Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

Соловых А.В.; Solovykh A.V.

doi:10.24412/2500-1000-2023-5-3-196-199

Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

Автор: Соловых А.В.

Журнал: Международный журнал гуманитарных и естественных наук @intjournal

Рубрика: Экономические науки

Статья в выпуске: 5-3 (80), 2023 года.

Бесплатный доступ

В статье рассмотрена система внутреннего контроля бизнес-процессов как необходимый фактор эффективного развития коммерческой организации. По бизнес-процессу «Закупки» проанализированы возможные направления для внедрения внутреннего контроля путём выявления рисков и формирования компонентов внутреннего контроля в соответствии с моделью COSO. В результате представлен общий порядок организации системы внутреннего контроля в коммерческой организации на примере бизнес-процесса «Закупки».

Система внутреннего контроля, внутренний контроль, модель coso, внутренний аудит бизнес-процессов, закупки, коммерческая организация

Короткий адрес: https://sciup.org/170199391

IDR: 170199391 | DOI: 10.24412/2500-1000-2023-5-3-196-199

Formation of the internal audit of the «procurement» business process in the organisation

The article considers the system of internal control of business processes as a necessary factor for the effective development of a commercial organization. According to the "Procurement" business process, possible directions for the implementation of internal control were analyzed by identifying risks and forming internal control components in accordance with the COSO model. As a result, the general procedure for organizing the internal control system in a commercial organization is presented on the example of the "Procurement" business process.

Текст научной статьи Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

У каждого экономического согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ [1], есть обязанность по организации и осуществлению внутреннего контроля хозяйственной деятельности. В ходе проведения аудита финансовой отчётности система внутреннего контроля подлежит отдельному анализу и оценке в соответствии с Международным стандартом аудита 315 [2], поэтому изучение и анализ теоретических аспектов внутреннего контроля являются основой для создания такой системы в новой организации, совершенствования уже существующих элементов, а также внедрения новых видов контроля.

Вопрос роли внутреннего контроля в организации затронут в исследованиях не только отечественных авторов (И.Г. Пивень, В.Я. Грабивчук, О.Ф. Ермишина и др.), но и зарубежных (Г.С. ИрванАдимас, А.К. Эйлерих), где рассматривались различные аспекты возможного применения системы внутреннего контроля в процессе управления бизнес-рисками, в том числе, как один из вариантов совершенствования процедур деятельности организации в кризисных ситуациях. О.Ф. Ермишина выделяет несколько видов внутреннего аудита в части корпоративного управления, соблюдения законодательства, управления рисками, стратегии развития, выявления мошеннических опера- ций, эффективности управления, информационных технологий, а также бизнес-процессов и операций. Для целей нашего исследования были выделены аудит биз-нес-процессов [3, с. 44]. Целью данного исследования является формирование порядка построения системы внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки».

Результаты исследования. Проанализировав исследования отечественных и зарубежных авторов, мы пришли к выводу, что внутренний аудит рассматривается для целей деятельности компании в качестве независимых и объективных консультаций и гарантий с целью покрытия потенциально возможных или уже выявленных рисков, управления возникающими ситуациями, требующими оперативного вмешательства со стороны руководства.

Ориентиром для формирования внутреннего аудита организации являются компоненты системы внутреннего контроля в рамках модели COSO, сформированной в 1992 году: оценка рисков, контрольная среда, контрольные мероприятия, информация и коммуникация, а также мониторинг. Такие компоненты позволяют выполнить задачи в следующих категориях:

- соблюдение законодательства;
- эффективность и результативность операций;
- достоверное отражение результатов в финансовой и нефинансовой отчётности.

Рассмотрим пример формирования системы внутреннего контроля на примере бизнес-процесса «Закупки». Цель – сформировать систему, которая позволит снизить риски, быстро реагировать на внезапные изменения в бизнес-процессе под влиянием внешних или внутренних факторов. Прежде всего, необходимо определить и проанализировать возможные риски, связанные с данным бизнес-процессом: например, риск заключения договора с ненадёжным поставщиком, значительного изменения цены на продукцию, изменения спроса, снижения качества поставляемого товара, а также риск недостоверного отражения операций в учёте организации. Проанализировать их можно с помощью реестра, матрицы рисков или SWIFT-анализа.

Важным компонентом является информация и коммуникация на всех этапах формирования контроля, поскольку использование качественных и актуальных данных позволяет предотвратить возможные недочёты и ошибки на первых этапах формирования контроля. Поэтому особое внимание необходимо уделить контрольной среде, т.к. она является первоначальной информационной базой: определить принципы и ценности, которых придерживается компания, структуру подчинённости и полномочия компетентных специалистов, а также подробно регламентировать каждый из этапов осуществления данного бизнес-процесса, в том числе и мероприятия по оценке сложившейся системы, выявлению недостатков и предложений. Таким образом, общий порядок формирования внутреннего аудита бизнес-процесса «Закупки» представлен в таблице.

