Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

Автор: Соловых А.В.

Журнал: Международный журнал гуманитарных и естественных наук @intjournal

Статья в выпуске: 5-3 (80), 2023 года.

Бесплатный доступ

В статье рассмотрена система внутреннего контроля бизнес-процессов как необходимый фактор эффективного развития коммерческой организации. По бизнес-процессу «Закупки» проанализированы возможные направления для внедрения внутреннего контроля путём выявления рисков и формирования компонентов внутреннего контроля в соответствии с моделью COSO. В результате представлен общий порядок организации системы внутреннего контроля в коммерческой организации на примере бизнес-процесса «Закупки».

Система внутреннего контроля, внутренний контроль, модель coso, внутренний аудит бизнес-процессов, закупки, коммерческая организация

Короткий адрес: https://sciup.org/170199391

IDR: 170199391 | DOI: 10.24412/2500-1000-2023-5-3-196-199

Текст научной статьи Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

У каждого экономического согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ [1], есть обязанность по организации и осуществлению внутреннего контроля хозяйственной деятельности. В ходе проведения аудита финансовой отчётности система внутреннего контроля подлежит отдельному анализу и оценке в соответствии с Международным стандартом аудита 315 [2], поэтому изучение и анализ теоретических аспектов внутреннего контроля являются основой для создания такой системы в новой организации, совершенствования уже существующих элементов, а также внедрения новых видов контроля.

Вопрос роли внутреннего контроля в организации затронут в исследованиях не только отечественных авторов (И.Г. Пивень, В.Я. Грабивчук, О.Ф. Ермишина и др.), но и зарубежных (Г.С. ИрванАдимас, А.К. Эйлерих), где рассматривались различные аспекты возможного применения системы внутреннего контроля в процессе управления бизнес-рисками, в том числе, как один из вариантов совершенствования процедур деятельности организации в кризисных ситуациях. О.Ф. Ермишина выделяет несколько видов внутреннего аудита в части корпоративного управления, соблюдения законодательства, управления рисками, стратегии развития, выявления мошеннических опера- ций, эффективности управления, информационных технологий, а также бизнес-процессов и операций. Для целей нашего исследования были выделены аудит биз-нес-процессов [3, с. 44]. Целью данного исследования является формирование порядка построения системы внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки».

Результаты исследования. Проанализировав исследования отечественных и зарубежных авторов, мы пришли к выводу, что внутренний аудит рассматривается для целей деятельности компании в качестве независимых и объективных консультаций и гарантий с целью покрытия потенциально возможных или уже выявленных рисков, управления возникающими ситуациями, требующими оперативного вмешательства со стороны руководства.

Ориентиром для формирования внутреннего аудита организации являются компоненты системы внутреннего контроля в рамках модели COSO, сформированной в 1992 году: оценка рисков, контрольная среда, контрольные мероприятия, информация и коммуникация, а также мониторинг. Такие компоненты позволяют выполнить задачи в следующих категориях:

- соблюдение законодательства;
- эффективность и результативность операций;
- достоверное отражение результатов в финансовой и нефинансовой отчётности.

Рассмотрим пример формирования системы внутреннего контроля на примере бизнес-процесса «Закупки». Цель – сформировать систему, которая позволит снизить риски, быстро реагировать на внезапные изменения в бизнес-процессе под влиянием внешних или внутренних факторов. Прежде всего, необходимо определить и проанализировать возможные риски, связанные с данным бизнес-процессом: например, риск заключения договора с ненадёжным поставщиком, значительного изменения цены на продукцию, изменения спроса, снижения качества поставляемого товара, а также риск недостоверного отражения операций в учёте организации. Проанализировать их можно с помощью реестра, матрицы рисков или SWIFT-анализа.

Важным компонентом является информация и коммуникация на всех этапах формирования контроля, поскольку использование качественных и актуальных данных позволяет предотвратить возможные недочёты и ошибки на первых этапах формирования контроля. Поэтому особое внимание необходимо уделить контрольной среде, т.к. она является первоначальной информационной базой: определить принципы и ценности, которых придерживается компания, структуру подчинённости и полномочия компетентных специалистов, а также подробно регламентировать каждый из этапов осуществления данного бизнес-процесса, в том числе и мероприятия по оценке сложившейся системы, выявлению недостатков и предложений. Таким образом, общий порядок формирования внутреннего аудита бизнес-процесса «Закупки» представлен в таблице.

