их частей с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий: организации самостоятельно определяют объем аудиторной нагрузки и соотношение объема занятий, проводимых путем непосредственного взаимодействия педагогического работника с обучающимся, и учебных занятий с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий"; "…допускается отсутствие аудиторных занятий".

Также в этом документе определён порядок учёта и хранения результатов образовательного процесса и внутреннего документооборота:

"6. При реализации образовательных программ с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий организации ведут учёт и осуществляют хранение результатов образовательного процесса и внутренний документооборот на бумажном носителе и/или в электронно-цифровой форме в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 21.07.1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне", Федерального закона от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федерального закона от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

В письме от 20.08.2014 г. N АК-2612/05 "О федеральных государственных образовательных стандартах" говорится, что "образовательная организация высшего образования должна была предусмотреть, по своему усмотрению, включение в образовательный процесс сетевой формы обучения (статья 13 Федерального закона), электронного обучения и дистанционных образовательных технологий (статья 16 Федерального закона)" [4].

Кроме того, в документе сформулированы "Требования к условиям реализации программы бакалавриата / специалитета / магистратуры:

"7.1.2. Каждый обучающийся в течение всего периода обучения должен быть обеспечен индивидуальным неограниченным доступом к одной или нескольким электронно-библиотечным системам (электронным библиотекам) и к электронной информационно-образовательной среде организации. Электронно-библиотечная система (электронная библиотека) и электронная информационно-образовательная среда должны обеспечивать возможность доступа обучающегося из любой точки, в которой имеется доступ к сети Интернет, и отвечающая техническим требованиям организации, как на территории организации, так и вне ее".

Здесь впервые появляется понятие "электронное портфолио обучающегося":

"Электронная информационно-образовательная среда организации должна обеспечивать:

доступ к учебным планам, рабочим программам дисциплин (модулей), практик, и к изданиям электронных библиотечных систем и электронным образовательным ресурсам, указанным в рабочих программах;

фиксацию хода образовательного процесса, результатов промежуточной аттестации и результатов освоения основной образовательной программы;

проведение всех видов занятий, процедур оценки результатов обучения, реализация которых предусмотрена с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий;

формирование электронного портфолио обучающегося, в том числе сохранение работ обучающегося, рецензий и оценок на эти работы со стороны любых участников образовательного процесса;

взаимодействие между участниками образовательного процесса, в том числе синхронное и (или) асинхронное взаимодействие посредством сети Интернет".

Также здесь сформулированы требования к материально-техническому и учебно-методическому обеспечению программы бакалавриата / специалитета / магистратуры:

"Помещения для самостоятельной работы обучающихся должны быть оснащены компьютерной техникой с возможностью подключения к сети

Интернет и обеспечением доступа в электронную информационнообразовательную среду организации.

В случае применения электронного обучения, дистанционных образовательных технологий допускается замена специально оборудованных помещений их виртуальными аналогами, позволяющими обучающимся осваивать умения и навыки, предусмотренные профессиональной деятельностью".

По мере изучения приведенных выше нормативных документов можно предположить, что соблюдение требований регулятора по созданию ЭИОС потребует значительных затрат труда специалистов различного профиля, а также финансовых средств для закупки компьютерной техники и программного обеспечения.

В данной статье автор приводит практический пример формирования ЭИОС образовательной организации, позволяющий радикально сократить затраты на её создание.

В 2012-2013 и 2013-2014 учебных годах автор для создания ЭИОС в АНО ВО "КИМПиМ" использовал Microsoft Office 365. Компания Microsoft и ранее отличалась весьма гуманным отношением к образовательным учреждениям, так, на операционные системы семейства Windows скидка для вузов составляла 75%. Базовая версия Office 365 учебным заведениям предоставляется бесплатно, несмотря на то, что ее функционал, как показал опыт автора, позволяет сформировать полноценную электронную информационную среду вуза.

Один из четырёх компонентов Offce 365 - SharePoint - позволяет буквально в несколько кликов мыши создать свой сайт, что и было сделано автором. С помощью мастера был создан сайт группы "Информационные технологии", и сайты по каждой из дисциплин, входящих в эту группу: "Информационные системы в экономике", "Информатика", "Информационные технологии в менеджменте (психологии)", "Управление базами данных", "Основы математической обработки информации".

В разделах Документы каждого сайта были созданы папки Лекции, Практики, Контроль, в которые загружены соответствующие методические материалы. Папка Контроль содержит подпапки с наименованием учебных групп и предназначена для размещения контрольных материалов (тестов, заданий на курсовые, контрольные работы и т.п.).

В компоненте Exchange с помощью массового добавления (импорт списка из файла) были созданы учётные записи пользователей: студентов, преподавателей и сотрудников. Кроме того, были созданы группы безопасности, что позволило назначать различные степени доступа к предоставляемым информационным ресурсам - на чтение, на изменение, полный доступ. Создание групп рассылок позволило пользователям осуществлять групповое информирование, например, сообщить всем заочникам 2-го курса о начале сессии, или сообщить учебным группам ЗМТ-

12 и ЗМГУ-12 о месте, дате и времени приёма задолженности по дисциплине. При отправке сообщения группе оно приходит всем её членам.

Промежуточный контроль осуществлялся с помощью тестов, также размещаемых в области Документы на сайтах дисциплин. При их загрузке и предоставлении доступа к ним определённым учебным группам автоматически формируются извещения, направляемые студентам этих групп, в которых может быть указана дополнительная информация, например, срок сдачи ответов на тест.