Таблица

Компонент	Мероприятие	Ответственный
Контрольная среда	1. Формирование Политики (например, Кодекс этики) компании, а также Процедуры закупок товаров и услуг. 2. Определение структуры системы контроля закупок, ответственных лиц и их полномочий. 3. Формирование команды компетентных специалистов.	Руководитель организации
Выявление и оценка рисков	1. Риск заключения договора с ненадёжным поставщиком. 2. Риск значительного изменения цены на продукцию, изменения спроса. 3. Риск снижения качества поставляемого товара. 4. Риск недостоверного отражения операций в учёте организации.	Отдел внутреннего контроля / отдел управления рисками
Контрольные мероприятия	1. Регламентация процедуры проверки поставщиков, а также установление стоимостных лимитов на совершение сделки без согласований (чем выше сумма сделки, тем больше ответственных сотрудников, осуществляющих контроль). Создание типовых шаблонов договоров с поставщиками, в которых прописаны более выгодные с точки зрения организации требования к поставщикам. 2. Составление плана закупок (бюджета), а также план-факт анализ закупок на ежегодной основе с учётом транспортнозаготовительных расходов. 3. Определение требований качества к поставляемой продукции в договоре с поставщиком. Регламентация работы с рекламациями в случае потери качества товара в процессе транспортировки. Выборочная проверка качества поставляемого товара по мере необходимости. 4. Формирование учётной политики организации в части учёта и отражения в отчётности запасов, основных средств в соответствии с требованиями федеральных стандартов. Автоматизация процесса принятия материалов, товаров на склад на основании Заказа поставщику.	Отдел закупок / отдел внутреннего контроля / юридический отдел Отдел планирования / финансовый отдел Отдел контроля качества / технический специалист Бухгалтерия / Руководитель складского комплекса / ИТ-отдел
Информация и	Взаимодействие с сотрудниками организации, а также привлечение сторонних

коммуникация

специалистов с целью своевременного получения важной информации

Мониторинг

1. Проверка соответствия условий договораЮридический отдел /

законодательным требованиям, влияния изменений наэкономический отдел эффективность деятельности организации. Принятие

коллегиального решения о заключении крупныхЭкономический отдел /

контрактов (финансовый директор, коммерческийотдел внутреннего

директор, генеральный директор). контроля

2. Согласование и корректировка плана закупок, Отдел контроля

мониторинг цен на поставляемые товары. качества /

3. Мониторинг изменений качества, ведение реестраэкономический отдел

рекламаций, анализ отклонений в качестве товара, анализГлавный бухгалтер /

ситуаций по возмещению убытков по причине потериотдел внутреннего

качества товара в процессе транспортировки. контроля

4. Периодическая проверка операций в учёте по

формированию фактической себестоимости запасов,

формирования резерва под обесценение в соответствии с сформированной документацией в организации.

Заключение. Внутренний контроль призван систематически отслеживать и оперативно влиять на происходящие операции и процессы в организации. Руководство должно быть заинтересовано стратегия полагания на контроли, а также использования работы внутренних аудиторов, согласно Международному стандарту аудита 610 [4].

Сформированный нами порядок в постоянном улучшении мер оперативного влияния на ситуацию, чтобы организации системы внутреннего контроля по бизнес-процессу «Закупки»

система внутреннего контроля, действительно, в полной мере выполняла свою функцию эффективного инструмента анализа бизнес-структур. Более того, в процессе внешнего аудита финансовой отчётности в случае эффективной системы внутреннего контроля может быть принята позволяет понять схему, на основании которой формируются и совершенствуются компоненты системы внутреннего аудита в целом и применить схему по отношению к другим бизнес-процессам.

Список литературы Формирование системы внутреннего контроля бизнес-процесса «закупки» в организации

О бухгалтерском учёте: Федеральный Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Выявление и оценка рисков существенного искажения: международный стандарт аудита 315 (пересмотр.): введён в действие на территории РФ Приказом Минфина России от 27.10.2021 № 163н.
Развитие науки, общества, образования в современных условиях: монография / Под общ. ред. Г.Ю. Гуляева. - Пенза: МЦНС "Наука и Просвещение", 2022. - 282 с.
Использование работы внутренних аудиторов: Международный стандарт аудита 610 (пересмотр.): введён в действие на территории РФ Приказом Минфина России от 09.01.2019 № 2н.