Таблица

Компонент	Мероприятие	Ответственный
Контрольная среда	1. Формирование Политики (например, Кодекс этики) компании, а также Процедуры закупок товаров и услуг. 2. Определение структуры системы контроля закупок, ответственных лиц и их полномочий. 3. Формирование команды компетентных специалистов.	Руководитель организации
Выявление и оценка рисков	1. Риск заключения договора с ненадёжным поставщиком. 2. Риск значительного изменения цены на продукцию, изменения спроса. 3. Риск снижения качества поставляемого товара. 4. Риск недостоверного отражения операций в учёте организации.	Отдел внутреннего контроля / отдел управления рисками
Контрольные мероприятия	1. Регламентация процедуры проверки поставщиков, а также установление стоимостных лимитов на совершение сделки без согласований (чем выше сумма сделки, тем больше ответственных сотрудников, осуществляющих контроль). Создание типовых шаблонов договоров с поставщиками, в которых прописаны более выгодные с точки зрения организации требования к поставщикам. 2. Составление плана закупок (бюджета), а также план-факт анализ закупок на ежегодной основе с учётом транспортнозаготовительных расходов. 3. Определение требований качества к поставляемой продукции в договоре с поставщиком. Регламентация работы с рекламациями в случае потери качества товара в процессе транспортировки. Выборочная проверка качества поставляемого товара по мере необходимости. 4. Формирование учётной политики организации в части учёта и отражения в отчётности запасов, основных средств в соответствии с требованиями федеральных стандартов. Автоматизация процесса принятия материалов, товаров на склад на основании Заказа поставщику.	Отдел закупок / отдел внутреннего контроля / юридический отдел Отдел планирования / финансовый отдел Отдел контроля качества / технический специалист Бухгалтерия / Руководитель складского комплекса / ИТ-отдел
Информация и	Взаимодействие с сотрудниками организации, а также привлечение сторонних

коммуникация

специалистов с целью своевременного получения важной информации

Мониторинг

1. Проверка соответствия условий договораЮридический отдел /

законодательным требованиям, влияния изменений наэкономический отдел эффективность деятельности организации. Принятие

коллегиального решения о заключении крупныхЭкономический отдел /

контрактов (финансовый директор, коммерческийотдел внутреннего

директор, генеральный директор). контроля

2. Согласование и корректировка плана закупок, Отдел контроля

мониторинг цен на поставляемые товары. качества /

3. Мониторинг изменений качества, ведение реестраэкономический отдел

рекламаций, анализ отклонений в качестве товара, анализГлавный бухгалтер /

ситуаций по возмещению убытков по причине потериотдел внутреннего

качества товара в процессе транспортировки. контроля

4. Периодическая проверка операций в учёте по

формированию фактической себестоимости запасов,

формирования резерва под обесценение в соответствии с сформированной документацией в организации.

Заключение. Внутренний контроль призван систематически отслеживать и оперативно влиять на происходящие операции и процессы в организации. Руководство должно быть заинтересовано стратегия полагания на контроли, а также использования работы внутренних аудиторов, согласно Международному стандарту аудита 610 [4].

Сформированный нами порядок в постоянном улучшении мер оперативного влияния на ситуацию, чтобы организации системы внутреннего контроля по бизнес-процессу «Закупки»

система внутреннего контроля, действительно, в полной мере выполняла свою функцию эффективного инструмента анализа бизнес-структур. Более того, в процессе внешнего аудита финансовой отчётности в случае эффективной системы внутреннего контроля может быть принята позволяет понять схему, на основании которой формируются и совершенствуются компоненты системы внутреннего аудита в целом и применить схему по отношению к другим бизнес-процессам.

Список литературы Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

О бухгалтерском учёте: Федеральный Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Выявление и оценка рисков существенного искажения: международный стандарт аудита 315 (пересмотр.): введён в действие на территории РФ Приказом Минфина России от 27.10.2021 № 163н.
Развитие науки, общества, образования в современных условиях: монография / Под общ. ред. Г.Ю. Гуляева. - Пенза: МЦНС "Наука и Просвещение", 2022. - 282 с.
Использование работы внутренних аудиторов: Международный стандарт аудита 610 (пересмотр.): введён в действие на территории РФ Приказом Минфина России от 09.01.2019 № 2н.

Статья научная