Ответы на тесты отправляются каждым студентом преподавателю через OutlookWebApp - компонент Office 365.

Проверка ответов на тесты автоматизирована. По каждой дисциплине подготовлена книга Microsoft Excel, в которую при проверке копируется таблица с ответами студента. Внедренные в таблицу формулы подсчитывают количество совпадений ответов студента с эталонными и при количестве совпадений равном и более порогового значения выдаётся ответ "Зачёт", в противном случае "Незачет". Значение порога можно произвольно менять в зависимости от общей сложности теста и других условий [5].

В начале занятия студенты входят в свой личный кабинет в Office 365 и открывают из папки Практики соответствующий файл с заданием, например, по работе с Micosoft Excel. В конце занятия каждый студент сохряняет свою работу в OneDrive в папке его группы под именем типа М14_ИвановАБ.xlsx. Студенты, не закончившие задание на занятии, имеют возможность закончить его позже, например, дома. Изначально на папку Контроль установлены права на изменение для студентов групп, изучающих предмет. По окончании срока приёма работ преподаватель устанавливает на папку группы права на чтение, что исключает возможность изменения файлов после окончания срока приёма работ.

Таким образом, к окончанию курса у каждого студента имеется сформированное электронное портфолио по каждому предмету, изученному с использованием ЭИОС.

Внедрение описанных выше элементов электронного обучения позволило, кроме улучшения показателей вуза в системе мониторинга Министерства образования РФ, добиться ряда других результатов.

Так, наличие доступа студентов к лекциям в электронной виде позволяет сэкономить время, ранее затрачиваемое студентами на конспектирование.

Использование электронного тестирования позволяет сократить время, затрачиваемое на проверку знаний, устранить ошибки, а также упростить задачу хранения материалов по студенту и формирование его портфолио.

Дистанционный доступ к учебным материалам позволяет существенно экономить время и средства, затрачиваемые студентами на дорогу в ВУЗ.

Также нельзя не отметить, что применение передовых информационных и телекоммуникационных технологий вызывает живой интерес у современных студентов, с детства выросших в информационной среде.

Таким образом, на основе Microsoft Office 365 сформирована полноценная электронная информационная образовательная среда вуза.

Из опыта известно, что создание любой автоматизированной информационной системы требует значительных денежных затрат на приобретение компьютерной техники, программного обеспечения, а также затрат на ее внедрение. В описанном в данной статье примере затраты на приобретение аппаратно-программных сведены практически к нулю, что является весьма актуальным в условиях экономического кризиса.

Для оценки новизны описанного в настоящей статье подхода к формированию ЭИОС на базе Microsoft Office 365 автор обратился с соответствующим запросом к специалистам службы технической поддержки Microsoft. В ответ была получена ссылка на страницу "Истории успеха" на сайте Microsoft, на которой представлена информация об использовании вузами Microsoft Office 365 [6].

Всего на этом сайте представлена информация о восьми российских вузах, среди которых те, которые используют Microsoft Office 365 примерно на уровне АНО ВО "КИМПиМ", т.е. на его основе сформирована полноценная ЭИОС. Это Воронежский Институт Практической Психологии и Психологии Бизнеса [7], в котором сформировано "единое информационное пространство со всеми необходимыми материалами для образовательного процесса", и Челябинский государственный педагогический университет [8], использующий электронные опросы, электронные заявки, электронный документооборот, портал дистанционных образовательных технологий, образовательный портал для студентов".

Другие шесть вузов используют Microsoft Office 365 частично. Например, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации [9] создал "единый канал коммуникации"; Московский государственный университет экономики, статистики и информатики использует Microsoft Office 365 для создания "единой коммуникативной среды для всех студентов, выпускников и преподавателей института". "В планах МЭСИ - более глубокая интеграция сервисов Microsoft Office 365 c существующими решениями, а также поиск возможностей широкого применения Microsoft SharePoint Online для создания порталов кафедр, курсов. Это, в свою очередь, создаст технологические возможности для проведения семинаров, вебинаров и лекций для аудитории до 200 человек одновременно [10].

Дальневосточный федеральный университет использует такие компоненты, как Office, Outlook, календари [11].

В Российской академии народного хозяйства и госслужбы им. Плеханова создана "единая коммуникативная среда для всех студентов Академии, что позволило руководству получить гарантированный канал взаимодействия с каждым обучающимся". "В планах РАНХиГС - апробация

Microsoft Lynс Online, входящего в Office 365, для решения учебных задач, а также интеграция Lynс Online с корпоративной инфраструктурой" [12].

Белгородский Государственный Технологический Университет им. В. Г. Шухова пишет о своем опыте использования Office 365: "Нам необходимо было создать современную коммуникационную среду на базе обновленной IT-инфраструктуры, которая решила бы все проблемы взаимодействия деканатов и кафедр со студентами, студентов – с преподавателями и администрацией и между собой в группах по интересам, учебных подразделений – с административно- хозяйственной частью и т.п." [13]. Как видим, здесь Office 365 также используется частично - в качестве средства коммуникации.

Новгородский государственный университет использует такие элементы, как Office, Outlook. "В перспективе - использование календарей Exchange/Outlook для создания и управления учебным расписанием" [14].

Таким образом, опыт автора по применению Microsoft Office 365 для создания ЭИОС обладает новизной в России и уникальностью в масштабах Краснодарского края, и может быть использован для снижения затрат при формировании электронной информационно-образовательной среды вуза.